お詫び状（請求金額の誤り）の書式テンプレートです。お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。丁寧に謝罪の意を込めましょう。
書き方の注意点
- 謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう。相手に理解を求める一文、「今後は再発防止のために細心の注意を払います」などを記載しましょう。
- こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します。
- 謝罪文書は、トラブルがわかった段階で迅速に発送しましょう。
書き方のポイント
宛名と日付の記載
- 文書の冒頭には、取引先企業名や担当者名、そして正式な日付を記載します。これはビジネス文書として信頼性を高めるために必須です。
2. 時候の挨拶
- 定型的な挨拶文を冒頭に入れます。例として、「拝啓 平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。」など、相手に対する感謝の意を述べます。
3. 問題の事実認識
- 請求金額に誤りがあった事実を明確に認め、問題の原因を簡潔に説明します。添付された文書では「請求締め日以降の納入分まで算出しておりました」と、具体的な誤りの内容を記載しており、これに倣うと良いです。
4. 謝罪の表現
- 誤りに対する謝罪をしっかりと表現します。例として、「誠に申し訳ございません」といった謝罪文を入れることが重要です。
5. 訂正の案内
- 誤った請求書の訂正方法について明確に伝えます。たとえば、「改めて御請求書を送付させて頂きますので、ご確認のほど宜しくお願い申し上げます」といった具体的な対応方法を示します。これは相手方に混乱を与えないためにも必要です。
6. 再発防止の表明
- 今後同様のミスが発生しないよう努めることを誓います。例：「今後一切このようなことのなきよう努めて参ります」といった再発防止に関する言及が、相手の安心感につながります。
7. 丁寧な締めの言葉
- 最後に「何卒ご容赦頂けますよう、宜しくお願い申し上げます」といった、丁寧な締めの言葉を入れることで、誠意が伝わる内容に仕上がります。
8. 添付書類の記載
- 添付する訂正済みの請求書などの書類について、文中または末尾に記載します。例：「同封：御請求書1枚」といった形で、必要な添付書類を明示することは相手方の確認を容易にします。
9. 会社名と連絡先の記載
- お詫び状の末尾に、会社名や担当部署、連絡先などを明記します。これにより、相手が必要な連絡をスムーズに取れるようにします。
これらのポイントを抑えて作成することで、相手に誠意を伝え、ミスによる影響を最小限に抑えることができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
