お客様や取引先に対して、一度発注した商品やサービスの取り消しをお願いする際の謝罪を表す重要なビジネス文書です。発注取り消しは相手方に大きな迷惑をかける可能性があるため、誠実な対応により信頼関係の維持と今後の取引継続を図ることが重要です。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
必須記載事項
- 取り消し対象の詳細：発注番号、商品名、数量、発注日、納期等を明確に記載
- 取り消し理由の具体的説明：客観的で理解しやすい理由の詳細説明
- 相手方への影響認識：発注取り消しによる相手方の損失や迷惑への理解
- 補償・対応策：キャンセル料、既発生費用の負担、代替案の提示
- 今後の関係継続への意志：長期的な取引関係維持への強い意向
- 緊急連絡先：迅速な対応のための担当者直通連絡先
取り消し理由別の対応方針
自社都合による取り消し
- 率直な責任認識と深い謝罪
- 相手方損失の積極的な補償
- 具体的な改善策の提示
- 今後の発注精度向上への取り組み
外部環境変化による取り消し
- 客観的な状況説明
- やむを得ない事情への理解要請
- 可能な限りの補償検討
- 代替的な取引機会の提案
緊急事態による取り消し
- 緊急性と重要性の説明
- 法的・安全上の必要性強調
- 最小限の影響への努力証明
- 事態収束後の関係回復策
敬語・謙譲語の段階的使い分け
軽微な影響の場合
- 「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」
- 「急なお願いで恐縮ですが」
- 「ご理解いただけますでしょうか」
重大な影響の場合
- 「多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます」
- 「このような身勝手なお願いにより、深甚なるお詫びを申し上げます」
- 「重大な契約変更をお願いし、心よりお詫び申し上げます」
継続的関係を重視する表現
- 「末永くお取引いただけますよう」
- 「今後ともご指導ご鞭撻のほど」
- 「信頼回復に全力で取り組んでまいります」
具体的な記入例
良い例（経営方針変更による取り消し）
件名：【重要】ご発注商品取り消しのお願いとお詫び
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度は誠に身勝手なお願いで恐縮でございますが、
下記発注商品につきまして、取り消しをお願いしたく
ご連絡申し上げました。
【取り消し対象商品詳細】
・発注番号：PO-2025-0715-001
・発注日：令和7年7月1日
・商品名：店舗用ディスプレイ什器一式
・仕様：カスタムデザイン 木製什器 20台
・発注金額：2,500,000円（税込）
・納期：令和7年8月15日
・設置予定：新宿店舗リニューアル用
【取り消し理由】
弊社の事業戦略見直しに伴い、新宿店舗のリニューアル計画を
急遽中止することとなりました。具体的には、
コロナ禍後の消費動向変化により、店舗型小売事業から
オンライン事業への重点移行を決定したためでございます。
この決定は7月10日の臨時取締役会において決議されたもので、
既にご発注をいただいていた貴社には、
このような急な変更により多大なるご迷惑をおかけすることを
深くお詫び申し上げます。
【お詫びと補償について】
1. キャンセル料のお支払い
契約書に基づくキャンセル料として、
発注金額の30%（750,000円）をお支払いいたします。
2. 既発生費用の全額負担
設計費、材料手配費等、既に発生している費用については
実費を全額お支払いいたします。
詳細は後日、貴社からご請求ください。
3. 迅速なお支払い
上記費用については、ご請求書受領後
5営業日以内にお支払いいたします。
【今後に向けて】
1. 代替案のご相談
本什器の他店舗での活用や、仕様変更による
汎用品への転用が可能でしたら、
ぜひご相談させてください。
2. 今後の取引機会
オンライン事業展開に伴う新たな設備投資において、
貴社にお声がけさせていただきたく存じます。
3. 発注管理の改善
今回のような事態を防ぐため、
発注前の社内承認プロセスを見直し、
より慎重な発注管理体制を構築いたします。
【緊急連絡先とお願い】
つきましては、大変恐縮ではございますが、
