お客様や取引先に対して、納品書の記載内容に誤りがあった場合の謝罪を表す重要なビジネス文書です。事務処理上のミスであっても、信頼関係に影響を与える可能性があるため、迅速かつ適切な対応により信頼関係の維持・回復を図ることが重要です。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
必須記載事項
- 誤記の具体的内容：誤記された項目、誤記内容、正しい内容を明確に対比表示
- 誤記発生日時：納品書発行日、誤記発見日時、顧客への通知タイミング
- 影響範囲の確認：経理処理、支払い処理、在庫管理等への影響の有無
- 訂正手続き：訂正版納品書の発行、関連書類の修正、システム上の訂正
- 原因の詳細説明：ヒューマンエラー、システム障害、チェック機能の不備等
- 再発防止策：具体的な改善措置、チェック体制の強化、システム改修等
誤記の種類別対応方針
金額誤記の場合
- 支払い処理への影響確認
- 税務処理上の注意事項
- 会計システムでの修正手続き
- 必要に応じた返金・追加請求手続き
商品・数量誤記の場合
- 実際の納品内容との整合性確認
- 在庫管理システムでの修正
- 追加納品・回収の必要性検討
- 品質管理記録との照合
日付誤記の場合
- 契約上の納期との関係確認
- 支払い条件への影響評価
- 保証期間の開始日修正
- 税務上の計上時期調整
顧客情報誤記の場合
- 個人情報保護法への配慮
- 誤配送リスクの評価
- 正しい情報での再発行
- セキュリティ対策の見直し
敬語・謙譲語の適切な使い分け
軽微な誤記の場合
- 「記載に誤りがございまして、申し訳ございません」
- 「ご迷惑をおかけし、恐縮に存じます」
- 「確認不足により、失礼いたしました」
重大な誤記の場合
- 「重大な記載ミスにより、深くお詫び申し上げます」
- 「このような初歩的なミスにより、ご信頼を損ねましたこと、心よりお詫び申し上げます」
- 「事務処理の不備により、多大なるご迷惑をおかけし、深甚なるお詫びを申し上げます」
継続的関係を重視する表現
- 「今後ともご指導ご鞭撻のほど」
- 「末永くお取引いただけますよう」
- 「信頼回復に向け、一層の注意を払ってまいります」
具体的な記入例
良い例（金額誤記の場合）
件名：納品書記載誤りに関するお詫びと訂正のご案内
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○月○日付で発行いたしました納品書につきまして、
記載内容に誤りがございましたことが判明いたしました。
このたびは、確認不足により貴社にご迷惑をおかけし、
深くお詫び申し上げます。
【誤記内容詳細】
・納品書番号：No.2025-0715-001
・発行日：令和7年7月10日
・対象商品：オフィス用品一式
誤記項目と内容：
■ 商品単価の誤り
・商品名：コピー用紙 A4 500枚×10冊
・誤記内容：単価 1,200円 × 10冊 = 12,000円
・正しい内容：単価 1,000円 × 10冊 = 10,000円
・差額：▲2,000円（税抜）
■ 合計金額の誤り
・誤記内容：合計 65,000円（税込 71,500円）
・正しい内容：合計 63,000円（税込 69,300円）
・差額：▲2,200円（税込）
【誤記原因】
弊社の商品マスター更新時において、価格改定情報の
システム反映が不完全であったため、旧価格が
納品書発行システムに残存していたことが原因でした。
また、発行前の最終チェック工程において、
この誤りを見落としたことも要因となりました。
【対応措置】
1. 訂正納品書の発行
本状と併せて、正しい内容での納品書（訂正版）を
同封いたします。お手数ですが、ご確認ください。
2. システム修正の完了
商品マスターの価格情報を正しく修正し、
同様の誤りが発生しないよう対応いたしました。
3. 請求・支払い処理の調整
既にお支払い手続きを進められている場合は、
差額の2,200円につきまして、次回ご請求時に
調整させていただきます。
【再発防止策】
1. システム管理の強化
・商品マスター更新時の二重チェック体制の導入
・価格変更履歴の管理機能強化
・自動検証機能の追加実装
2. 人的チェック体制の改善
・納品書発行前の複数担当者による確認
・月例での価格マスター点検の実施
・異常値検知のためのアラート機能設定
3. 品質管理の徹底
・事務処理品質向上のための研修実施
