お詫び状（社員の態度）の書式テンプレート（Word・ワード）

□ 当該社員からの詳細聞き取り
□ 同行者・関係者からの情報収集
□ 取引先からの詳細状況確認
□ 問題の性質・深刻度の評価
□ 法務・人事部門への報告
□ 緊急謝罪連絡（電話）の実施

□ 正式なお詫び状の作成・送付
□ 責任者による直接謝罪の申し入れ
□ 当該社員への指導・処分検討
□ 再発防止策の具体化
□ 社内への事例共有・教育計画策定

□ 組織風土の見直し
□ 教育・研修制度の強化
□ 人事評価制度の改善
□ 顧客対応マニュアルの更新
□ 定期的フォローアップ体制構築

【記載例】
この度は、弊社社員○○の貴社ご訪問時における態度について、
ご不快な思いをおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。

【問題の詳細】
○月○日の貴社ご訪問時において、弊社営業担当○○が
以下のような不適切な態度を取ったことが判明いたしました：

・受付での挨拶が不十分であった
・会議中に携帯電話を確認する行為があった
・専門用語の説明が不十分で、質問への回答も曖昧であった
・お見送りの際の感謝の表現が不適切であった

【背景と原因】
当該社員は入社3年目でありながら、基本的なビジネスマナーの
習得が不十分であり、また緊張により普段の訓練成果を
発揮できなかったものと考えております。

これは、弊社の教育体制の不備および管理監督不足に
起因するものであり、深く反省しております。

【記載例】
○月○日の技術説明会において、弊社エンジニア○○の
説明内容および態度について、ご指摘をいただき
誠にありがとうございました。深くお詫び申し上げます。

【問題の具体的内容】
・技術仕様の説明が専門用語に偏り、分かりやすさを欠いた
・貴社からの懸念事項に対して感情的に反応した
・代替案の提示が不十分であった
・議事録の確認を怠り、認識齟齬を生じさせた

【原因分析】
当該社員は技術的知識は豊富ですが、顧客視点での
説明技術が不足しており、また批判に対する
適切な対応方法を習得していませんでした。

さらに、事前の準備不足および上司による
指導・確認体制の不備が重なった結果でございます。

【記載例】
この度は、弊社社員○○が貴社において不適切な発言を行い、
○○様に大変不快な思いをおかけいたしましたことを
心より深くお詫び申し上げます。

【事実関係】
○月○日の打ち合わせにおいて、当該社員が○○様に対し
「○○○○」という発言を行ったことを確認いたしました。

この発言は明らかに不適切であり、相手の人格を
尊重しないものであったと深く反省しております。

【会社としての姿勢】
弊社では、あらゆる形のハラスメントや差別的行為を
厳格に禁止しており、今回の件を重大な問題として
厳正に対処いたします。

当該社員には即座に厳重注意を行うとともに、
今後の処分について検討いたします。

信頼関係重視の対応：
・これまでの取引経緯への言及
・継続的パートナーシップの重要性強調
・今後の取引への影響最小化策提示
・定期的な品質向上報告の約束
・幹部レベルでの謝罪訪問実施

第一印象回復重視の対応：
・企業全体の品質保証体制の説明
・類似事例の発生防止実績の提示
・他の優良顧客からの推薦状活用
・無償でのトライアル機会提供
・最高品質の担当者への変更

・技術的専門性と人間性の両立
・安全性への配慮不足の重大性
・品質管理との関連性
・長期的な技術サポート体制

・顧客満足度への直接的影響
・ブランドイメージへの重大な影響
・競合他社との差別化要因
・従業員教育の継続的重要性

・信頼性が事業の根幹
・規制当局への報告義務
・コンプライアンス体制の重要性
・社会的責任の大きさ

・口頭注意
・ビジネスマナー研修受講命令
・1-3ヶ月の指導期間設定
・先輩社員による密着指導

・書面による厳重注意
・減給処分（1-3ヶ月）
・専門研修・外部セミナー受講義務
・半年間の評価見直し
・担当業務の制限・変更

・出勤停止処分
・降格・職位変更
・懲戒処分の検討
・配置転換・職種変更
・退職勧奨・解雇の検討

1. 問題意識の共有
   ・なぜ問題となったかの理解
   ・相手の立場での体験学習
   ・企業価値観との照合

2. スキル向上訓練
   ・コミュニケーション技法
   ・ストレス管理・感情制御
   ・問題解決技法の習得

3. 実践とフィードバック
   ・ロールプレイング訓練
   ・録画による客観視
   ・定期的な振り返り面談

・管理職のマネジメント研修
・新入社員研修の充実
・定期的なリフレッシュ研修
・外部講師による専門研修
・業界ベストプラクティスの共有

・当該社員の氏名は必要最小限に留める
・プライベートな情報は一切記載しない
・処分内容の詳細は相手方に応じて調整
・社員の同意なく個人的事情を開示しない

令和○年○月○日

[宛名]
○○株式会社
○○部 部長 ○○ ○○ 様

[発信者情報]
株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○
〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
TEL: 000-000-0000

件名：弊社社員の態度に関するお詫び

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度は○月○日の弊社社員○○の貴社ご訪問時における
態度について、○○様にご不快な思いをおかけいたしましたことを
深くお詫び申し上げます。

【問題の詳細】
○○○○

【原因と背景】
○○○○

【当該社員への対応】
1. 即座の厳重注意
2. ○○研修の受講命令
3. ○ヶ月間の指導期間設定
4. 上司による密着指導

【再発防止策】
1. 全社員への教育強化
   ・○○研修の実施
   ・○○マニュアルの改訂
   ・定期的な振り返り面談

2. 管理体制の見直し
   ・○○チェック制度の導入
   ・○○報告体制の強化
   ・○○評価制度の改善

3. 組織風土の改革
   ・○○○○
   ・○○○○

【お詫び訪問のお願い】
つきましては、○月○日（○）午後、私自身が○○様のもとに
お伺いし、直接お詫びを申し上げたく存じます。

ご都合をお聞かせいただければ幸いでございます。

【今後の対応】
○○○○

このたびは、弊社の管理監督不行き届きにより
○○様にご迷惑をおかけいたしましたことを
重ねて深くお詫び申し上げます。

今後このようなことが二度と起こらないよう、
全社一丸となって取り組んでまいります。

何卒ご寛容をもってお見守りいただきますよう
伏してお願い申し上げます。

敬具

【お問い合わせ先】
代表取締役 ○○ ○○
直通電話：000-000-0000
携帯電話：090-0000-0000
Email: ○○○@○○○.co.jp

・ストレス耐性テストの導入
・顧客対応シミュレーション
・価値観・倫理観の確認
・過去の対人トラブル歴調査
・複数面接官による多角的評価

・実際の顧客対応場面での評価
・同僚・上司からの360度評価
・ストレス下での行動観察
・継続的なフィードバック実施

・オープンなコミュニケーション環境
・失敗を学習機会として活用
・多様性の尊重と包容力の醸成
・メンタルヘルスサポート体制

・顧客満足度の定期測定
・従業員満足度調査の実施
・ベストプラクティスの共有
・他社事例の研究・導入