回答書(見積もり)の書式テンプレートです。依頼などについて「承諾しました」という意思表示を伝えるために作成し発信する文書です。双方の勘違いや行き違いを防ぐためにも必要です。
問い合わせに関する回答は、たとえ期限に余裕があっても、受け取ったらすぐに対応するのがマナーです。もし、回答までに時間がかかる場合は、まずその旨を先方に伝えてから後日正式に回答します。
作成のポイント
1. 冒頭の挨拶
- 相手の繁栄や健康を祝う時候の挨拶と日頃の感謝を述べる。
- 例:「拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。」
2. 依頼内容への言及
- 送付された見積もり書に対して具体的に触れ、検討結果を伝える。
- 例:「先般お送りいただきましたお見積もりについて、慎重に検討いたしました。」
3. 発注見送りの理由説明
- 発注を見送る理由を丁寧かつ明確に説明する(例:コスト、納期、条件など)。
- 相手方への理解や対応を求める表現を使用する。
- 例:「誠に恐縮ではございますが、原材料コストが弊社にとりまして大きな負担となり、発注を見送らせていただくこととなりました。」
4. 再見積もりの依頼
- 解決策や代替案(コスト削減、条件変更)を提案し、再度見積もりを依頼する。
- 例:「つきましては、原材料をより安価なものに変更いただき、再度お見積もりいただけますと幸いです。」
5. 締めの言葉
- 相手への丁寧な対応や引き続きの協力をお願いし、感謝の言葉で結ぶ。
- 例:「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
6. 署名・連絡先の明記
- 発信者の会社名、担当者名、連絡先を正確に記載する。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。
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