挨拶状(支社移転)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

挨拶状(支社移転)の書式テンプレート(Word・ワード)


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支社・営業所・事業所の移転時に欠かせない支社移転挨拶状の書き方を、初心者でも安心して作成できるよう詳しく解説します。会員登録不要・無料でテンプレートをダウンロードして、すぐにご利用いただけます。

支社移転挨拶状の基本知識

支社移転挨拶状とは

支社移転挨拶状は、会社の支社・営業所・事業所などの拠点移転を関係者に正式に通知するビジネス文書です。本社移転とは異なり、特定地域での事業継続と発展を示すとともに、地域密着型サービスの向上を訴求する重要な戦略的コミュニケーションツールです。

支社移転挨拶状の目的と効果

  • 地域戦略の周知:その地域での事業拡大・強化の意志表示
  • 顧客基盤の維持:既存顧客との継続的な関係保持
  • 信頼性の確保:組織の安定性と成長性のアピール
  • 実務円滑化:新拠点への連絡・訪問の確実な誘導
  • 競合優位性:より良い立地・設備での競争力強化
  • 地域貢献:地域経済や雇用への貢献意識の表明

本社移転との違いと特徴

支社移転挨拶状は本社移転と比較して、より地域性と親近感を重視した内容構成が求められます。地域の顧客や取引先との関係維持に重点を置き、より身近で利用しやすいサービス提供を強調する必要があります。

書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

地域の主要取引先向け

  • 地域経済への貢献を強調
  • より充実したサービス提供への意欲
  • 長年の地域密着への感謝

一般顧客向け

  • アクセス向上のメリット
  • 利便性向上の具体的説明
  • 継続的なサービス提供の保証

社内・グループ会社向け

  • 事業戦略上の意義
  • 組織効率化への貢献
  • 連携強化への期待

地方自治体・関係団体向け

  • 地域発展への貢献意欲
  • 雇用創出・維持への配慮
  • 地域社会との協調姿勢

必須記載事項チェックリスト

  • 時候の挨拶(季節に応じた適切な表現)
  • 移転実施日(正確な年月日)
  • 新支社住所(郵便番号・都道府県から詳細まで)
  • 新電話番号・FAX番号
  • 新メールアドレス(変更がある場合)
  • 営業開始日(移転日と異なる場合)
  • 移転理由(業務拡大・利便性向上等)
  • アクセス情報(最寄り駅・交通手段・駐車場)
  • サービス向上への抱負
  • 継続的な支援・協力のお願い
  • 地図・案内図の添付(推奨)
  • 結びの挨拶
  • 発信日・支社名・支社長名・印鑑

敬語・謙譲語の正しい使い方

基本的な敬語表現

  • ⭕「移転いたしました」「移転させていただきました」
  • ⭕「ご案内申し上げます」「ご報告申し上げます」
  • ⭕「お知らせいたします」

地域密着を表現する敬語

  • ⭕「地域の皆様に支えられ」
  • ⭕「より身近な存在として」
  • ⭕「地域に根ざしたサービス」

よく間違いやすい表現

  • ❌「支社が移転しました」→ ⭕「支社を移転いたしました」
  • ❌「お越しください」→ ⭕「お気軽にお立ち寄りください」
  • ❌「よろしくお願いします」→ ⭕「今後ともよろしくお願い申し上げます」

具体的な記入例

基本的な支社移転挨拶状例文

拝啓 新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社○○支社は、業務拡張並びにお客様サービス向上のため、
下記住所に移転いたしましたのでご案内申し上げます。

新拠点は交通の便もよく、より広いスペースでお客様をお迎えできるよう
になりました。これを機に、地域の皆様により一層ご満足いただけるサービスを
提供してまいる所存でございます。

つきましては、お手数をおかけいたしますが、弊社記録の
ご変更を賜りますよう、お願い申し上げます。

新天地におきましても、従来にも増してお引き立てくださいますよう、
心よりお願い申し上げます。

まずは書中をもってご挨拶申し上げます。

                                    敬具

令和○年○月○日

                        株式会社○○○○
                        ○○支社長 ○○ ○○

                            記

移転日:令和○年○月○日(○曜日)
営業開始:令和○年○月○日(○曜日)より

【新住所・連絡先】
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○区○○ ○-○-○
○○ビル ○階

TEL:0○-○○○○-○○○○
FAX:0○-○○○○-○○○○
E-mail:○○○○@company.co.jp

【アクセス】
JR○○線「○○駅」徒歩○分
地下鉄○○線「○○駅」徒歩○分
駐車場:○台完備

営業時間:平日 9:00~18:00
     土曜 9:00~17:00

                                    以上

製造業(工場移転)の例文

拝啓 初夏の候、貴社におかれましてはますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

このたび、生産能力向上とお客様への納期短縮を図るため、
弊社○○工場を下記住所に移転いたしましたので、ご案内申し上げます。

新工場では最新設備を導入し、品質管理体制をさらに強化いたします。
また、物流拠点としての機能も向上し、より迅速な製品供給が
可能となりました。

これまで以上に品質の高い製品を、安定してお届けできるよう
社員一同努力してまいります。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。

