依頼状（打ち合わせのお願い）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
打ち合わせ依頼状とは
打ち合わせ依頼状は、ビジネス上の重要事項について相手と直接面談による協議を求める正式な文書です。メール全盛の現代においても、重要案件や信頼関係構築が必要な場面では、正式な文書による依頼が相手への誠意と真剣さを示す重要なコミュニケーションツールです。
効果的な打ち合わせの基礎知識
打ち合わせの種類と目的
- 情報共有型：進捗報告、状況説明、情報交換
- 問題解決型：課題の解決策検討、トラブル対応
- 意思決定型：重要事項の決定、承認取得
- 関係構築型：信頼関係強化、長期的パートナーシップ
- 提案・営業型：新規案件の提案、商談
面談依頼が効果的な場面
- 重要な契約・取引の開始・変更時
- 複雑な問題・トラブルの解決時
- 長期的な関係構築が必要な時
- 機密性の高い情報の共有時
- 相手の真意・本音を確認したい時
使用タイミングと戦略的判断
打ち合わせ依頼が適切なケース
- 新規事業・プロジェクトの開始：詳細な検討が必要な案件
- 契約更新・条件変更：重要な取引条件の見直し
- 問題・トラブル対応：迅速で確実な解決が必要
- 関係修復・改善：信頼関係の回復が必要
- 戦略的提携・協業：長期的な関係構築
メールで済ませるべきケース
- 定期的な進捗報告：ルーティン業務の確認
- 簡単な質問・確認：YES/NOで答えられる内容
- 資料の送付・共有：情報提供が主目的
- 日程調整・事務連絡：手続き的な内容
書き方の基本ポイント
1. 宛名と日付の記載
正しい記載例：
令和6年○月○日
株式会社○○○○
○○部長 ○○ ○○ 様相手の役職・立場に応じた宛先選定：
- 経営陣：重要な戦略的案件、高額取引
- 部門長：部門間の調整、専門的な協議
- 担当者：実務レベルの詳細検討
- 複数名：チーム全体での合意形成が必要
2. 冒頭の挨拶と関係性の確認
基本的な挨拶例：
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃は格別のご愛顧にあずかりまして、誠にありがとうございます。関係性別のバリエーション：
長期取引先の場合：
拝啓 ○○の候、貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
平素は弊社業務につきまして格別のご理解とご協力を賜り、
厚く御礼申し上げます。新規・重要取引先の場合：
拝啓 時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は貴重なお時間をいただきまして、
誠にありがとうございます。問題対応の場合：
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は○○の件でご迷惑をおかけし、
深くお詫び申し上げます。3. 打ち合わせの目的と必要性の明確化
目的別の説明方法：
新規提案・企画の場合：
この度、貴社の○○事業にお役立ていただける
新しいソリューションを企画いたしました。
つきましては、下記の内容について
詳しくご説明させていただきたく、
お時間をいただければと存じます。
【ご相談内容】
・○○システムの導入提案
・貴社の○○課題に対する解決策
・導入効果とROIの具体的試算
・実装スケジュールと体制
・他社での成功事例のご紹介問題解決・改善の場合：
○○の件につきまして、早急に対応策を
検討する必要があると判断いたします。
つきましては、下記の点について
直接お話し合いをさせていただき、
最適な解決策を見出したく存じます。
【協議事項】
・現状の課題と原因の詳細分析
・改善策の具体的な検討
・実施スケジュールと責任分担
・再発防止策の策定
・今後の品質管理体制契約・取引条件の協議：
来年度の○○契約につきまして、
市場環境の変化を踏まえた条件見直しの
ご相談をさせていただきたく存じます。
【協議予定事項】
・市場動向と業界標準の確認
・新しい取引条件のご提案
・双方のメリットを考慮した条件調整
・契約期間と更新条件
・リスク分担の見直し4. 具体的な打ち合わせ内容と所要時間
詳細なアジェンダの提示：
【打ち合わせ内容（予定）】
1. 現状確認と課題の共有（15分）
2. 解決策のご提案と説明（30分）
3. 質疑応答・詳細検討（20分）
4. 今後のスケジュール確認（10分）
5. 次回アクションの決定（5分）
合計所要時間：約80分を予定しております。
【持参予定資料】
・提案書（詳細版）
・他社導入事例集
・費用対効果分析資料
・実装スケジュール案
・技術仕様書相手の負担軽減への配慮：
【会議の効率化への配慮】
・事前に資料をお送りし、予習時間を確保
・論点を整理したアジェンダの事前共有
・必要に応じて関係者の同席調整
・貴社のご都合に合わせた柔軟な時間設定
・オンライン会議での対応も可能5. 日程調整と開催方法
柔軟な日程提案：
【ご都合をお伺いしたい日程】
第1希望：○月○日（○）○時～○時
第2希望：○月○日（○）○時～○時
第3希望：○月○日（○）○時～○時
上記以外でも、○月○日～○月○日の期間で
貴社のご都合の良い日時がございましたら、
お聞かせください。
【開催場所・方法】
・貴社会議室にお伺いいたします
・弊社会議室でのご相談も可能です
