依頼状（資料ご送付）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
1. 宛名と日付の記載
- 相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載し、文書の日付を明記します
- 担当部署が不明な場合は「営業部御中」「広報部御中」等の記載も適切です
- 緊急性がある場合はその旨も適切に表現してください
2. 冒頭の挨拶と感謝の表現
- 季節の挨拶と相手への敬意を丁寧に表現します
- 例：「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
- 初回のお取引の場合は「突然のお手紙で失礼いたします」も適切です
3. 依頼の背景と目的の具体的説明
- なぜその資料が必要なのかの理由を明確に説明してください
- 展示会での出会い、紹介、ウェブサイト閲覧等の具体的なきっかけを記載
- 自社の業務との関連性や活用目的も簡潔に説明します
4. 必要な資料の詳細な指定
- 具体的にどのような資料が必要かを明確に記載してください
- カタログ、価格表、仕様書、導入事例等を具体的に列挙します
- 複数の選択肢がある場合は優先順位も明記してください
5. 送付条件と希望事項
- 送付先住所、担当者名を正確に記載してください
- 希望する送付方法（郵送・メール等）があれば明記します
- 送付希望時期がある場合は理由と共に説明してください
6. 今後の展開への言及
- 資料検討後の具体的なアクション（打ち合わせ希望等）を示します
- 導入検討の時期やスケジュールがあれば簡潔に説明してください
- 継続的な関係構築への意欲を表現します
7. 結びの挨拶と署名
- 「略儀ながら、取り急ぎお願い申し上げます」で締めくくります
- 文末は「敬具」で結び、詳細な連絡先を明記してください
必須記載事項チェックリスト
✅ 基本情報
- 宛先（会社名・部署名・担当者名）
- 差出人（会社名・部署名・担当者名・連絡先）
- 文書作成日
- 件名（資料送付依頼であることが明確）
✅ 依頼背景
- 資料が必要になったきっかけ
- 自社の業務・事業内容
- 資料の活用目的
- 検討している内容・規模
✅ 資料の詳細
- 必要な資料の種類
- 優先順位・重要度
- 特に知りたい情報
- 送付方法の希望
✅ 送付・連絡先
- 送付先住所
- 担当者名・部署名
- 電話番号・メールアドレス
- 送付希望時期
実際の記入例
効果的な資料送付依頼文の例
件名：貴社製品資料のご送付依頼について
拝啓 春暖の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先日開催されました○○展示会にて、
貴社の○○システムを拝見し、その優れた機能性と
コストパフォーマンスに大変関心を持ちました。
弊社では現在、業務効率化のためのシステム導入を検討しており、
貴社製品が弊社のニーズに適合する可能性があると感じております。
つきましては、下記資料をご送付いただければ幸いです。
【ご送付いただきたい資料】
1. ○○システムの製品カタログ
2. 導入事例集（できれば同業界の事例）
3. 価格表・見積もり参考資料
4. 技術仕様書・動作環境
5. 保守・サポート体制の概要
【弊社の検討状況】
・導入予定時期：○年○月頃
・対象ユーザー数：約○名
・予算規模：○○万円程度
・決定時期：○年○月頃を予定
資料を検討させていただいた後、
詳細なご相談をお願いしたく存じます。
【送付先】
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○区○○ ○-○-○
○○株式会社 ○○部 ○○課
担当：○○ ○○
TEL：○○○-○○○○-○○○○
E-mail：○○○@○○○.co.jp
略儀ながら、取り急ぎお願い申し上げます。避けるべき表現
❌「資料をください」→ 具体性に欠ける
❌「何でもいいので送って」→ 真剣度が伝わらない
❌「すぐに決めるので」→ 軽率な印象
❌「安い商品があれば」→ 価格のみの関心と誤解目的別カスタマイズガイド
新規事業検討のための資料依頼
重要な追加項目
- 新規事業の概要・方向性
- 市場調査の一環であることの説明
- 検討スケジュールと決定プロセス
- 協業・パートナーシップの可能性
記載例
弊社では新規事業として○○分野への参入を検討しており、
業界のリーディングカンパニーである貴社の製品・サービスについて
詳しく研究させていただきたく存じます。
将来的には販売代理店としての協業の可能性も
検討できればと考えております。既存システムの更新検討
重要な追加項目
- 現在使用中のシステム・製品
- 更新の背景・課題
- 移行時期・制約条件
- 既存資産の活用希望
記載例
現在○○社の○○システムを使用しておりますが、
機能拡張とコスト削減を目的として更新を検討しております。
○年○月の契約更新時期に合わせて
新システムへの移行を計画しており、
貴社製品との比較検討を行いたく存じます。コスト削減・効率化目的
重要な追加項目
- 現在の課題・問題点
- 改善目標・期待効果
- 投資対効果の重視
- 導入・運用の制約条件
記載例
業務効率化とコスト削減を目的として
現在の業務プロセスの見直しを進めており、
貴社の○○ソリューションが課題解決に
有効ではないかと考えております。
特に○○の機能について詳しくお聞かせください。法的・実務的な留意点
情報管理・機密保持
- 機密情報を含む資料の取扱いに注意してください
- 必要に応じて秘密保持契約の締結を検討します
- 競合他社への情報提供制限についても考慮が必要です
- 資料の二次利用制限についても確認してください
営業活動上の配慮
- 営業訪問を前提とした資料請求であることを適切に伝えます
- 決定権限者の関与レベルを適切に説明してください
- 競合比較の一環であることも正直に伝えることが重要です
- 検討スケジュールの現実性を担保してください
コンプライアンス上の注意
- 個人情報の取扱いについて適切な同意を得てください
- 反社会的勢力ではないことの確認も重要です
- 独占禁止法に抵触する情報交換は避けてください
- 下請法の適用がある場合は適切な手続きを行ってください
よくある失敗例と対策
❌ 失敗例1：目的が不明確で適切な資料が届かない
✅ 対策：具体的な用途と必要な情報を明確に説明する
❌ 失敗例2：検討レベルが低く営業活動につながらない
✅ 対策：真剣な検討であることを具体的なスケジュールで示す
❌ 失敗例3：競合他社の情報収集と疑われる
✅ 対策：自社の真摯な検討姿勢と導入意欲を明確に示す
❌ 失敗例4：送付先情報が不正確で資料が届かない
✅ 対策：正確で詳細な送付先情報の提供と確認
以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、資料送付のお願いが丁寧に伝わり、相手に対して配慮と誠意が伝わる文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
