回答書（注文について）の書式テンプレートです。依頼などについて「承諾しました」という意思表示を伝えるために作成し発信する文書です。双方の勘違いや行き違いを防ぐためにも必要です。
問い合わせに関する回答は、たとえ期限に余裕があっても、受け取ったらすぐに対応するのがマナーです。もし、回答までに時間がかかる場合は、まずその旨を先方に伝えてから後日正式に回答します。
書き方のポイント
- 丁寧な挨拶と感謝の意:
- 季節の挨拶や日頃の支援に対する感謝の言葉を述べ、丁寧に文書を始めます。例：「拝復 早春の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます」。
- 注文内容の確認と報告:
- 注文内容の詳細（カラーやサイズなど）を確認し、相手に報告します。例：「さて、弊社に見計らいご一任とのことで注文いただきました商品（注文No.○○○○○○）のカラーとサイズが確定しましたので、お知らせ致します」。
- 注文内容の詳細明記:
- 注文された商品の具体的な情報（カラー番号、サイズ番号など）を明記して、相手にわかりやすく伝えます。例：
markdown１）カラー カラーNo.：○○○○○
カラー名：○○○○
２）サイズ サイズNo.：○○○○○
サイズ：○○○○
- 納品のスケジュールと対応の表明:
- 注文内容に応じた商品を納品する旨を伝え、納期に間に合わせることを約束します。例：「仕切価格内で、適切な商品を取り揃えることができましたので、ご注文どおりの数量をご指定の納期までに納入させていただきます」。
- 案内の締め方:
- 「まずは、取り急ぎご注文のお礼を申し上げます。敬具」で締めくくり、ビジネス文書としての体裁を整えます。
これらのポイントを押さえて回答書を作成することで、相手に対して丁寧で分かりやすい注文に対する対応を提供できます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
