クレーム処理報告書の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方のポイント
1. 基本情報の記入
- 発生日と報告日: クレームが発生した日付と報告書を作成した日付を記入します（例: 「令和○年○月○日」）。
- クレームの発生日時: 発生日時を「午前・午後」や「時・分」まで詳細に記入します。
- 顧客情報: クレームを申し立てた顧客の「氏名」、「連絡先」、「住所」などを正確に記入します。
- 会社・担当者情報: 会社名、担当者名、連絡先を記載し、誰が対応しているかを明確にします。
2. クレームの内容と経緯
- クレーム内容の詳細: クレームの内容を具体的に記入します。何が問題で、どのような状況で発生したのかを分かりやすく説明することが重要です。
- 経緯と状況: クレーム発生時の経過やその後の状況を詳細に記載します。経緯を詳しく説明することで、問題の原因や背景が明確になります。
3. 原因の分析
- 原因の特定: クレームが発生した原因を分析し、正確に記入します。原因が明確であれば、再発防止策を立てる際に役立ちます。
4. 損害・損失の記載
- 損害の記録: クレームによる損害額や損失内容を具体的に記入します。これは、今後の改善や補償に関連するため、正確に記載することが求められます。
5. 対応と対策
- 対応策: クレームに対する対応内容を記入します。どのような対応を行ったのか、いつ対応したのかを明確にします。
- 再発防止策: 今後同じクレームが発生しないようにするための対策を具体的に記載します。
6. 備考と確認
- 備考欄: 特別な注意点や追加情報があれば備考欄に記入します。
- 上長確認: 上司や関係者による確認印欄がある場合は、必ず押印を受け、内容が確認されていることを示します。
7. 作成後の確認
- 最後に、全体を見直し、記入漏れや誤りがないか確認します。特に顧客情報やクレーム内容、対応策については正確性が求められます。
これらのポイントを守ってクレーム処理報告書を作成することで、問題解決に役立ち、クレーム対応の改善に繋がります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はExcel（エクセル）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- クレーム処理報告書01
- クレーム処理報告書02
- クレーム処理報告書03
