請求書の金額誤記載は企業の信用に直結する重要な問題です。適切で迅速な対応により、取引先との信頼関係を維持し、経理処理上のトラブルを未然に防ぐことができます。
書き方の基本ポイント
文書の目的と相手に応じた適切な表現
請求書誤記載お詫び状の5つの核心要素
- 即座の謝罪：誤記載発覚後4時間以内の対応
- 正確な誤記載内容の特定：誤記載箇所の明確な説明
- 迅速な訂正対応：正しい請求書の即座発行
- 原因究明と説明：なぜ誤記載が発生したかの説明
- 再発防止策の提示：システム・プロセスの改善策
必須記載事項の完全チェックリスト
- 発行日付（訂正お詫び状の作成日）
- 宛名情報（会社名・部署名・役職・担当者名）
- 誤記載請求書の特定情報（請求書番号・発行日・誤記載金額）
- 正しい請求金額（訂正後の正確な金額）
- 誤記載の具体的内容（何がどう間違っていたか）
- 謝罪の言葉（心からの謝罪表現）
- 原因説明（誤記載が発生した要因）
- 訂正請求書の発行予定（いつ正しい請求書を送るか）
- 誤記載請求書の取り扱い（破棄依頼・無効化の説明）
- 再発防止策（チェック体制・システム改善）
- 連絡先情報（担当者名・電話番号・メールアドレス）
- 発行者署名（責任者の署名・押印）
敬語・謙譲語の正しい使い方
請求書関連で使用する適切な敬語
- 「請求させていただきます」→「ご請求申し上げます」
- 「間違えてしまいました」→「誤記載いたしました」
- 「新しく作り直します」→「訂正版を作成いたします」
- 「捨ててください」→「ご破棄ください」
避けるべき表現
- ❌「すみません」→ ✅「申し訳ございません」
- ❌「ミス」→ ✅「誤記載」「記載間違い」
- ❌「やり直し」→ ✅「訂正」「再発行」
具体的な記入例
【良い例1】金額過大請求の場合
令和6年7月15日
株式会社○○商事
経理部 部長 田中太郎様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度は7月10日付けで発行いたしました請求書（請求書番号：INV-2024-0710）におきまして、
請求金額に誤記載があり、ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
【誤記載内容】
・誤記載請求書：￥1,150,000（税込）
・正しい金額：￥1,100,000（税込）
・差額：￥50,000の過大請求
本件の原因は、弊社システムにおいて6月分売上の一部を重複計上してしまったことによるものです。
つきましては、正しい金額￥1,100,000にて訂正版請求書を本日中に発行し、
明日午前中にはお手元にお届けいたします。
なお、誤記載のありました請求書（INV-2024-0710）につきましては、
お手数ですがご破棄いただけますようお願い申し上げます。
今後は請求書発行前の複数担当者によるダブルチェック体制を導入し、
このような誤記載の再発防止に努めてまいります。
この度は多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
何卒ご寛容のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社○○サービス
経理部長 山田花子
TEL: 03-1234-5678 Email: yamada@example.com【良い例2】金額過少請求の場合
令和6年7月15日
有限会社△△工業
代表取締役 佐藤次郎様
拝啓 盛夏の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
この度は、7月8日付けで発行いたしました請求書（請求書番号：REQ-240708-001）に
記載間違いがございまして、ご迷惑をおかけいたしましたことを心よりお詫び申し上げます。
【訂正内容】
・誤記載請求書：￥850,000（税込）
・正しい金額：￥935,000（税込）
・差額：￥85,000の追加請求
原因は、弊社担当者が割引率の計算を誤ったことによるものです。
正しくは標準価格からの5％割引でしたが、15％割引で計算してしまいました。
つきましては、正しい金額での請求書を再発行させていただき、
本日中にメールにてお送りいたします。併せて郵送でも明日お届けいたします。
誤記載のありました請求書につきましては無効とし、
新しい請求書にてお支払いいただけますようお願いいたします。
今後は料金計算システムの改修と、発行前の上司承認プロセスを必須化し、
再発防止に万全を期してまいります。
ご不便をおかけして誠に申し訳ございません。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
株式会社◇◇システム
営業部 課長 鈴木三郎
TEL: 06-9876-5432 Email: suzuki@example.co.jp【悪い例】避けるべき表現
❌ 計算ミスがありました
❌ 忙しくて確認が漏れました