・オンライン会議（Zoom、Teams等）での対応も承ります
・喫茶店等での気軽な打ち合わせも可能です事前準備の確認：
【事前にご準備いただきたい事項】
・○○に関する現状資料
・昨年度の○○実績データ
・関係部署の皆様のご意見
・今後の方針・予算の概要
無理のない範囲で結構ですので、
可能な情報をお教えいただければ、
より具体的なご提案が可能です。6. 連絡方法と確認事項
明確な連絡先の提示：
【日程調整・お問い合わせ先】
担当：○○部 ○○ ○○
直通TEL：○○-○○○○-○○○○
携帯：○○○-○○○○-○○○○
Email：○○○○@company.co.jp
【連絡方法】
・お忙しい中恐縮ですが、○日以内に
上記連絡先までご都合をお聞かせください
・メールでの返信が最も確実です
・お急ぎの場合は携帯までお電話ください
・○月○日（○）の午後に改めてお電話いたします7. 結びの挨拶と次のアクション
適切な締めくくり：
ご多忙中誠に恐縮ではございますが、
ぜひお時間をいただければと存じます。
つきましては、○○の件について
有意義な打ち合わせができますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは、取り急ぎお願いまで申し上げます。
敬具緊急性に応じた表現：
通常の場合：
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。急ぎの場合：
お急ぎの案件のため、早急にお時間をいただければ幸甚です。重要案件の場合：
貴社の今後の発展に関わる重要な内容と考えておりますので、
ぜひお時間をいただければと存じます。目的別のカスタマイズ戦略
営業・提案系打ち合わせ
重要ポイント：
- 相手のメリット・価値の明確化
- 競合他社との差別化ポイント
- 具体的な数値・効果の提示
- 成功事例・実績の紹介
記載例：
貴社の○○課題を解決し、年間○○万円のコスト削減と
○○％の効率向上を実現する革新的なソリューションを
開発いたしました。同業他社○○社様では既に
○○％の効果向上を確認いただいております。問題解決・改善系打ち合わせ
重要ポイント：
- 問題の深刻さ・緊急性の認識
- 解決への真摯な姿勢
- 具体的な改善策・防止策
- 責任の所在と今後の対応
記載例：
この度の○○の件につきまして、弊社として深く反省し、
根本的な原因究明と再発防止策を検討いたします。
貴社にご迷惑をおかけしないよう、迅速かつ確実な
対応をお約束いたします。契約・取引条件協議
重要ポイント：
- 市場環境・業界動向の客観的分析
- 相互利益の観点からの提案
- リスク分担の公平性
- 長期的な関係発展への配慮
記載例：
昨今の市場環境変化を踏まえ、両社にとって
より良い取引関係を構築するための条件見直しを
ご提案させていただきます。業界動向と他社事例を
参考に、公平で持続可能な条件をご相談いたします。よくある失敗例と対策
失敗例1：目的が曖昧
問題： 「相談したいことがあります」程度の抽象的な依頼 対策： 具体的な目的・議題・期待する成果を明確化
改善例：
【従来型】○○の件でご相談があります
【改善型】○○プロジェクトの予算超過問題について、
○月○日までに解決策を決定する必要があり、
貴社のご意見とご協力をお願いします失敗例2：一方的な都合の押し付け
問題： 自社の都合のみを考慮した日程・場所の指定 対策： 相手の都合を最優先とした柔軟な調整姿勢
改善例：
【従来型】○月○日○時に弊社までお越しください
【改善型】貴社のご都合に合わせて日程・場所を調整いたします。
オンライン会議や貴社での開催も可能です失敗例3：準備不足の印象
問題： 「詳細は当日お話しします」等の準備不足感 対策： 事前準備の充実と相手への配慮を明示
改善例：
【従来型】詳細は当日ご説明します
【改善型】事前に資料をお送りし、論点を整理したアジェンダを
共有いたします。効率的な打ち合わせを心がけますデジタル時代の打ち合わせ戦略
ハイブリッド型打ち合わせ
- 対面+オンライン：参加者の状況に応じた柔軟な対応
- 録画・録音の活用：議事録作成の効率化
- 資料の事前共有：クラウドストレージでの情報共有
- リアルタイム編集：共同編集ツールでの同時作業
効率化ツールの活用
- 日程調整ツール：Calendly等での自動日程調整
- バーチャル背景：プロフェッショナルな印象の維持
- 画面共有・注釈：視覚的な説明の充実
- チャット機能：リアルタイムでの補足・質問
実践的なチェックリスト
送付前の確認事項
- 打ち合わせの目的・期待する成果の明確化
- 相手の立場・関心事の事前把握
- 議題・アジェンダの具体的な準備
- 所要時間の現実的な見積もり
- 日程候補の複数準備
- 連絡先・担当者情報の正確性確認
- 緊急度・重要度の適切な表現
打ち合わせ実施後
- 議事録の迅速な作成・共有
- 決定事項・アクションアイテムの明確化
- 次回打ち合わせの必要性検討
- フォローアップの実施
- 関係者への報告・情報共有
以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、打ち合わせのお願いが丁寧に伝わり、相手の協力を得やすい文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