・チェックリストの見直しと運用徹底
・外部監査による業務プロセス評価
【今後の手続きについて】
1. 訂正納品書をもって正式な取引記録といたします
2. 会計処理上、ご不明な点がございましたら
いつでもお気軽にお問い合わせください
3. 今回の差額調整についてご質問等がございましたら
下記担当者まで直接ご連絡ください
この度は、基本的な事務処理において重大なミスを犯し、
貴社の経理ご担当者様をはじめ、関係者の皆様に
多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、
心よりお詫び申し上げます。
今後このようなことがないよう、
事務処理体制の抜本的な見直しを行い、
より一層の注意を払って業務にあたってまいります。
何卒ご理解とご容赦を賜りますとともに、
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう
お願い申し上げます。
【お問い合わせ先】
経理部 山田太郎（直通：03-1234-5678）
営業部 佐藤花子（直通：090-9876-5432）
敬具悪い例
納品書に間違いがありました。
すみませんでした。
正しいものを送ります。誤記種類別の記入例
商品名・型番誤記の場合
【誤記内容】
・誤記：プリンター HP-LaserJet-1000
・正記：プリンター HP-LaserJet-2000
・原因：類似商品の型番混同による入力ミス
【確認事項】
実際にお納めした商品は正しく HP-LaserJet-2000 で
ございます。商品そのものに誤りはございませんので
ご安心ください。数量誤記の場合
【誤記内容】
・誤記：コピー用紙 5箱
・正記：コピー用紙 3箱
・原因：注文書の読み取りミスによる数量間違い
【実納品確認】
実際にお納めした数量は3箱で正しく、
価格も3箱分で計算されております。
納品書の記載のみの誤りでございます。日付誤記の場合
【誤記内容】
・誤記：納品日 令和7年7月15日
・正記：納品日 令和7年7月10日
・原因：システム入力時の日付設定ミス
【影響について】
実際の納品は契約通り7月10日に完了しており、
納期の遅延等はございません。法的・実務的な留意点
商法・会計法上の注意事項
帳簿記載義務との関係
- 商法上の帳簿記載義務における正確性要求
- 会計帳簿と納品書の整合性確保
- 監査時の説明責任と証跡管理
- 税務調査時の対応準備
契約書との整合性
- 売買契約書記載内容との照合
- 価格条件・支払い条件の確認
- 納期・品質条件への影響評価
- 契約変更の必要性検討
消費税法上の取り扱い
- 適格請求書（インボイス）としての要件
- 消費税額の正確な記載義務
- 修正時の処理方法
- 税務署への報告義務
個人情報保護法への配慮
顧客情報誤記の場合
- 個人情報の適切な管理義務
- 誤記による情報漏洩リスク
- 本人への通知義務
- 再発防止策の文書化
第三者への影響
- 誤配送による情報漏洩の可能性
- 情報セキュリティ事故としての対応
- 監督官庁への報告検討
- 影響を受けた第三者への対応
電子帳簿保存法への対応
電子データでの修正
- 電子帳簿保存法に準拠した修正手続き
- タイムスタンプの適切な付与
- 修正履歴の保存義務
- 検索性の確保
証跡管理
- 訂正前後の両方の保存
- 修正理由の記録
- 承認者の明確化
- 外部監査への対応準備
使用タイミングと注意事項
発見・対応のタイムライン
誤記発見から2時間以内 🚨 緊急対応
- 影響範囲の初期評価
- 顧客への第一報（電話連絡）
- 社内関係者への緊急連絡
- 追加被害の防止措置
誤記発見から6時間以内 ⚠️ 詳細調査・対応策検討
- 原因の詳細調査
- 正しい内容の確認・検証
- 訂正版文書の作成
- 法的・税務的影響の評価
誤記発見から24時間以内 📋 正式対応・文書化
- お詫び状の作成・送付
- 訂正版納品書の発行
- 社内システムの修正
- 再発防止策の策定
重要度別の対応方針
最重要（即座に対応）
- 高額商品の価格誤記
- 税務に影響する誤記
- 個人情報を含む誤記
- 法的リスクのある誤記
重要（当日中に対応）
- 一般商品の価格誤記
- 数量・仕様の誤記
- 日付・期限の誤記
- 継続取引先での誤記
通常（48時間以内に対応）
- 軽微な記載ミス
- 商品名の誤字・脱字
- 形式的な誤記
- 業務に影響のない誤記
よくある失敗例と対策
