お詫び状（請求書誤記）の書式テンプレートです。お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。丁寧に謝罪の意を込めましょう。
書き方の注意点
- 理由の如何を問わず、誤記が確認できたら、まず詫びます。
- なぜ誤記が発生したか調査し、理由を伝えるのが丁寧です。
- 二度と誤記しないことを誓います。
書き方のポイント
- 日付と宛名の記載: お詫び状の日付や宛名（会社名、役職、担当者名）を明記します。これにより、正式なビジネス文書としての基本的な体裁が整います。
- 冒頭の挨拶文: 季節の挨拶や相手の健康を気遣う文を冒頭に入れ、丁寧な印象を与えます。これにより、お詫び文全体のトーンが礼儀正しくなります。
- 問題の具体的な謝罪: どのような誤りがあったのかを明確にし、具体的な内容（請求書の金額誤記）について謝罪します。相手の迷惑を認識し、誠実に謝罪する姿勢を示します。
- 原因の説明: 誤りの原因（確認ミス）がどこにあったかを説明し、相手に誤解がないように伝えます。責任を明確にすることで、信頼回復に努めます。
- 修正対応の提案: 誤った請求書の代わりに新しい請求書を発行し、同封している旨を伝えます。これにより、具体的な対応策を提示し、迅速な処置を取っていることを示します。
- 誤記載書類の返送依頼: 誤った請求書の返送を依頼し、相手に協力をお願いする姿勢を示します。返信用封筒の同封など、相手の負担を軽減する配慮も重要です。
- 再発防止策の表明: 今後の確認体制の徹底について言及し、同じミスを繰り返さないように努力する姿勢を伝えます。これにより、相手に対する誠意を示すことができます。
- 結びの謝辞とお願い: 最後に、重ねてお詫びの言葉と相手の寛容をお願いする一文で締めくくります。丁寧な言葉遣いで相手の理解を得やすくします。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
