お詫び状（社員の態度）の書式テンプレートです。お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。丁寧に謝罪の意を込めましょう。
部下が取引先に訪問した際に失礼な態度を取ったというシチュエーションでは、自分が直接現場にいなければ誠意ある謝罪は難しいものです。また、「言った、言わない」の問題が起こりがちですが、「先方が不快な思いをした」ということには違いありません。それに対して、相手の立場を想像、謙虚な姿勢を貫いて、丁寧に謝罪しましょう。
書き方の注意点
- 謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう。相手に理解を求める一文、「今後は再発防止のために細心の注意を払います」などを記載しましょう。
- こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します。
- 謝罪文書は、トラブルがわかった段階で迅速に発送しましょう。
書き方のポイント
- 日付と宛名の記載: 文書の日付と宛名（会社名、役職、担当者名）を正確に記載します。これにより、正式なビジネス文書としての体裁が整います。
- 冒頭の挨拶文: 季節の挨拶や相手への感謝の言葉を最初に述べることで、丁寧で礼儀正しい印象を与えます。これにより、文書全体のトーンがフォーマルに整います。
- 問題の具体的な謝罪: 社員の不適切な態度について、具体的に何が問題だったのかを説明し、相手にどのような迷惑をかけたかを明確にします。誠意を持って謝罪する姿勢を示します。
- 再発防止策と反省の表明: 社員本人への訓戒や教育不足の反省を述べ、再発防止策を明示します。これにより、相手に対して誠意を示し、信頼回復に努める姿勢を伝えます。
- 本人の反省の伝達: 問題を起こした社員が反省していることを伝えることで、相手の理解と寛容を求める姿勢を示します。これにより、誠実さが伝わりやすくなります。
- 謝罪訪問の予告: 書面によるお詫びだけでなく、後日直接訪問して謝罪する意向を示します。これにより、相手に対する真摯な姿勢をアピールできます。
- 結びの謝辞とお願い: 最後に、再度謝罪の言葉を述べ、相手に寛容をお願いする一文で締めくくります。丁寧な言葉遣いで、相手への誠意を強調することが大切です。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
