回答書（納品数拡大の依頼の一部承諾）の書式テンプレートです。依頼などについて「承諾しました」という意思表示を伝えるために作成し発信する文書です。双方の勘違いや行き違いを防ぐためにも必要です。
問い合わせに関する回答は、たとえ期限に余裕があっても、受け取ったらすぐに対応するのがマナーです。もし、回答までに時間がかかる場合は、まずその旨を先方に伝えてから後日正式に回答します。
書き方のポイント
- 丁寧な挨拶と感謝の意:
- 季節の挨拶や日頃の支援に対する感謝の言葉を述べ、文書を丁寧に始めます。例：「拝啓 ○○の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」。
- 依頼内容の検討結果の通知:
- 依頼された納品数拡大について、社内での検討結果を報告し、対応できる範囲での承諾を伝えます。例：「この度の貴社製品「○○○○○」の納品数拡大のご依頼につきまして、社内にて検討をさせて頂きました」。
- 一部承諾の内容と理由の説明:
- 経済状況や自社の経営状況を踏まえ、全ての条件を満たせない理由を丁寧に説明し、一部承諾する内容を明確にします。例：「ご提示通りの数量とはいきませんが、従来の○○○○個から○○○○個に納品数を拡大させて頂く旨、お知らせさせて頂きます」。
- 今後の取引継続への意欲表明:
- 完全な承諾に至らなかったことを詫び、今後も取引を継続していく意欲を示します。例：「弊社と致しましても、ぜひとも引き続き貴社と取引致したく存じますので、今後とも何卒宜しくお願い申し上げます」。
- 案内の締め方:
- 「敬具」で締めくくり、ビジネス文書としての体裁を整えます。
これらのポイントを押さえて回答書を作成することで、相手に対して丁寧で明確な納品数拡大の対応を提供できます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
