挨拶状（訪問後：ハガキ）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
訪問後挨拶状（ハガキ）とは
訪問後挨拶状は、営業訪問や商談後に送付するフォローアップツールです。単なる礼状ではなく、次のステップへ繋げる重要な営業活動の一環として位置づけられます。適切なタイミングでの送付により、相手との関係性を深め、成約率向上に大きく貢献します。
なぜハガキが効果的なのか
デジタル時代におけるハガキの優位性
- 視認性の高さ：メールと違い、必ず目に触れる
- パーソナル感：手書き要素により親近感を演出
- 保存性：デスクに置かれ、継続的な想起効果
- 差別化：多くの企業がメール中心の中で印象に残る
心理的効果
- 信頼感の醸成：丁寧さが伝わり信頼度がアップ
- 記憶の定着：視覚的インパクトで印象を強化
- 継続性の演出：今後の関係継続への意欲を示す
書き方のポイント
1. 冒頭の挨拶と感謝
目的：訪問時間への感謝を示し、好印象を維持
基本構成：
- 時候の挨拶（簡潔に）
- 訪問への感謝
- 相手の貴重な時間への配慮
良い例：
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。避けるべき表現：
- 「お忙しい中」→「ご多忙の中」の方が丁寧
- 「時間をもらい」→「お時間をいただき」が適切
2. 訪問内容のフォローアップ
目的：話し合った内容を再確認し、記憶を喚起
効果的な書き方：
- 具体的な商品名・サービス名を記載
- 相手が示した関心ポイントに言及
- 資料の確認状況を尋ねる
業種別例文：
IT系：
ご紹介させていただきました「○○システム」について、
その後ご検討はいかがでしょうか。製造業：
お渡しいたしました製品カタログの△△シリーズは
ご覧いただけましたでしょうか。サービス業：
ご提案いたしました○○サービスの詳細資料について、
ご不明な点はございませんでしょうか。3. 商品の特徴や提案の再訴求
目的：訪問時の提案内容を簡潔に再確認
効果的なアプローチ：
- 相手のニーズに合致する特徴を1-2点に絞る
- 競合優位性を簡潔に表現
- 具体的なメリットを数値で示す
良い例：
弊社の○○は、御社でお困りの△△課題を
約30%のコスト削減で解決できる製品でございます。避けるべき表現：
- 長すぎる特徴説明
- 一方的な売り込み文句
- 根拠のない誇大表現
4. サポート姿勢の表明
目的：継続的な関係性構築への意欲を示す
重要な要素：
- 具体的なサポート内容の提示
- 迅速な対応への約束
- 相手の立場に立った姿勢
例文パターン：
御社のご要望に応じて、カスタマイズのご相談や
詳細なお見積もりなど、何なりとお申し付けください。
迅速にご対応させていただきます。5. 結びのお願いと次のアクション
目的：具体的な次のステップを提示
効果的な締め方：
- 検討期間の目安を示す
- 次回コンタクトの時期を予告
- 相手の都合を最優先に配慮
例文：
お忙しい中恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
来週改めてお電話にてご連絡させていただきます。6. 会社情報と署名
必須記載事項：
- 会社名（正式名称）
- 部署名・役職名
- 担当者名
- 連絡先（電話・メール）
具体的な記入例とシーン別バリエーション
【初回訪問後の例】
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
昨日はご多忙の中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
ご紹介いたしました弊社の「○○システム」について、御社の業務効率化にお役立ていただけるものと確信しております。お渡しした資料をご覧いただき、ご不明な点がございましたら何なりとお申し付けください。
来週火曜日に改めてお電話でご連絡させていただき、ご質問やご要望をお伺いできればと思います。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社○○ 営業部
田中太郎
TEL: 03-1234-5678
Email: tanaka@example.com【提案書提出後の例】
先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
ご提案いたしました「○○導入プラン」はその後いかがでしょうか。御社の△△課題の解決に最適なソリューションをご用意いたしました。
ご検討中にご質問やご要望がございましたら、遠慮なくお声がけください。柔軟に対応させていただきます。
