お詫び状（注文品誤送）の書式テンプレート（Word・ワード）

□ 誤送内容の正確な把握・記録
□ 正しい商品の在庫状況確認
□ 顧客への緊急連絡（電話）
□ 配送業者への緊急連絡
□ 誤送商品の回収手配開始
□ 正しい商品の緊急出荷準備
□ 関係部署への緊急報告

□ 正式なお詫び状の作成・送付
□ 誤送商品の回収スケジュール調整
□ 正しい商品の最優先出荷
□ 配送料・諸費用の会社負担手配
□ 原因分析の開始
□ 類似ミスの有無確認

□ 正しい商品の納品完了
□ 誤送商品の回収完了
□ 損害・迷惑料の算定・支払
□ 原因分析結果の報告
□ 再発防止策の実施
□ フォローアップ体制の確立

【記載例】
この度は、○月○日出荷の貴社ご注文商品において、
誤った商品をお送りしてしまい、深くお詫び申し上げます。

【誤送の詳細】
・ご注文商品：○○製品（型番：○○○-001）数量：50個
・誤送商品：○○製品（型番：○○○-002）数量：50個
・注文番号：○○○○○
・出荷日：令和○年○月○日

【誤送の原因】
出荷作業において、類似した型番の商品を取り違えて
梱包してしまったことが判明いたしました。
具体的には、ピッキング担当者が「○○○-001」と
「○○○-002」を見間違え、確認作業も不十分であったことが
直接的な原因でございます。

【お客様への影響】
本誤送により、貴社の生産計画に支障をきたし、
○○様には多大なるご迷惑をおかけしていることを
深く憂慮しております。

【記載例】
この度は、弊社の受注システムにおけるデータ処理エラーにより、
ご注文と異なる商品をお送りしてしまい、深くお詫び申し上げます。

【システムエラーの詳細】
○月○日のシステムメンテナンス後、商品マスターデータの
一部に不整合が発生し、ご注文の「○○製品 Aタイプ」が
「○○製品 Bタイプ」として処理されてしまいました。

【影響範囲】
同日に処理された○件の注文のうち、○件で同様のエラーが
発生している可能性があり、現在緊急調査を実施しております。

【システム復旧状況】
・エラー原因の特定：完了
・データ修正作業：完了
・システム正常性確認：完了
・再発防止策の実装：○月○日完了予定

【記載例】
この度は、配送業者における配送ミスにより、
他のお客様向けの商品が貴社に配送され、
ご迷惑をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。

【配送ミスの詳細】
○○運輸において、同日配送予定の複数荷物を
積み込み時に取り違えたことが判明いたしました。
・貴社配送予定：○○製品
・実際の配送：○○製品（○○様向け）

