念書（お客様からのクレーム）の書式テンプレート（Word・ワード）

念書（お客様からのクレーム）の書式テンプレートです。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

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書き方の注意点

「念書」は「後日のための証拠」として、念のために書き記す書面」です。この念書は法律に関係する証拠書類となることもあります。この念書は、一方の当事者（迷惑をかけた側）が単独で他方の当事者（会社）に渡すものです。

念書を書くときには下記ポイントに気を付けましょう。

当事者の部署・所属
氏名
作成年月日
当事者の署名

書き方のポイント

日付と宛先の明記
文書の冒頭に作成日と宛先（相手の部署・役職、氏名）を記載します。例：「○○○○（出す相手の部署・役職） ○○○○ 殿（出す相手の氏名）」とします。
自己の情報の記載
自分の部署と氏名を明記し、誰が念書を提出しているのかを明確にします。
問題の経緯とお詫び
クレームの原因となった言動を具体的に説明し、お客様や会社に迷惑をかけたことを謝罪します。「この度、○○○○○におきまして、私の不穏当な言動によってお客様に不快感を与え、叱責を頂戴することとなりました。今回の件によりまして、お客様ならびに上長、そして会社に対しまして多大なるご迷惑をお掛けする形となってしまい、誠に申し訳ございませんでした。」と記載します。
反省と再発防止の誓い
再発防止に向けた取り組みを誓い、今後の対応について述べます。「今後、二度とこのような過ちを繰り返すことがないよう、細心の注意を払いつつ日々の業務に取り組む所存でございます。」と記載します。
深い反省の表明
失態についての深い反省と、今後の決意を述べます。「本件の失態に関しましては、私自身が取りました軽率な行動が原因となって引き起こされたものであったことは明らかであり、弁解の余地はまったくございません。」などとし、誠実さを示します。
結びの言葉
最後にお詫びの言葉を述べ、念書として正式に誓約します。「つきましては念書をもちまして、ここに深くお詫び申し上げます。」と締めます。

これらのポイントを押さえて念書を作成することで、クレームに対する誠意と反省の気持ちを伝え、再発防止の姿勢を示すことができます。念書は自己の誠実さを表現する重要な文書であり、正確かつ丁寧な表現が求められます。

下記から選んでダウンロードしてご利用してください。