依頼状(FAXの配信停止)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

依頼状(FAXの配信停止)の書式テンプレート(Word・ワード)


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FAX配信停止依頼状とは

FAX配信停止依頼状は、営業FAXや各種案内FAXの受信を停止したい場合に送付する正式な文書です。近年では「特定電子メール法」に準じて、受信者の意思を尊重する動きが広まっており、適切な配信停止依頼は重要なビジネスマナーとなっています。

書き方の基本ポイント

1. 感謝の表明

まず、これまでの情報提供に対する感謝を述べます。

  • 良い例:「これまでご案内いただきました貴社製品情報、誠にありがとうございました」
  • 避けるべき例:いきなり配信停止を要求する

2. 配信停止の明確な依頼

  • 必須記載事項
    • FAX番号の明記
    • 配信停止希望の明確な意思表示
    • 希望する停止時期(即時・○月○日以降など)

3. 理由の説明(任意)

必須ではありませんが、以下のような理由を添えると丁寧です:

  • ペーパーレス化の推進
  • 情報収集方法の変更
  • 担当部署の変更

4. 結びの挨拶

相手企業への配慮を示す締めくくりを心がけます。

具体的な記入例

【基本的な記入例】

令和○年○月○日

株式会社○○○○
営業部 御中

                                株式会社△△△△
                                総務部 山田太郎
                                TEL: 03-XXXX-XXXX
                                FAX: 03-XXXX-XXXX

            FAX配信停止のお願い

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、これまで貴社よりFAXにてご案内いただいておりました製品情報等につきまして、
誠に恐れ入りますが、今後の配信を停止していただきたくお願い申し上げます。

弊社では環境保護の観点からペーパーレス化を推進しており、
情報収集をデジタル媒体に移行させていただいております。

つきましては、下記FAX番号への配信を停止くださいますようお願いいたします。

記

配信停止FAX番号:03-XXXX-XXXX
停止希望日:令和○年○月○日以降

以上

なお、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
まずは書面にてお願い申し上げます。

敬具

【業界別バリエーション】

医療機関の場合: 「診療業務に支障をきたす可能性があるため」という理由を追加

小規模事業所の場合: 「FAX受信容量の制限により」という実務的な理由を記載

法的・実務的な留意点

1. 法的効力

  • FAX配信停止依頼に法的拘束力はありませんが、送信者側のコンプライアンス意識により多くの企業が対応します
  • 証拠として送信記録を保管することを推奨(最低6ヶ月)

2. 関連法規

  • 特定電子メール法の精神に準拠
  • 個人情報保護法に基づく情報管理

3. 保管方法

  • 送信した依頼状のコピー
  • FAX送信レポート
  • 相手からの受領確認(あれば)

使用タイミングと注意事項

【使用すべきタイミング】

✓ 不要な営業FAXが継続的に届く場合 ✓ 担当者や部署が変更になった場合 ✓ FAX番号を変更・廃止する場合 ✓ ペーパーレス化を進める場合

【トラブル防止のチェックポイント】

  • FAX番号は正確に記載されているか
  • 送信先の部署名・担当者名は適切か
  • 自社の連絡先は明記されているか
  • 送信記録は保管したか

【よくある失敗例と対策】

  • 失敗例:感情的な文面で送信
    • 対策:冷静かつ事務的な文面を心がける
  • 失敗例:FAX番号の記載ミス
    • 対策:必ず複数回確認する

カスタマイズのヒント

  1. 複数のFAX番号がある場合 すべての番号をリスト形式で明記
  2. グループ企業の場合 関連会社も含めた配信停止を希望する旨を追記
  3. デジタル対応 メールでの配信停止依頼も併用することで確実性を高める

実践的なアドバイス

【効率的な作成方法】

  1. テンプレートをカスタマイズして自社用マスターを作成
  2. 送信先リストを作成し、一括管理
  3. 送信後は必ずフォローアップ

【デジタルツールの活用】

  • FAX送信サービスを利用してペーパーレスで送信
  • 送信履歴をクラウド上で管理
  • OCR機能で受信FAXをテキスト化して管理

FAX配信停止依頼は、相手企業との関係性を保ちながら、自社の要望を伝える重要な文書です。感謝の気持ちを込めた丁寧な文面で、確実に意思を伝えることが大切です。このテンプレートを活用して、スムーズな配信停止手続きを行ってください。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord(ワード)です。

下記から選んでダウンロードしてご利用してください。


  • 依頼状(FAXの配信停止)01
    基本フォーマット

依頼状(FAXの配信停止)01


  • 依頼状(FAXの配信停止)02
    詳細版(理由説明付き)

依頼状(FAXの配信停止)02

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