依頼状（資料送付）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
1. 宛名と日付の記載
- 相手の会社名、担当部署名、担当者名を正確に記載し、文書の日付を明記します
- 担当者が不明な場合は「営業部御中」「お客様窓口御中」等の記載も適切です
- 問い合わせ番号や案件番号がある場合は併記してください
2. 冒頭の挨拶（簡潔な形式も可）
- 季節の挨拶と相手の会社への敬意を表現します
- 例：「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
- 事務的な依頼の場合は「前略」で始めることも適切です
3. 自社の紹介と相手にとってのメリット
- 自社の業種・事業内容を簡潔に紹介してください
- 相手にとってメリットのある存在であることを明記します
- 購買力、販売ネットワーク、技術力等の強みを適切にアピールしてください
4. 依頼の背景と具体的な検討状況
- なぜ資料が必要なのかの背景を具体的に説明
- 事業拡大、新商品導入、システム更新等の具体的な計画を記載します
- 検討の真剣度が伝わる情報（予算、時期等）も含めてください
5. 必要な資料の具体的な指定
- どのような資料が必要かを明確に列挙してください
- カタログ、価格表、仕様書、事例集等を具体的に指定します
- 優先順位や特に重要な情報があれば明記してください
6. 送付先情報と送付方法
- 正確な送付先住所と担当者名を記載してください
- 希望する送付方法（郵送・メール・FAX等）があれば指定します
- 返信用封筒の同封等の配慮も適切に表現してください
7. 今後の展開と連絡先
- 資料検討後の予定（打ち合わせ、訪問等）を示します
- 連絡先（電話・メール）を明記してください
- 検討スケジュールがあれば簡潔に説明してください
8. 結びの挨拶と署名
- 「略儀ながら書面にてお願い申し上げます」で締めくくります
- 文末は「敬具」で結び、詳細な連絡先を明記してください
必須記載事項チェックリスト
✅ 基本情報
- 宛先（会社名・部署名・担当者名）
- 差出人（会社名・部署名・担当者名・連絡先）
- 文書作成日
- 件名（資料送付依頼であることが明確）
✅ 自社情報
- 業種・事業内容
- 会社規模・実績
- 相手にとってのメリット
- 信頼性・安定性のアピール
✅ 依頼背景
- 資料が必要な理由
- 事業計画・検討状況
- 予算規模・時期
- 決定プロセス・権限者
✅ 資料の詳細
- 必要な資料の種類
- 特に重要な情報
- 送付方法の希望
- 受け取り希望時期
✅ 今後の予定
- 検討スケジュール
- 打ち合わせ希望
- 決定時期・プロセス
- 連絡先・担当者
実際の記入例
効果的な資料送付依頼文の例
件名：○○システムに関する資料送付のお願い
前略 貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
弊社は○○業界で○○事業を展開する従業員○○名の企業で、
年商○○億円を誇る安定した経営基盤を有しております。
貴社にとりましても有力なパートナーとなり得ると自負しております。
さて、この度弊社では業務効率化を目的とした
システム導入プロジェクトを開始いたします。
○○新聞の貴社広告を拝見し、○○システムが
弊社のニーズに最適ではないかと感じております。
【プロジェクト概要】
・目的：業務効率化とコスト削減
・予算：○○○万円程度
・導入時期：○年○月予定
・対象部門：全部門（○○名のユーザー）
つきましては、下記資料をご送付いただければ幸いです。
【必要な資料】
1. ○○システムの詳細カタログ
2. 導入事例集（同業界の事例優先）
3. 価格表・費用概算資料
4. 技術仕様書・動作環境
5. 導入・保守サポート体制の概要
【送付先】
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○区○○ ○-○-○
○○株式会社 ○○部 ○○課
課長 ○○ ○○ 宛
返信用封筒を同封いたしますので、
ご利用いただければ幸いです。
資料到着後、○週間程度で検討を行い、
詳細なご相談をお願いする予定です。
【連絡先】
TEL：○○○-○○○○-○○○○
E-mail：○○○@○○○.co.jp
担当：○○部 ○○
略儀ながら書面にてお願い申し上げます。避けるべき表現
❌「資料を送ってください」→ 簡潔すぎて検討度が不明
❌「検討するかもしれません」→ 真剣度が伝わらない
❌「安ければ購入します」→ 価格のみの関心と誤解
❌「他社と比較中です」→ 競合重視の印象業種・規模別カスタマイズガイド
大企業・上場企業の場合
重要なアピールポイント
- 企業規模・売上高・従業員数
- 上場市場・資本金
- 業界での地位・シェア
- 財務の安定性・信用力
記載例
弊社は東証プライム上場企業で、
○○業界において○○%のシェアを持つ
リーディングカンパニーです。
売上高○○億円、従業員○○名の安定した経営基盤により、
長期的なパートナーシップが可能です。中小企業・成長企業の場合
重要なアピールポイント
- 成長性・将来性
- 専門性・技術力
- 機動力・決断力
- 地域密着・ニッチ分野での強み
記載例
弊社は○○分野に特化した専門企業として、
過去○年間で売上を○倍に成長させております。
小回りの利く組織として迅速な意思決定が可能で、
新しい取り組みにも積極的にチャレンジしております。新規参入・新事業の場合
重要なアピールポイント
- 親会社・グループの信用力
- 新事業への投資意欲
- 市場開拓の本気度
- 将来的な事業拡大計画
記載例
○○グループの新会社として、
○○事業分野への本格参入を計画しております。
親会社の豊富な資金力とネットワークを活用し、
この分野で確固たる地位を築く決意です。相手にとってのメリットの効果的な表現
購買力・取引規模のアピール
- 年間購買額や取引規模の具体的数値
- 継続的な取引の可能性
- 量的なメリットの提示
- 支払条件の良さ
販売・流通ネットワークの活用
- 販売チャネルの豊富さ
- 顧客基盤の広さ
- 地域カバーの範囲
- マーケティング力の強さ
技術・ノウハウの共有
- 技術協力の可能性
- 共同開発への意欲
- 市場情報の提供
- 業界知識の共有
ブランド・信用力の相乗効果
- ブランド価値の向上
- 信用力の補完
- 取引先紹介の可能性
- 事例作成への協力
よくある失敗例と対策
❌ 失敗例1：自社のメリットが不明確で関心を持たれない
✅ 対策：具体的な数値と強みを明確にアピールする
❌ 失敗例2：検討の本気度が伝わらず優先度が低くなる
✅ 対策：具体的な予算・時期・プロセスを明示する
❌ 失敗例3：必要な資料が不明確で的外れな資料が届く
✅ 対策：必要な資料を具体的に列挙し優先順位も明記する
❌ 失敗例4：フォローアップ計画が不明確で放置される
✅ 対策：資料検討後の具体的なアクションプランを提示する
以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、資料送付のお願いが丁寧に伝わり、相手に対する配慮と誠意がしっかりと伝わる文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- 依頼状（資料送付）01
- 依頼状（資料送付）02