❌ システムの不具合のようです
❌ たまたま間違えてしまいました
❌ 新人の担当者が間違えました業界別・シーン別バリエーション
【建設業】工事代金の誤記載
「積算システムの見直しと、
工事監理者による最終確認体制を強化いたします」【製造業】部品代金の誤記載
「ERPシステムの価格マスタ更新プロセスを改善し、
月次での価格整合性チェックを実施いたします」【IT業】ライセンス料金の誤記載
「ライセンス管理システムとの連携強化により、
自動計算機能の精度向上を図ります」【商社】商品代金の誤記載
「仕入先からの価格変更通知の管理体制を見直し、
リアルタイムでの価格情報更新を実現いたします」法的・実務的な留意点
法的効力と要件
関連法規
- 民法第95条：錯誤による契約の取消し
- 商法第19条：商業帳簿の記載義務
- 法人税法第126条：帳簿書類の保存義務
- 消費税法第30条：請求書等保存方式
法的リスクの考慮点
- 過大請求の場合：不当利得返還請求の可能性
- 過少請求の場合：追加請求の時効問題（商事債権は5年）
- 税務上の処理：消費税の修正申告が必要な場合
保管期間と管理方法
保管期間
- 法人税法：7年間の保存義務
- 消費税法：7年間の保存義務（課税事業者）
- 商法：10年間の保存義務（計算書類関係）
管理方法
- 誤記載請求書と訂正版請求書の対応関係を明確化
- 訂正理由書の添付保管
- 電子帳簿保存法対応（スキャナ保存・電子取引データ保存）
税務・会計上の留意点
消費税の取扱い
- 適格請求書発行事業者の場合：訂正版も適格請求書として発行
- 税率の誤記載：正しい税率での再計算必要
- 端数処理：消費税法施行令に基づく適切な端数処理
法人税の取扱い
- 売上計上時期の修正が必要な場合
- 過大請求の場合：売上の減額修正
- 過少請求の場合：売上の増額修正
使用タイミングと注意事項
使用すべきタイミング
✅ 自社発見時：誤記載発覚後4時間以内 ✅ 顧客指摘時：指摘受付後2時間以内 ✅ 監査指摘時：監査人からの指摘後即座 ✅ 税務調査時：調査官からの指摘後即座
使用を避けるべきケース
❌ 金額確認が不完全：正しい金額が確定していない ❌ システム障害中：訂正版請求書の発行が困難 ❌ 法的争点がある：契約条件の解釈に争いがある ❌ 複数回の誤記載：システム全体の見直しが必要
トラブル防止のためのチェックポイント
- 金額確認の徹底
- 契約書・注文書との整合性確認
- 価格マスタの最新性確認
- 計算式・税率の正確性確認
- 発行前チェック体制
- 作成者以外による第三者チェック
- 上司承認の必須化
- システムアラート機能の活用
- 顧客との確認
- 高額案件での事前金額確認
- 価格変更時の事前通知
- 定期的な価格整合性確認
よくある失敗例とその対策
失敗例1：誤記載の原因を特定せずに謝罪
- ❌「原因を調査中です」
- ✅「○○の確認不足により発生いたしました」
- 対策：謝罪前に必ず原因究明を完了
失敗例2：訂正方法が不明確
- ❌「後日正しい請求書をお送りします」
- ✅「本日中に訂正版をメールでお送りし、明日郵送いたします」
- 対策：具体的な訂正スケジュールを明示
失敗例3：誤記載請求書の処理が不明
- ❌「間違った請求書は無視してください」
- ✅「誤記載請求書はご破棄いただき、訂正版をご使用ください」
- 対策：明確な処理指示を提供
カスタマイズのヒント
業種・業態に応じた調整方法
【製造業】カスタマイズポイント
- 部品単価の変動要因説明
- 製造ロットとの関連性明示
- 品質保証コストの適切な計上
【建設業】カスタマイズポイント
- 設計変更との関連性説明
- 材料費・労務費の変動要因
- 出来高管理との整合性確保
【サービス業】カスタマイズポイント
- サービス内容と料金の対応関係
- 時間単価の計算根拠
- 追加サービスの料金体系
社内ルールに合わせた修正ポイント
承認フロー
- 金額規模別の承認権限設定
- 緊急時の承認ルート設定
- 代理承認の権限範囲明確化
システム連携
- ERPシステムとの連携
- 顧客管理システムとの同期
- 税務申告システムとの整合
デジタル化・電子化対応の注意点
電子請求書の訂正
- 電子署名の再付与
- タイムスタンプの更新
- 改ざん防止措置の実装
電子帳簿保存法対応
- 訂正履歴の保存
- 検索機能の確保
- 見読可能性の維持
重要な最終チェックポイント
発送前の最終確認
- 金額の再確認
- 訂正後金額の正確性
- 計算根拠の明確性
- 税務処理の適切性
- 訂正版請求書の準備確認
- 訂正版請求書の作成完了
- 発送準備の完了
- システム更新の完了
- 社内調整の完了確認
- 経理部門との情報共有
- 営業部門への周知
- 上司・関係者への報告
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- お詫び状（請求書金額の誤記載）01
- お詫び状（請求書金額の誤記載）02
