クレーム処理調査報告書の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。調査報告書の主な目的は、実態や実情の正確な把握です。あくまで客観的に記載し、事態や事実、自分の意見は分けて記載する必要があります。正確さが何よりも優先されます。
もしデータなどについて、その意義や重要性などがわかりにくい場合には、加工して補足すると良いでしょう。また、関係資料はできるだけ添付することが大切です。
書き方のポイント
- 報告書の表題と基本情報の記載:
- 報告書タイトル: 「クレーム処理調査報告書」と明確に記載し、文書の目的を明示します。
- 報告書の日付: クレームの発生日と調査報告の日付を正確に記載します。
- クレームの概要記載:
- クレーム発生日時: クレームが発生した具体的な日時を記載し、事案のタイムラインを明確にします。
- クレーム申立者: クレームを申し立てた顧客の名前を記入し、問題の特定と対応の追跡が容易になるようにします。
- 経過と状況の説明:
- 経過: クレームが発生してから現在までの対応経過を詳細に記載します。どのような対応が行われたかを具体的に示すことで、事案の進捗を理解しやすくします。
- 状況: 現在の状況を説明し、クレームがどのような状態にあるかを把握します。
- 原因の特定:
- 原因: クレームの原因を詳細に分析し、問題の根本的な原因を明示します。これにより、再発防止策を策定する基礎が築かれます。
- 損失と内容の記載:
- 損失: クレームに伴う損失額や影響を具体的に記載します。損害の範囲を把握し、適切な対応策を決定するための情報を提供します。
- 内容: クレームの具体的な内容を記述し、問題の全容を理解できるようにします。
- 対策の提案:
- 処理: クレームに対する処理方法を記載し、対応策の具体的な内容を示します。
- 処理費用: 処理にかかる費用を明示し、経済的な影響を把握します。
- 保障: 必要な場合、顧客への保障内容を記載し、対応が適切に行われたことを示します。
- 意見の記載:
- 意見: 調査を基にした担当者の意見や提言を記載し、今後の改善策や注意点をまとめます。これにより、同様の問題の再発防止に役立てます。
以上のポイントを押さえた報告書を作成することで、クレーム処理の状況が詳細かつ明確に伝わり、社内での適切な対応と再発防止策の策定に貢献することができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