本件取り消しについてご承諾いただけますでしょうか。
ご不明な点、ご要望等がございましたら、
下記担当者まで遠慮なくお申し付けください。
この度は、契約履行直前での身勝手な変更により、
貴社の製造スケジュールや資材調達等に
多大なるご迷惑をおかけいたしますこと、
重ねて深くお詫び申し上げます。
何卒ご理解とご容赦を賜りますとともに、
今後とも末永くお取引いただけますよう
お願い申し上げます。
近日中にお詫びとご説明のため、
貴社にお伺いさせていただきたく存じます。
お忙しい中恐縮でございますが、
お時間をいただけますようお願い申し上げます。
【担当者連絡先】
購買部長 田中太郎（直通：03-1234-5678）
営業企画部 佐藤花子（直通：090-9876-5432）
※緊急時は24時間対応可能
敬具悪い例
注文をキャンセルします。
都合が悪くなったためです。
申し訳ありません。取り消し理由別の記入例
資金繰り悪化による取り消し
【取り消し理由】
新型コロナウイルス感染症の影響により、
弊社の業績が想定を大幅に下回り、
資金繰りが極めて厳しい状況となったため、
やむを得ず設備投資計画の見直しを行うことといたしました。
【今後の見通し】
資金状況の回復次第、改めて発注のご相談を
させていただきたく存じます。法的規制変更による取り消し
【取り消し理由】
○月○日に施行された新たな安全基準により、
当初予定していた仕様では法的要件を満たさないことが
判明いたしました。新基準対応には大幅な設計変更が
必要となるため、一旦発注を取り消させていただき、
改めて仕様を検討させていただきたく存じます。技術的問題による取り消し
【取り消し理由】
発注後の詳細検討において、当該商品が
弊社の既存システムとの互換性に重大な問題があることが
技術検証により判明いたしました。
このまま導入を進めると、システム全体の安定性に
影響を与える可能性があるため、
やむを得ず取り消しをお願いする次第です。法的・実務的な留意点
契約法上の責任と対応
債務不履行責任
- 発注は法的な契約行為であり、一方的取り消しは債務不履行
- 損害賠償責任の発生可能性
- 契約解除の正当事由の有無
- 相手方の同意なしには取り消し不可
損害賠償の範囲
- 直接損害：材料費、労務費、機会損失
- 間接損害：他の取引への影響、信用失墜
- 予見可能性の原則と損害の立証
- 契約条項による制限の確認
契約条項の確認事項
- キャンセル条項の有無と条件
- 損害賠償の予定（ペナルティ条項）
- 不可抗力条項の適用可能性
- 契約解除の手続き規定
商法・民法上の注意点
商事売買の特則
- 商法上の検査・通知義務
- 履行遅滞・履行不能の効果
- 買主の代金支払義務
- 売主の損害軽減義務
信義則・公序良俗
- 信義誠実の原則に基づく協議
- 一方的な契約変更の制限
- 相手方の合理的期待の保護
- 社会通念上の相当性
会計・税務上の処理
会計処理
- キャンセル料の費用計上
- 前払金の処理方法
- 損失の認識時期
- 引当金の設定検討
税務処理
- 損金算入の要件
- 消費税の取り扱い
- 源泉徴収の必要性
- 税務調査時の説明準備
使用タイミングと注意事項
発送タイミングの重要性
即座の対応が必要（24時間以内） 🚨 最優先案件
- 製造開始前の緊急取り消し
- 高額案件（1,000万円以上）
- 特注品・カスタム製品
- 法的・安全上の緊急事態
⚠️ 迅速対応（48時間以内）
- 一般商品の取り消し
- 標準仕様での発注
- 中額案件（100万円-1,000万円）
- 継続取引先との案件
📋 計画的対応（72時間以内）
- 少額案件（100万円未満）
- 汎用品・在庫品
- 新規取引先との案件
- 複雑な事情説明が必要な場合
取り消し可能性の判断基準
取り消し困難（協議が必要）
- 製造・加工が既に開始されている
- 専用材料・部品が既に調達済み
- 他の顧客への影響が大きい
- 季節性・時期性の強い商品
取り消し可能性あり（交渉により解決）
- 製造開始前の段階
- 汎用品・標準仕様
- 代替顧客の存在可能性
- 長期取引関係での信頼蓄積
取り消し容易（通常の商慣習範囲）
- 発注後すぐの段階
- 在庫品・即納品
- 少額案件
- 明確な免責事由の存在
よくある失敗例と対策
