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アンケート調査協力依頼状とは
アンケート調査協力依頼状とは、市場調査、顧客満足度調査、商品開発のための意見収集などを目的として、対象者にアンケート調査への協力をお願いする正式な文書です。相手の貴重な時間をいただく重要な依頼であるため、礼儀正しく、かつ相手にとってのメリットも含めて説明することが成功の鍵となります。
書き方の基本注意点
重要な心構え
- 面倒なお願いなので、礼儀正しさが最重要：相手の時間を割いていただく依頼であることを常に意識
- 返送の期限を忘れずに明記：具体的な日付と曜日を記載し、十分な余裕を設ける
- アンケートの目的や趣旨を簡潔に伝える：相手が協力する意義を理解できるよう説明
- 関係書類が多いときは明細を付ける：同封物リストで確認しやすくする
避けるべき表現・内容
- 悪い例：「お忙しいとは思いますが」→ 相手の状況を軽視した印象
- 良い例：「ご多忙中恐れ入りますが」→ 丁寧で配慮のある表現
- 注意：一方的な依頼にならないよう、相手にとっての価値も示す
書き方のポイント
1. 宛名と日付の記載
- 相手の会社名、部署、役職、氏名を正確に記載し、日付を明記
- 重要：敬称の使い分け（様・殿）は業界慣習に従う
- チェック項目：
- 会社名の正式表記（株式会社の位置など）
- 部署名の最新情報
- 役職の正確性
- 氏名の漢字確認
2. 冒頭の挨拶と感謝
- 季節の挨拶と日頃のご愛顧への感謝を述べる
- 標準例：「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
- 業界別カスタマイズ例：
- 製造業向け：「貴社におかれましては、ますますご発展のこととお慶び申し上げます」
- 小売業向け：「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」
3. アンケートの趣旨説明
- 目的、背景、改善への活用方法を具体的に説明
- 効果的な説明例：
- 「より良いサービス提供のため、お客様の率直なご意見をお聞かせください」
- 「新商品開発の参考とさせていただきたく、貴重なご意見を賜りたく存じます」
- 避けるべき曖昧な表現：「参考にさせていただきます」のみでは不十分
4. 回答方法と締め切りの案内
- 回答方法（郵送・メール・Web・訪問回収）を明確に説明
- 締切設定の目安：
- 郵送回答：2-3週間
- Web回答：10日-2週間
- 訪問回収：1週間-10日
- 配慮事項：回答にかかる時間（目安：5-10分）も記載
5. 個人情報保護の説明
- 無記名方式の説明と第三者への非開示を明記
- 必須記載事項：
- データの利用目的
- 保管期間と管理方法
- 第三者提供の有無
- 問い合わせ先
- 推奨追加事項：プライバシーポリシーのURL記載
6. 結びの挨拶と署名
- 丁寧な依頼文で締めくくり、「敬具」で結ぶ
- 送り手の詳細情報（社名、部署、担当者名、連絡先）を明記
調査目的別の書き方バリエーション
顧客満足度調査の場合
趣旨説明例：「お客様により良いサービスをご提供するため、現在のサービスに対するご評価とご要望をお聞かせください」
強調ポイント：継続的な関係改善への活用
新商品開発調査の場合
趣旨説明例：「市場ニーズに合った商品開発のため、皆様のライフスタイルやご要望について調査させていただきたく」
強調ポイント：回答者の意見が実際の商品に反映される価値
市場動向調査の場合
趣旨説明例：「業界全体の動向把握と今後のサービス向上のため、貴社の現状と課題についてお教えください」
強調ポイント：業界発展への貢献と相互利益
法的・実務的な留意点
個人情報保護法への対応
- 利用目的の特定：「アンケート結果の統計処理およびサービス改善のため」など具体的に記載
- 同意の取得：「回答をもって利用目的に同意いただいたものとみなします」等の文言追加
- 保管・廃棄：「調査終了後3年間保管し、その後適切に廃棄いたします」等の明記
統計法との関係
- 一般統計調査：総務大臣への届出が必要な場合あり
- 業務統計：社内規定に基づく適切な実施
- 注意：公的機関の調査と誤解されないよう、民間調査である旨を明記
景品表示法への配慮
- 謝礼品：過度に高額な謝礼は景品規制の対象となる可能性
- 表示：「粗品」「心ばかりの品」等の適切な表現使用
回答率向上のための実践的テクニック
謝礼・インセンティブの効果的な活用
