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依頼状（アンケート回答）とは
アンケート回答依頼状とは、お客様や取引先に対して、サービス改善や商品開発のためのアンケート調査への協力をお願いする正式な文書です。単なるお願い文書ではなく、相手との信頼関係を維持しながら、貴重な意見を収集するための重要なコミュニケーションツールです。
書き方のポイント
1. 宛名と日付の記載
- お得意様宛てに日付を明記し、正式な依頼文書としての体裁を整えます
- 記載例：「令和6年7月17日」
- 注意点：西暦表記でも問題ありませんが、相手企業の慣習に合わせることが重要
2. 冒頭の挨拶と感謝
- 季節の挨拶や、日頃の支援に対する感謝の言葉を述べ、丁寧な印象を与えます
- 良い例：「残暑の候、貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます」
- 悪い例：「いつもお世話になっております」（簡潔すぎて正式文書としては不適切）
3. アンケートの趣旨説明
- アンケートの目的や回答をお願いする理由を簡潔に説明
- 記載例：「弊社サービスの一層の向上を目指し、お得意様の皆様に弊社サービスに関するアンケートを行わせて頂くこととなりました」
- 重要：具体的な改善目標を示すとより協力を得やすくなります
4. 回答の方法と締め切りの案内
- アンケート回答用紙の記入方法、回答締め切り日、返信方法を具体的に記載
- 必須情報：回答方法（郵送・メール・Web）、締切日時、返送先
- 配慮事項：回答にかかる時間の目安も記載すると親切
5. 回答への感謝とお礼の案内
- 回答へのお礼として粗品を同封する旨を伝える
- 注意：過度に高額な謝礼は相手に負担感を与える可能性があります
6. 同封物のリスト化
- アンケート回答用紙、返信用封筒、個人情報保護に関する案内、粗品など同封物を明記
- チェックリスト形式で記載すると確認しやすくなります
業界別・シーン別の記入例
製造業の場合
「製品品質向上のため、ご利用状況についてお聞かせください」
サービス業の場合
「お客様満足度向上を目的とし、サービス内容の評価をお願いいたします」
BtoB企業の場合
「今後の取引関係の発展に向けて、弊社の業務対応についてご意見をお聞かせください」
法的・実務的な留意点
個人情報保護への配慮
- 必須事項：個人情報の利用目的、保管期間、第三者提供の有無を明記
- 推奨：プライバシーポリシーの参照先を記載
- 注意：個人情報保護法に基づく適切な取り扱いが必要
アンケート結果の取り扱い
- 保管期間：一般的に3～5年程度（社内規定に従う）
- 管理方法：施錠可能な場所での保管、アクセス権限の制限
- 廃棄方法：シュレッダー処理など適切な廃棄手順の確立
使用タイミングと注意事項
適切な使用タイミング
- 新商品・サービス開発前の市場調査
- 既存サービスの改善検討時
- 年次の顧客満足度調査
- 重大な変更や新方針導入前
使用を避けるべきタイミング
- 相手企業の繁忙期（決算期など）
- 過去3ヶ月以内に同様の依頼をした場合
- 取引関係に問題が生じている時期
よくある失敗例と対策
失敗例1：回答期間が短すぎる
- 対策：最低2週間、できれば1ヶ月程度の余裕を設ける
失敗例2：質問項目が多すぎる
- 対策：回答時間10分以内を目安に質問数を調整
失敗例3：謝礼の案内が曖昧
- 対策：具体的な謝礼内容と送付時期を明記
実践的なアドバイス
効率的な作成・管理方法
- テンプレート化：頻繁に使用する文言は定型文として保存
- 承認フロー：事前に上司・法務部門の確認プロセスを確立
- 進捗管理：送付・回収・分析のスケジュール管理
デジタルツール活用法
- 文書管理システム：過去の依頼状の保管・検索
- 顧客管理システム：送付先リストの自動抽出
- アンケートツール：Google Forms、SurveyMonkey等の活用
トラブル防止チェックリスト
送付前の最終確認項目
- 宛名・敬称の正確性
- 日付の正確性
- 締切日の妥当性
- 同封物の完備
- 誤字脱字の確認
- 個人情報保護方針の記載
- 上司・関係部門の承認取得
送付後の管理項目
- 送付記録の保管
- 回収状況の進捗管理
- 未回答者への催促タイミング
- 回答データの適切な管理
以上のポイントを押さえた依頼状を作成することで、アンケート回答のお願いが丁寧に伝わり、相手の協力を得やすくなる文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- 依頼状（アンケート回答）01
特徴：標準的なビジネス文書形式、丁寧な敬語表現
適用場面：既存顧客への満足度調査、サービス改善アンケート
- 依頼状（アンケート回答）02
特徴：簡潔で読みやすいレイアウト、要点を整理した構成
適用場面：新商品・サービスの市場調査、短期間での意見収集
