挨拶状（就任）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方のポイント
1. 冒頭の挨拶
- 季節の挨拶と感謝の表現: 時候の挨拶から始め、日頃のご支援への感謝を示します
- 適切な敬語の使用: 「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など、相手への敬意を表す表現を用います
2. 役員の就任報告
- 正式な手続きの明記: 株主総会や取締役会での決議を明確に記載
- 新体制の詳細: 新任・再任・退任の区別を含め、組織変更の全体像を伝えます
- 就任日の明記: 正確な就任日を記載し、いつから新体制がスタートするかを明示
3. 今後の支援のお願い
- 継続的な関係の重要性: 新体制でも変わらぬお付き合いをお願いする姿勢を示します
- 具体的な協力内容: 可能であれば、どのような支援を期待しているかを具体的に記載
4. 結びの言葉
- 書面での挨拶への配慮: 「略儀ながら書中をもって」として、直接挨拶できないことへのお詫びを含めます
- 今後への期待: 末尾で改めて今後ともよろしくお願いする旨を記載
5. 役員の名前と役職の明記
- 正確な役職名: 代表取締役社長、専務取締役など、正式な役職名を使用
- 読みやすい配置: 役員名簿は見やすく整理して配置
具体的な記入例
【良い例】
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、去る○月○日開催の第○回定時株主総会および取締役会におきまして、
下記のとおり役員の選任が行われ、○月○日付で就任いたしましたので、
謹んでご報告申し上げます。
記
代表取締役社長 ○○ ○○（新任）
専務取締役 ○○ ○○（再任）【避けるべき例】
お世話になっております。
この度、役員が変わりましたのでお知らせします。
新社長：○○です。※カジュアルすぎる表現、敬語の不備、正式な手続きへの言及不足
法的・実務的な留意点
法的要件
- 会社法に基づく適正な手続き: 株主総会や取締役会での正式な決議を経た就任である旨を明記
- 登記事項の反映: 法務局への登記申請と整合性を保つ
- 有価証券報告書との整合: 上場企業の場合は開示書類との一貫性を確保
保管・管理
- 送付記録の保管: 誰にいつ送付したかの記録を残す
- 返信への対応: お祝いや質問への適切な対応体制を整える
- デジタル化対応: PDFでの送付時は、正式な印鑑の取り扱いに注意
使用タイミングと注意事項
送付のタイミング
- 就任日前後1週間以内: 遅くとも就任から1週間以内には送付
- 営業日を考慮: 金曜日や連休前の送付は避ける
- 決算期との調整: 相手企業の決算期など、忙しい時期を避ける
送付先の選定
- 主要取引先: 売上高や取引頻度に応じて優先順位を設定
- 金融機関: 融資先銀行や主要取引銀行は必須
- 株主: 特に大株主や機関投資家への配慮
- 官公庁: 許認可関連の官庁や地方自治体
よくある失敗例と対策
- 役職名の間違い: 送付前に最新の組織図で確認
- 住所の古い情報: 送付リストの定期的な更新
- 印鑑の押印漏れ: チェックリストを作成して確認
チェックリスト
送付前の確認事項
- 役員情報の正確性確認
- 就任日の記載確認
- 送付先リストの更新
- 印鑑の押印確認
- 誤字脱字のチェック
- 敬語表現の適切性確認
送付後の対応
- 送付記録の作成
- お祝いメッセージへの返信
- 質問への適切な回答
- フォローアップの実施
注意喚起
特に注意すべきポイント
- 個人情報の取り扱い: 役員の個人情報保護に配慮
- 機密情報の記載: 戦略的な情報は慎重に判断
- 競合他社への配慮: 送付内容が競合他社に渡る可能性を考慮
これらのポイントを押さえた挨拶状を作成することで、役員の就任に関する重要な情報を相手に伝え、今後の支援をお願いするための正式な挨拶状としての役割を果たします。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
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- 挨拶状（就任）01
- 挨拶状（就任）02
