お詫び状（欠品）の書式テンプレート（Word・ワード）

□ 欠品数量・影響範囲の正確な把握
□ 在庫管理システムの再確認
□ 生産・調達部門への緊急確認
□ 影響を受ける全顧客のリストアップ
□ 代替案の初期検討
□ 重要顧客への緊急連絡（電話）

□ 欠品原因の詳細分析
□ 復旧見込み時期の算定
□ 代替品・代替案の具体的検討
□ 他の在庫品での代用可能性確認
□ 緊急調達の可能性調査
□ 正式なお詫び状の準備

□ 正式なお詫び状の発送
□ 具体的な納期回答
□ 代替案の詳細提示
□ 補償内容の提案
□ 再発防止策の説明
□ 継続的フォロー体制の構築

【記載例】
この度は、○○製品について欠品が発生し、ご注文いただきました
商品をお約束の期日にお届けできないことになり、深くお詫び申し上げます。

【欠品の詳細】
・対象商品：○○（型番：○○○）
・ご注文数量：○○個
・欠品数量：○○個
・不足率：○○%

【欠品の原因】
年末商戦に向けた需要予測において、前年同期比150%の増加を見込んで
おりましたが、実際には200%を超える急激な需要増加があり、
生産計画が需要に追いつかない状況となりました。
特に、○○業界での予期しない特需が発生したことが主因でございます。

【お客様への影響】
本欠品により、○○様の年末商戦への商品投入計画に影響を与え、
販売機会の損失を生じさせてしまうことを深く憂慮しております。

【記載例】
この度は、主要部品供給元である○○社における設備トラブルにより、
弊社製品の生産に必要な部品調達が困難となり、○○製品の
出荷が遅延することとなり、深くお詫び申し上げます。

【状況説明】
○月○日、○○社の主力工場において設備火災が発生し、
弊社向け部品の生産ラインが停止いたしました。
復旧には約3週間を要する見込みでございます。

【代替調達の努力】
1. 他の認定サプライヤーからの緊急調達
   →部分的に確保（必要量の40%）
2. 代替部品での設計変更
   →技術的検討中（1週間で結論）
3. 海外調達先の開拓
   →2週間後に初回納品予定

【お客様への具体的影響】
・当初納期：○月○日
・修正納期：○月○日（○週間遅延）
・一部納品：○月○日（○○%分）

【記載例】
弊社○○工場において、主力生産設備に予期しない故障が発生し、
○○製品の生産が一時停止となりましたことを深くお詫び申し上げます。

【トラブルの詳細】
○月○日午後、製造ライン○号機の制御システムに不具合が発生し、
安全確保のため生産を緊急停止いたしました。
現在、設備メーカーと連携して復旧作業を進めております。

【復旧見込み】
・部品交換完了：○月○日予定
・試運転開始：○月○日予定
・本格稼働再開：○月○日予定
・フル生産体制：○月○日予定

【代替生産の確保】
1. 他工場での生産可能性
   →技術的には可能、セットアップに1週間
2. 協力会社での生産委託
   →品質基準クリア確認後に実施
3. 24時間体制での復旧作業
   →専門技術者チームを投入済み

製造業のお客様への配慮事項：
・JIT（ジャストインタイム）生産への影響分析
・代替品による品質への影響評価
・顧客の顧客への影響波及防止策
・緊急時の優先供給体制確立
・技術サポート体制の強化

小売業のお客様への配慮事項：
・店頭での欠品による機会損失
・消費者からのクレーム対応支援
・代替商品の緊急供給
・販促支援の強化
・将来在庫の優先確保

建設業のお客様への配慮事項：
・工事スケジュールへの影響分析
・代替材料の建築基準法適合確認
・構造計算書の再作成支援
・現場作業員の待機費用考慮
・近隣への説明責任支援

1. 機会損失
   ・計算式：予定販売数量 × 単価 × 利益率
   ・対象期間：欠品期間中
   ・証明書類：販売計画書、過去実績

2. 代替調達費用
   ・対象：より高価な代替品の差額
   ・上限：当初契約金額の○%まで
   ・証明書類：調達先からの見積書

3. 保管・運搬費用
   ・対象：分割納品による追加コスト
   ・実費：運送費、保管費、人件費
   ・証明書類：各業者からの請求書

1. 信頼関係維持のための措置
   ・次回取引での価格優遇
   ・優先供給権の付与
   ・長期契約での安定価格保証

2. 営業支援の強化
   ・技術サポートの無償提供
   ・マーケティング支援の実施
   ・新商品の優先案内

・同一性能・同一品質の他社製品
・当社他工場からの転送
・グループ会社からの調達
・品質保証は当社が実施

・より高性能な当社製品での代替
・差額は当社負担
・オーバースペックによる影響説明
・将来の標準化提案

・軽微な仕様変更による代替
・技術的影響の詳細説明
・承認手続きの簡素化
・変更に伴うリスクの明確化

「この度は、○○製品の出荷が予定より遅れることとなり、
ご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。」

「この度は、○○製品の重大な欠品により、○○様の事業計画に
甚大な影響を与えてしまいましたことを、深く深くお詫び申し上げます。」

「この度の欠品により、○○様の業務継続に重大な支障を
きたしてしまいましたことを、衷心よりお詫び申し上げます。」

令和○年○月○日

[宛名]
○○株式会社
購買部長 ○○ ○○ 様

[発信者情報]
株式会社○○○○
営業部長 ○○ ○○
〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
TEL: 000-000-0000
Email: ○○○@○○○.co.jp

件名：【緊急】○○製品欠品に関するお詫びと対応策

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度は○月○日納期予定の○○製品について
欠品が発生し、お約束の期日にお届けできないことと
なりましたことを深くお詫び申し上げます。

【欠品の詳細】
・対象商品：○○製品（型番：○○○）
・ご注文番号：○○○○
・ご注文数量：○○個
・欠品数量：○○個
・当初納期：令和○年○月○日
・修正納期：令和○年○月○日

【欠品の原因】
○○○○

【お客様への影響】
○○○○

【代替案のご提案】
1. 分割納品
   ・第1回：○月○日 ○○個
   ・第2回：○月○日 ○○個

2. 代替製品での対応
   ・代替品：○○製品（型番：○○○）
   ・性能比較：○○○○
   ・価格：同額にて提供

3. 緊急調達
   ・他工場からの転送：○○個（○日後）
   ・協力会社からの調達：○○個（○日後）

【補償について】
○○○○

【再発防止策】
○○○○

【今後の対応】
担当営業○○が○月○日（○）午後にお伺いし、
詳細なご相談をさせていただきたく存じます。

この度は、弊社の管理不備により○○様に多大なる
ご迷惑をおかけいたしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

一刻も早い解決に向けて全力で取り組んでまいりますので、
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

【緊急連絡先】
営業部長：○○ ○○
携帯電話：090-0000-0000（24時間対応）
Email: ○○○@○○○.co.jp

生産管理部：○○ ○○
直通電話：000-000-0000
Email: ○○○@○○○.co.jp