- 適切な謝礼の目安：500円-1000円程度の実用品
- 効果的な謝礼例：
- 文具セット（ボールペン、付箋等）
- 季節の品（カレンダー、手帳等）
- 実用的な日用品（ハンドタオル等）
- 避けるべき謝礼：食品（アレルギー等の配慮）、高額品
タイミングの最適化
- 避けるべき時期：
- 年度末・年度始め（3月-4月）
- 夏季・年末年始の長期休暇直前
- 業界特有の繁忙期
- 適切な時期：
- 5月-6月、9月-11月
- 相手企業の決算期を避けた時期
フォローアップの重要性
- 催促の適切なタイミング：締切1週間前
- 催促文の書き方：
- 「念のためご連絡いたします」等の丁寧な表現
- 再度の依頼ではなく、確認の意味合いを強調
- 新たな締切の提示（1週間程度の延長）
デジタル化時代の対応
Webアンケートとの併用
- QRコード：スマートフォンでの回答を促進
- 短縮URL：入力の手間を削減
- レスポンシブデザイン：様々なデバイスに対応
回答データの管理
- CRMとの連携：顧客情報との紐づけ
- 自動集計システム：リアルタイムでの進捗確認
- セキュリティ対策：SSL暗号化、アクセス制限等
トラブル防止と対応策
よくあるトラブルと予防策
トラブル1：個人情報の取り扱いに関する苦情
- 予防策：事前に明確な説明文書を作成
- 対応策：専門部署による迅速な回答体制
トラブル2：回答の強要と受け取られる
- 予防策：任意である旨を明確に記載
- 対応策：辞退の意向があれば即座に対応
トラブル3：謝礼の未送付
- 予防策：送付スケジュールの明文化
- 対応策：遅延時の謝罪と迅速な対応
危機管理のポイント
- 責任者の明確化：問い合わせ対応の責任部署
- エスカレーション：重要案件の上位報告ルール
- 記録保持：問い合わせ内容と対応の記録
効果測定と改善
回答率の分析
- 業界平均：BtoB調査15-25％、BtoC調査5-15％
- 改善指標：前回調査との比較、競合他社との比較
- 要因分析：時期、謝礼、質問数、依頼文の内容
実践チェックリスト
送付前の最終確認
- 宛名・敬称の正確性確認
- 日付・締切日の整合性
- 同封物の完備確認
- 個人情報保護方針の記載
- 連絡先の正確性
- 上司・法務部門の承認取得
- 返信用封筒の宛先確認
- 謝礼品の準備状況確認
送付後の管理項目
- 送付記録の保管
- 回収状況の進捗管理
- 問い合わせ対応体制の確保
- 回答データの適切な管理
- 催促のタイミング管理
- 謝礼品送付スケジュール管理
以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、アンケート協力のお願いが丁寧に伝わり、相手の協力を得やすくなる文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）01
特徴：標準的なビジネス文書形式、丁寧な敬語表現
適用場面：既存取引先への満足度調査、正式な市場調査
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）02
特徴：簡潔で読みやすいレイアウト、要点整理型
適用場面：忙しい対象者への短期調査、経営層向け
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）03
特徴：詳細な説明と背景情報を含む丁寧な構成
適用場面：複雑な調査内容、新規顧客への初回調査
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）04
特徴：親しみやすく温かみのある表現
適用場面：長期取引先との関係強化、継続的な意見収集
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）05
特徴：Web回答対応、デジタル時代に適した構成
適用場面：IT関連企業、若年層対象の調査
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）06
特徴：謝礼・インセンティブを適切に強調
適用場面：一般消費者向け、回答率向上重視の調査
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）07
特徴：短期回答を促す緊急性のある表現
適用場面：急を要する市場調査、緊急時の意見収集
- 依頼状（アンケート調査の協力依頼）08
特徴：継続的な調査関係を意識した長期的視点
適用場面：定期的な満足度調査、会員制サービス