【配送業者との連携対応】
1. 誤配送商品の即座の回収
2. 正しい商品の最優先配送
3. 配送業者の責任者による直接謝罪
4. 再発防止策の共同策定

ただし、配送業者のミスではございますが、
業者選定・管理は弊社の責任であり、深く反省しております。

製造業向けの特別配慮：
・JIT生産への影響最小化
・代替品の互換性確認
・品質保証書の再発行
・技術サポートの提供
・緊急配送の無償実施
・将来注文の優先対応

小売業向けの特別配慮：
・販売機会損失の補償検討
・緊急代替品の確保
・店頭POPの緊急変更支援
・顧客対応マニュアルの提供
・次回仕入時の特別条件提示

建設業向けの特別配慮：
・工期への影響分析
・代替材料の構造適合性確認
・現場作業への緊急対応
・追加コストの負担検討
・設計変更支援の提供

1. 回収費用
   ・配送料：全額会社負担
   ・梱包材：会社から提供
   ・作業時間：迷惑料として考慮

2. 回収方法
   ・指定日時での回収
   ・24時間以内の回収実施
   ・土日祝日も対応可能
   ・回収証明書の発行

1. 最優先出荷
   ・他の注文より優先
   ・当日出荷の実施
   ・最速配送方法の選択
   ・配送状況の随時報告

2. 品質保証の強化
   ・ダブルチェック実施
   ・責任者による最終確認
   ・写真付き出荷報告
   ・到着確認の徹底

1. 機会損失
   ・計算根拠：販売予定数量×利益率
   ・対象期間：遅延期間中
   ・上限設定：注文金額の○%

2. 追加コスト
   ・緊急調達費用の差額
   ・代替手段にかかる費用
   ・人件費・交通費等の実費
   ・証明書類の提出で実費精算

1. 信頼関係への影響
   ・次回注文時の特別割引
   ・送料無料期間の延長
   ・優先顧客としての待遇向上

2. 営業支援の強化
   ・技術サポートの無償提供
   ・新商品情報の優先案内
   ・展示会・セミナーへの優待招待

第1段階：ピッキング時
□ 注文書との照合
□ バーコードスキャン
□ 数量の目視確認
□ 商品状態の確認

第2段階：梱包時
□ 再度の商品確認
□ 梱包明細との照合
□ 破損・汚損の確認
□ 付属品の確認

第3段階：出荷時
□ 伝票との最終照合
□ 宛先情報の確認
□ 配送方法の確認
□ 責任者による承認

1. RFID・ICタグ活用
   ・商品の自動識別
   ・リアルタイム在庫管理
   ・誤出荷の自動検知
   ・トレーサビリティの向上

2. AI・画像認識技術
   ・商品の自動判別
   ・梱包内容の自動確認
   ・異常検知システム
   ・学習機能による精度向上

3. クラウド連携システム
   ・リアルタイム情報共有
   ・多拠点での統一管理
   ・顧客との情報連携
   ・配送業者との連携強化

令和○年○月○日

[宛名]
○○株式会社
購買部 ○○ ○○ 様

[発信者情報]
株式会社○○○○
物流部長 ○○ ○○
〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
TEL: 000-000-0000
Email: ○○○@○○○.co.jp

件名：【緊急】ご注文商品誤送に関するお詫びと対応

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度は○月○日出荷のご注文商品において、
誤った商品をお送りしてしまい、深くお詫び申し上げます。

【誤送の詳細】
・注文番号：○○○○○
・ご注文商品：○○製品（型番：○○○）○○個
・誤送商品：○○製品（型番：○○○）○○個
・出荷日：令和○年○月○日
・配送業者：○○運輸

【誤送の原因】
○○○○

【緊急対応措置】
1. 誤送商品の回収
   ・回収予定：○月○日（○）○時～○時
   ・回収方法：○○運輸による無料回収
   ・梱包不要（そのままでお渡しください）

2. 正しい商品の緊急出荷
   ・出荷予定：○月○日（○）
   ・配送予定：○月○日（○）午前中
   ・配送方法：○○便（最優先扱い）

3. 費用負担
   ・回収・再配送費用：全額弊社負担
   ・ご迷惑料：○○円
   ・その他の実費：領収書にて精算

【お客様への影響とお詫び】
本誤送により、貴社の○○作業に支障をきたし、
○○様には多大なるご迷惑をおかけしておりますことを
深くお詫び申し上げます。

【再発防止策】
1. 出荷前チェック体制の強化
   ・○○システムの導入
   ・○○確認の義務化
   ・責任者による最終承認制度

2. 従業員教育の徹底
   ・○○研修の実施
   ・○○マニュアルの改訂
   ・定期的な習熟度テスト

3. システム改善
   ・○○システムの改修
   ・○○機能の追加
   ・○○との連携強化

【今後の対応】
○月○日（○）午後、担当責任者がお伺いし、
直接お詫びを申し上げるとともに、今後の改善策について
ご説明させていただきたく存じます。

この度は、弊社の管理不備により○○様に
多大なるご迷惑とご心配をおかけいたしましたことを
重ねて深くお詫び申し上げます。

今後このようなことが二度と起こらないよう、
全社一丸となって品質向上に取り組んでまいります。

何卒ご理解とご寛容を賜りますよう
お願い申し上げます。

敬具

【緊急連絡先】
物流部長：○○ ○○
携帯電話：090-0000-0000（24時間対応）
Email: ○○○@○○○.co.jp

品質管理責任者：○○ ○○
直通電話：000-000-0000
Email: ○○○@○○○.co.jp