                                    敬具

令和○年○月○日

                        株式会社○○○○
                        ○○工場長 ○○ ○○

                            記

移転日:令和○年○月○日
操業開始:令和○年○月○日より

【新住所・連絡先】
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○工業団地○-○

TEL:0○-○○○○-○○○○(代表)
FAX:0○-○○○○-○○○○

【物流】
高速道路○○ICより車で○分
貨物駅「○○駅」より○km

                                    以上

営業所移転(顧客サービス重視)の例文

拝啓 青葉若葉の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
日頃より温かいご支援を賜り、心より感謝申し上げます。

さて、このたび弊社○○営業所は、お客様により便利にご利用いただくため、
○○駅前の新拠点に移転いたしました。

新営業所は駅から徒歩1分の好立地で、お客様駐車場も完備いたしました。
また、相談室を拡充し、よりプライベートな環境でご相談いただける
体制を整えております。

地域密着をモットーに、お客様お一人お一人のニーズにお応えできるよう、
スタッフ一同さらなる努力を重ねてまいります。

お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

                                    敬具

令和○年○月○日

                        株式会社○○○○
                        ○○営業所所長 ○○ ○○

                            記

移転日:令和○年○月○日
営業開始:令和○年○月○日より

【新住所・連絡先】
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○-○-○
○○駅前ビル○階

TEL:0○-○○○○-○○○○
FAX:0○-○○○○-○○○○
E-mail:○○○○@company.co.jp

【アクセス】
JR○○線「○○駅」東口徒歩1分
お客様専用駐車場10台完備

営業時間:月~金 9:00~18:00
     土曜日 9:00~17:00
     日祝日 休業

                                    以上

業界別・シーン別のバリエーション

金融業(支店移転の場合)

より安全で快適な環境でお客様をお迎えするため、セキュリティシステムを強化し、
プライバシーに配慮した相談ブースを増設いたします...

IT企業(開発拠点移転の場合)

最新のITインフラを整備した新オフィスで、より高度なソリューションの
開発・提供体制を構築いたします...

医療機関(クリニック移転の場合)

患者様により良い医療環境を提供するため、最新の医療機器を導入し、
バリアフリー設計の新クリニックで診療を開始いたします...

小売業(店舗移転の場合)

より多くの商品を取り揃え、ゆったりとお買い物いただけるよう、
売場面積を拡張し、駐車場も大幅に増設いたします...

使用タイミングと注意事項

適切な送付時期

理想的なスケジュール

  • 移転2か月前:重要取引先への事前通知
  • 移転1か月前:正式な移転挨拶状の発送
  • 移転当日~1週間後:営業開始の再確認連絡
  • 移転1か月後:定着状況の報告(必要に応じて)

送付優先順位

  1. 地域の主要取引先・大口顧客
  2. 地域金融機関・重要業者
  3. 地方自治体・商工会議所等
  4. 一般顧客・地域関係者
  5. 社内・グループ会社

トラブル防止のためのチェックポイント

  • 新住所・連絡先情報の正確性(現地確認実施)
  • 郵便番号と住所の整合性
  • 電話・FAX番号の開通確認(テスト通話)
  • メールアドレスの動作確認
  • 最寄り駅・アクセス情報の現地確認
  • 駐車場・公共交通機関の状況確認
  • 地図・案内図の正確性
  • 営業時間・休業日の明記
  • 印刷品質と封筒の体裁

よくある失敗例とその対策

失敗例1:アクセス情報の不正確さ

  • 最寄り駅からの所要時間や道順の間違い
  • 対策:実際に現地まで歩いて確認、複数ルートの検証

失敗例2:営業開始日の混乱

  • 移転日と営業開始日の区別が不明確
  • 対策:移転日・営業開始日・休業期間を明確に分けて記載

失敗例3:地図・案内図の不備

  • 目印となる建物が記載されていない
  • 対策:周辺の目立つ建物・店舗を地図に明記

失敗例4:旧拠点の処理方法不明

  • 旧拠点での郵便物や電話対応が不明
  • 対策:転送期間・転送方法を明確に案内

移転理由に応じたメッセージ調整

業務拡大による移転

おかげさまで業務が拡大し、より多くのお客様にサービスを
提供するため、設備を充実させた新拠点に移転いたします...

利便性向上のための移転

お客様のアクセス向上を第一に考え、駅により近い立地での
サービス提供を実現いたします...

機能統合による移転

○○営業所と○○出張所の機能を統合し、より総合的で
効率的なサービス提供体制を構築いたします...

設備更新による移転

最新設備を導入した新拠点で、より高品質なサービスと
快適な環境をご提供いたします...

デジタル化・電子化対応の注意点

メール配信の場合

  • 件名:「○○支社移転のご案内(会社名)」
  • 地図画像の添付推奨
  • PDF版の正式案内も同時送付

ウェブサイト・SNS活用

  • 支社移転専用ページの作成
  • Googleマイビジネスの住所変更
  • SNSでの移転情報発信

まとめ

支社移転挨拶状は、単なる住所変更の通知を超えて、その地域での事業戦略と地域貢献への意志を示す重要な戦略的コミュニケーションです。地域密着型のサービス向上と継続的な関係発展を訴求することで、移転を新たな成長機会として最大限に活用できます。

特に支社・営業所レベルの移転では、本社移転よりも顧客との距離が近く、より具体的で実用的な情報提供が求められます。アクセス情報の正確性、サービス向上の具体性、地域貢献への姿勢などを丁寧に伝えることで、移転を機会とした地域でのプレゼンス向上が期待できます。

このテンプレートと解説を参考に、あなたの支社移転を地域での成功につなげる効果的な挨拶状を作成してください。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。

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