クレーム報告書（製品）の書式テンプレートです。クレーム報告書は、クレーム内容や具体的な措置などをまとめて関係部署に配布する報告書です。
内容としてまず先方が、訴えているクレームの中身とその経緯を記載しましょう。内容に漏れや勘違いのないようにしましょう。同じ失敗を防ぐため、今後の対処・対応方法を記載します。 客観的な視点、具体的な技術が必須です。独断や言い訳、責任転嫁する書き方にならないように注意しましょう。
書き方の注意点
- クレーム内容を手短に要領よく伝えます。
- クレームに対してどのように対応したかを報告します。
- 今後クレームが来ないようにする方策を示すことも忘れてはなりません。
書き方のポイント
1. 基本情報の記載
- 報告日: 報告書の日付を記入します。
- 宛先: クレーム報告書を提出する相手（○○センター長 ○○○○様）を明記します。
- 所属部署・氏名: 申請者の所属部署名と氏名を記載し、印を押します。
2. クレームの基本情報
- 発生日: クレームが発生した日を記載します。
- 受付者: クレームを受け付けた担当者の名前を記載します。
- 受付方法: 電話、メール、面談など、クレームの受付方法を記載します。
- 相手先: クレームを申し出た顧客の名前や所在地（例：○○市在住）を記載します。
3. 製品情報
- 商品名と型番: クレームの対象となった製品の名称と型番を記載します。
4. クレーム内容
- クレームの具体的な内容を記載します。どのような問題が発生したか、どのような状況で起きたかを詳細に記述します。
5. 対応
- クレームに対して行った対応策を記載します（例：新品交換、説明、割引券贈呈など）。
6. 相手の反応
- クレームへの対応に対する顧客の反応を記載します（例：納得いただいた）。
7. 今後の対策
- 類似のクレームが起こらないようにするための対策や、製品の安全検査など今後の対応策を記載します。
8. 締め
- 最後に「以上」で報告書を締めくくります。
これらのポイントを正確に記入することで、製品クレーム報告書が効果的に作成され、問題解決や今後の改善策に役立てることができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