失敗例1：発見が遅れて顧客から指摘される
- 原因：チェック体制の不備、システム監視不足
- 対策：発行後の自動チェック機能、顧客との定期確認
- 予防策：多重チェック体制、異常値検知システム
失敗例2：訂正内容に再度誤りがある
- 原因：急いで対応するあまりの確認不足
- 対策：訂正版の複数人による入念なチェック
- 手順：作成→一次確認→責任者確認→最終承認
失敗例3：システム修正が不完全で同じ誤りが再発
- 原因：根本原因の分析不足、暫定対応での終了
- 対策：システム改修の完了確認、テスト実施
- 確認方法：同条件でのテスト実行、複数パターンの検証
失敗例4：関連書類の修正漏れ
- 原因：影響範囲の把握不足、連携システムの見落とし
- 対策：関連文書・システムの一覧化、一括修正
- チェック項目：請求書、受注書、在庫システム、会計システム
緊急時対応マニュアル
Phase 1: 発見・初動対応（30分以内）
即座に実行する事項
□ 誤記内容の正確な特定
□ 影響範囲の初期評価
□ 直属上司への第一報
□ 顧客への事前連絡（概要のみ）
□ 追加被害防止措置
情報収集項目
□ 誤記の具体的内容（誤→正）
□ 影響する取引金額
□ 関連する商品・サービス
□ 既に実施済みの処理
□ 類似案件の有無
Phase 2: 詳細調査・対応策検討（2時間以内）
根本原因の調査
□ 誤記発生プロセスの特定
□ 関係者からのヒアリング
□ システムログの確認
□ チェック機能の動作確認
□ 類似事例の調査
影響範囲の詳細分析
□ 財務・会計への影響
□ 税務処理への影響
□ 在庫管理への影響
□ 他の顧客・取引への影響
□ 法的リスクの評価
Phase 3: 対応策実行・文書化（6時間以内）
顧客対応
□ 正式な謝罪連絡（電話）
□ 詳細説明資料の作成
□ お詫び状の作成・送付
□ 訂正版文書の発行
□ フォローアップ体制の構築
内部対応
□ システム・データの修正
□ 関連書類の修正
□ 社内関係者への情報共有
□ 事故報告書の作成
□ 再発防止策の策定
Phase 4: 継続フォロー・改善（1週間-1ヶ月）
短期フォロー
□ 顧客の修正確認
□ 追加要望・質問への対応
□ システム修正の効果確認
□ 関連業務の正常化確認
□ 社内報告・共有
中長期改善
□ 再発防止策の実施
□ 業務プロセスの見直し
□ システム改修の検討・実施
□ 教育・研修の実施
□ 効果測定・評価
よくある質問（FAQ）
Q1: 軽微な誤字・脱字でもお詫び状は必要か？
A1: 商品名や重要な情報でなければ、電話やメールでの簡単な訂正で済む場合もありますが、正式なビジネス文書である以上、書面での訂正をお勧めします。
Q2: 誤記により顧客に損失が発生した場合の対応は？
A2: まず誠実に謝罪し、損失の範囲を確認してください。契約条項や法的責任を踏まえ、必要に応じて法務担当者や顧問弁護士に相談の上で適切な補償を検討してください。
Q3: 同じ顧客で複数回誤記が発生した場合は？
A3: より深刻な問題として扱い、経営陣レベルでの謝罪と抜本的な業務改善が必要です。第三者による業務監査の受け入れも検討してください。
Q4: 電子インボイス制度下での納品書誤記の対応は？
A4: 適格請求書としての要件を満たす修正が必要です。税務署の指針に従い、修正版の発行と原本の保存、修正理由の記録が重要になります。
Q5: 顧客からの指摘で誤記が発覚した場合の対応は？
A5: より丁寧な謝罪が必要です。「ご指摘いただき、ありがとうございます」という感謝の気持ちも表現し、迅速な対応で信頼回復に努めてください。
Q6: 納品書誤記の社内処分はどの程度が適切か？
A6: 誤記の重要度、再発性、故意性等を総合的に判断します。軽微な場合は注意・指導、重大な場合は懲戒処分も含めて検討し、公平性と再発防止効果を考慮してください。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用ください。
重要な注意事項：納品書は法的にも重要な商取引の証拠書類です。誤記があった場合は、単なる事務ミスとして軽視せず、顧客との信頼関係や法的・税務的な影響を十分に考慮した対応が必要です。特に金額誤記や商品仕様の誤記は、顧客の業務に直接影響を与える可能性があるため、迅速かつ正確な訂正と、根本的な再発防止策の実施が不可欠です。また、電子帳簿保存法やインボイス制度など、関連法規の要件も満たす適切な修正手続きを行ってください。
