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FAX配信停止依頼状とは
FAX配信停止依頼状は、営業FAXや各種案内FAXの受信を停止したい場合に送付する正式な文書です。近年では「特定電子メール法」に準じて、受信者の意思を尊重する動きが広まっており、適切な配信停止依頼は重要なビジネスマナーとなっています。
書き方の基本ポイント
1. 感謝の表明
まず、これまでの情報提供に対する感謝を述べます。
- 良い例:「これまでご案内いただきました貴社製品情報、誠にありがとうございました」
- 避けるべき例:いきなり配信停止を要求する
2. 配信停止の明確な依頼
- 必須記載事項:
- FAX番号の明記
- 配信停止希望の明確な意思表示
- 希望する停止時期(即時・○月○日以降など)
3. 理由の説明(任意)
必須ではありませんが、以下のような理由を添えると丁寧です:
- ペーパーレス化の推進
- 情報収集方法の変更
- 担当部署の変更
4. 結びの挨拶
相手企業への配慮を示す締めくくりを心がけます。
具体的な記入例
【基本的な記入例】
令和○年○月○日
株式会社○○○○
営業部 御中
株式会社△△△△
総務部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
FAX: 03-XXXX-XXXX
FAX配信停止のお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、これまで貴社よりFAXにてご案内いただいておりました製品情報等につきまして、
誠に恐れ入りますが、今後の配信を停止していただきたくお願い申し上げます。
弊社では環境保護の観点からペーパーレス化を推進しており、
情報収集をデジタル媒体に移行させていただいております。
つきましては、下記FAX番号への配信を停止くださいますようお願いいたします。
記
配信停止FAX番号:03-XXXX-XXXX
停止希望日:令和○年○月○日以降
以上
なお、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
まずは書面にてお願い申し上げます。
敬具
【業界別バリエーション】
医療機関の場合: 「診療業務に支障をきたす可能性があるため」という理由を追加
小規模事業所の場合: 「FAX受信容量の制限により」という実務的な理由を記載
法的・実務的な留意点
1. 法的効力
- FAX配信停止依頼に法的拘束力はありませんが、送信者側のコンプライアンス意識により多くの企業が対応します
- 証拠として送信記録を保管することを推奨(最低6ヶ月)
2. 関連法規
- 特定電子メール法の精神に準拠
- 個人情報保護法に基づく情報管理
3. 保管方法
- 送信した依頼状のコピー
- FAX送信レポート
- 相手からの受領確認(あれば)
使用タイミングと注意事項
【使用すべきタイミング】
✓ 不要な営業FAXが継続的に届く場合 ✓ 担当者や部署が変更になった場合 ✓ FAX番号を変更・廃止する場合 ✓ ペーパーレス化を進める場合
【トラブル防止のチェックポイント】
- FAX番号は正確に記載されているか
- 送信先の部署名・担当者名は適切か
- 自社の連絡先は明記されているか
- 送信記録は保管したか
【よくある失敗例と対策】
- 失敗例:感情的な文面で送信
- 対策:冷静かつ事務的な文面を心がける
- 失敗例:FAX番号の記載ミス
- 対策:必ず複数回確認する
カスタマイズのヒント
- 複数のFAX番号がある場合 すべての番号をリスト形式で明記
- グループ企業の場合 関連会社も含めた配信停止を希望する旨を追記
- デジタル対応 メールでの配信停止依頼も併用することで確実性を高める
実践的なアドバイス
【効率的な作成方法】
- テンプレートをカスタマイズして自社用マスターを作成
- 送信先リストを作成し、一括管理
- 送信後は必ずフォローアップ
【デジタルツールの活用】
- FAX送信サービスを利用してペーパーレスで送信
- 送信履歴をクラウド上で管理
- OCR機能で受信FAXをテキスト化して管理
FAX配信停止依頼は、相手企業との関係性を保ちながら、自社の要望を伝える重要な文書です。感謝の気持ちを込めた丁寧な文面で、確実に意思を伝えることが大切です。このテンプレートを活用して、スムーズな配信停止手続きを行ってください。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord(ワード)です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- 依頼状(FAXの配信停止)01
基本フォーマット
- 依頼状(FAXの配信停止)02
詳細版(理由説明付き)