失敗例1：一方的な通知で相手の同意を得ない
- 問題：法的リスクの増大、関係悪化
- 対策：事前協議と相手方の同意取得
- 手順：電話相談→正式協議→書面確認
失敗例2：補償条件が不十分で相手が納得しない
- 問題：交渉の長期化、追加費用の発生
- 対策：相手の立場に立った十分な補償提示
- 検討項目：直接費用、間接費用、機会損失
失敗例3：理由説明が不十分で信頼を失う
- 問題：今後の取引関係への悪影響
- 対策：客観的で納得性の高い理由説明
- 重要点：具体性、緊急性、やむを得ない事情
失敗例4：同様の取り消しを繰り返して信用失墜
- 問題：取引停止、業界内での悪評
- 対策：発注プロセスの抜本的見直し
- 改善策：承認体制強化、リスク評価の徹底
緊急時対応チェックリスト
Phase 1: 緊急判断・初動対応（2時間以内）
緊急度の評価
□ 取り消しの緊急性・必要性の確認
□ 相手方への影響度の初期評価
□ 法的リスクの初期評価
□ 代替案の可能性確認
□ 社内承認の緊急性判断
初動対応
□ 直属上司への緊急報告
□ 法務・経理担当者への相談
□ 相手方への事前連絡（概要のみ）
□ 社内関係者への緊急連絡
□ 追加被害の防止措置
Phase 2: 詳細分析・対応策検討（6時間以内）
詳細分析
□ 契約条項の詳細確認
□ 相手方の損失見積もり
□ 法的責任の詳細評価
□ 補償範囲の検討
□ 代替案の具体的検討
対応策の立案
□ 補償条件の具体的検討
□ 交渉戦略の策定
□ 謝罪方法の決定
□ 今後の関係維持策
□ 社内承認の取得
Phase 3: 正式対応・交渉（24時間以内）
相手方との協議
□ 正式な謝罪と説明
□ 補償条件の提示
□ 相手方要望の確認
□ 合意条件の調整
□ 書面での確認
社内手続き
□ 最終承認の取得
□ 予算・支払い手続き
□ 関係部署への通知
□ 記録・文書化
□ フォロー体制の構築
Phase 4: 事後フォロー・改善（継続的）
短期フォロー
□ 合意事項の確実な履行
□ 補償金の迅速な支払い
□ 相手方満足度の確認
□ 追加要望への対応
□ 関係修復の進捗確認
中長期改善
□ 再発防止策の実施
□ 発注プロセスの見直し
□ 社内教育・研修の実施
□ 取引関係の正常化確認
□ 改善効果の評価
よくある質問（FAQ）
Q1: 発注後すぐであれば、無償で取り消しできるか？
A1: 発注は法的な契約行為のため、相手方の同意なしには取り消しできません。相手方に損失が発生していない場合でも、誠実な謝罪と協議が必要です。
Q2: 不可抗力（災害等）による取り消しでも補償は必要か？
A2: 契約に不可抗力条項があれば法的責任は免責される可能性がありますが、信頼関係維持の観点から、可能な範囲での配慮・補償を検討することをお勧めします。
Q3: 相手方が取り消しに応じない場合の対処法は？
A3: 法的には相手方に取り消しに応じる義務はありません。より良い条件提示、代替案の検討、法的手続きの検討など、段階的なアプローチが必要です。
Q4: 同じ取引先で過去に取り消しがあった場合の対応は？
A4: より深刻な問題として扱い、経営陣レベルでの謝罪と、抜本的な発注管理体制の改善が必要です。信頼回復により多くの時間と努力が必要になります。
Q5: 取り消しによる損失の計算方法は？
A5: 直接費用（材料費、労務費）、間接費用（機会損失、管理費）、将来損失（信用失墜）を総合的に評価します。専門家（会計士、弁護士）への相談をお勧めします。
Q6: 口頭での発注の取り消しも書面が必要か？
A6: 口頭発注であっても法的な契約は成立しており、取り消しには相手方の同意が必要です。トラブル防止のため、書面での確認をお勧めします。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用ください。
重要な注意事項：発注取り消しは契約上の重大な変更であり、相手方に経済的・事業的な損失を与える可能性があります。単なる謝罪では済まず、適切な補償と今後の信頼関係維持への具体的な取り組みが不可欠です。また、頻繁な取り消しは企業の信用失墜につながるため、発注前の十分な検討と承認プロセスの強化が重要です。取り消しが必要な場合は、可能な限り早期に相手方と誠実に協議し、双方が納得できる解決策を見出すよう努めてください。