今月末までにお返事をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。【フォローアップ訪問後の例】
本日は再度お時間をいただき、誠にありがとうございました。
前回のご指摘事項について修正いたしました改訂版をお渡しできて良かったです。御社のご要望により近い内容になったかと思います。
社内でのご検討会議の結果をお待ちしております。追加資料が必要でしたら、即座にご用意いたします。
良いお返事をいただけることを心よりお待ちしております。送付タイミングと成功の法則
最適な送付タイミング
- 訪問翌日：印象が鮮明なうちに送付（最も効果的）
- 訪問2-3日後：遅くともこの期間内に
- 避けるべき時期：週末、祝日の翌日
タイミング別効果
| 送付時期 | 効果 | 印象 |
|---|---|---|
| 訪問当日 | ★★★★★ | 非常に丁寧 |
| 訪問翌日 | ★★★★☆ | 丁寧 |
| 2-3日後 | ★★★☆☆ | 普通 |
| 1週間後 | ★★☆☆☆ | やや遅い印象 |
成功率を高めるコツ
- 手書き要素の追加：宛名や一言メッセージを手書きに
- 個別カスタマイズ：相手の状況に応じた内容調整
- 季節感の演出：時候の挨拶で親近感を向上
法的・実務的な留意点
個人情報保護法への対応
- 同意の確認：ダイレクトメール送付の同意取得
- オプトアウト：配信停止の方法を明記
- 適切な管理：宛先情報の安全な保管
特定商取引法との関係
- 訪問販売後の場合：クーリングオフに関する記載不要（ハガキのため）
- 広告規制：誇大広告にならないよう注意
- 表示義務：販売業者名、住所、電話番号の記載
郵便法上の注意点
- ハガキサイズ：日本郵便の規格に準拠（148mm×100mm）
- 文字の可読性：第三者に読まれる可能性があることを考慮
- 切手の選択：ビジネス用途では無地切手を推奨
デザインとレイアウトのベストプラクティス
ハガキ面の構成
┌─────────────────────────────────┐
│ [ロゴ] [日付] │
│ │
│ [宛名]様 │
│ │
│ [本文] │
│ │
│ │
│ │
│ [署名・連絡先] │
└─────────────────────────────────┘読みやすさを向上させるポイント
- フォントサイズ：10.5pt以上を推奨
- 行間：適度な余白で読みやすさを確保
- 文字数：1行30文字程度に収める
- 余白：上下左右に適切な余白を設定
印象を良くするデザイン要素
- 会社ロゴ：品格のある小さめサイズで配置
- 罫線：簡潔な装飾で上品さを演出
- 文字色：黒または濃紺で統一
- 用紙選択：上質紙で高級感を演出
業種別カスタマイズガイド
IT・システム業界
特徴：技術的専門性と革新性をアピール
ご提案いたしました「○○システム」は、最新のAI技術を
活用して御社の業務効率を大幅に改善いたします。
デモンストレーションのご希望がございましたら、
いつでもお伺いいたします。製造業
特徴：品質と実績を重視
弊社の○○は、業界シェアNo.1の実績を持つ
信頼性の高い製品でございます。
実際の導入事例もご紹介できますので、
お気軽にお声がけください。金融・保険業
特徴：安全性と専門性を強調
ご相談いただきました資産運用プランについて、
お客様のリスク許容度に合わせた
最適なポートフォリオをご提案いたします。不動産業
特徴：立地条件と投資価値をアピール
ご案内いたしました○○物件は、駅徒歩3分の
好立地で資産価値の向上が期待できます。
周辺環境の詳細情報もご用意しております。よくある質問と対処法
Q1: 手書きと印刷、どちらが良い？
A: 基本は印刷で統一性を保ち、宛名や一言メッセージのみ手書きにすることで、効率性とパーソナル感を両立できます。
Q2: 返信がない場合のフォローは？
A: ハガキ送付から1週間後に電話でフォローアップ。「ハガキはご覧いただけましたでしょうか」から始めると自然です。
Q3: 競合他社も同じタイミングで送ってきた場合は？
A: 内容の差別化が重要。相手の課題により具体的に言及し、他社にはない独自の価値提案を明確にします。
Q4: 大企業と中小企業で文面を変えるべき？
A: 大企業はより formal に、中小企業は親近感を重視した文面にカスタマイズすることを推奨します。
まとめ：効果的な訪問後ハガキ活用法
訪問後ハガキは、デジタル全盛の時代だからこそ効果を発揮する営業ツールです。適切なタイミングでの送付、相手に合わせたカスタマイズ、継続的な効果測定により、確実に営業成果の向上につながります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
