お客様や取引先に対して請求書の誤記について謝罪する際の文書テンプレートです。適切な対応により信頼関係の維持・回復を図ることができます。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本原則
必須記載事項チェックリスト
- 発信日付
- 宛名（会社名・部署名・担当者名）
- 発信者情報（会社名・部署名・担当者名・連絡先）
- 誤記の具体的内容
- 謝罪の言葉
- 原因説明
- 修正対応策
- 再発防止策
- 結びの挨拶
文書作成の基本ポイント
迅速性を重視 誤記が判明したら可能な限り早急に（遅くとも24時間以内に）お詫び状を発送します。スピードは誠意の表れとして相手に伝わります。
具体性と明確性 「請求書に誤りがありました」ではなく「○月○日付請求書No.○○○の金額に誤りがありました（正：○○円、誤：○○円）」のように具体的に記載します。
責任の明確化 言い訳や責任転嫁は避け、自社の責任であることを明確に示します。ただし、過度な自己卑下は避けましょう。
敬語・謙譲語の正しい使い方
適切な表現例
| 状況 | 適切な表現 | 避けるべき表現 |
|---|---|---|
| 謝罪 | 心よりお詫び申し上げます | すみません |
| 原因説明 | 確認不足により | ミスをしてしまい |
| 対応策 | ご足労をおかけいたしますが | お手数ですが |
| 再発防止 | 管理体制を見直してまいります | 気をつけます |
実際のビジネスシーンでの記入例
【良い例】建設業での材料費誤記
件名：請求書誤記に関するお詫び（工事材料費）
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、令和6年6月30日付請求書（請求書No.2024-0630-001）におきまして、
工事材料費の金額に誤りがございました。
誤記内容：
正しい金額：1,250,000円
記載金額：1,520,000円
差額：270,000円（過大請求）
原因は弊社内での単価確認不足によるものでございます。【悪い例】曖昧な表現
件名：請求書の件
いつもお世話になっております。
請求書に間違いがありました。
確認不足でした。申し訳ございません。業界別の配慮ポイント
製造業 品番・型式・数量の誤記が多いため、これらを明確に特定して記載
サービス業 サービス期間・内容の誤記について、影響範囲を明確化
IT業界 システム仕様変更に伴う請求書修正の場合、技術的背景も簡潔に説明
法的・実務的な重要留意点
法的効力と保管義務
文書保管期間
- 法人：7年間（法人税法）
- 個人事業主：7年間（所得税法）
- お詫び状も請求書関連文書として同期間保管が推奨
印紙税の注意 修正後の請求書で金額が変更される場合、印紙税額も確認が必要
会計処理上の注意点
売上修正のタイミング
- 過大請求：お詫び状発送と同時に売上減額処理
- 過少請求：相手の承諾後に売上増額処理
消費税の取り扱い 税抜・税込表示の誤記の場合、消費税額の修正も忘れずに実施
使用タイミングと判断基準
即座に発送すべきケース
- 金額の誤記（特に過大請求）
- 支払期日の誤記
- 振込先情報の誤記
- 税率適用の誤り
慎重な検討が必要なケース
- 軽微な記載ミス（次回請求時修正でも可）
- 相手方にも原因がある場合
- 契約条件の解釈に関わる場合
トラブル防止チェックポイント
- 事実確認の徹底：誤記内容を複数名で確認
- 影響範囲の特定：他の請求書にも同様の誤りがないか確認
- 承認プロセス：お詫び状発送前に上司・経理責任者の承認を得る
- 記録の保存：発送日時・方法・担当者を記録
よくある失敗例と対策
失敗例1：謝罪のタイミングが遅い
問題：誤記発覚から1週間後にお詫び状を発送 対策：誤記判明後24時間以内の発送体制構築
失敗例2：原因説明が不十分
問題：「確認不足により」のみで具体的原因が不明 対策：どの工程での、どのような確認不足かを特定して記載
失敗例3：修正対応が不明確
問題：「修正いたします」のみで具体的な対応方法が不明 対策：新請求書の発行日、差額の処理方法を明確化
カスタマイズのヒント
業種別調整ポイント
小売業
- 商品コード・JANコードの誤記に対応
- 返品・交換への影響説明を追加
建設業
- 工事進捗に与える影響を説明
- 支払いサイクルへの配慮を表明
コンサルティング業
- 専門用語の説明を簡潔に追加
- 提供サービス内容の再確認を提案
社内ルール対応
承認フロー 各社の承認規程に応じて、お詫び状の承認ルートを事前設定
文書番号管理 社内の文書管理規程に従った文書番号の付与
電子化対応 電子印鑑・電子署名の使用可否を社内ルールに応じて判断
デジタル化・電子化対応
電子メール送信時の注意点
- 件名に「【重要】お詫び」等の文言を入れて緊急性を表現
- 本文をPDF化して改ざん防止
- 開封確認機能を活用
- 紙文書も併送（重要案件の場合）
電子帳簿保存法対応
- タイムスタンプの付与
- 改ざん防止措置の実施
- 検索要件への対応
実践的チェックリスト
発送前最終確認（5分でできる）
- 宛名・宛先に間違いはないか
- 誤記内容の記載に間違いはないか
- 修正後の正しい内容が記載されているか
- 連絡先（電話番号・メールアドレス）は正確か
- 上司・責任者の承認は得られているか
- 修正請求書は準備できているか
- 返信用封筒は同封されているか
発送後フォローアップ（1週間以内）
- 相手先への到着確認
- 修正請求書への質問・異議の有無確認
- 誤記書類の返送状況確認
- 同種誤記の他案件への影響確認
- 再発防止策の社内共有
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
