お詫び状（欠品）の書式テンプレート（Word・ワード）

お詫び状（欠品）の書式テンプレートです。お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。丁寧に謝罪の意を込めましょう。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。

書き方の注意点

謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう。相手に理解を求める一文、「今後は再発防止のために細心の注意を払います」などを記載しましょう。
こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します。
謝罪文書は、トラブルがわかった段階で迅速に発送しましょう。

書き方のポイント

日付と宛名の記載: 文書の日付や宛名（会社名、担当者名）を正確に記載します。これにより、正式なビジネス文書としての体裁が整います。
冒頭の挨拶文: 季節の挨拶や日頃の感謝の言葉を最初に述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。これにより、文書全体のトーンがフォーマルに整います。
欠品の具体的な状況説明: 欠品の状況を具体的に説明し、どの商品が何台足りないのか、またその原因についても簡潔に述べます。相手に事態を正確に理解してもらうことが重要です。
納品スケジュールの提示: 欠品分の納品までにかかる時間（例：次回納品まで1ヶ月）を明確に伝え、相手に具体的な対応の目処を示します。これにより、相手の不安を和らげます。
一時的な対応策の提案: 在庫がある分を先に納品し、残りは後日納品するなどの一時的な対応策を提案します。相手に協力をお願いする姿勢を見せることで、誠意を伝えます。
猶予のお願い: 相手に対して猶予をお願いする一文を加え、理解と協力を求めます。丁寧なお願いの表現で、相手に負担を感じさせないよう配慮します。
結びの謝辞と謝罪: 最後に再度お詫びと感謝の言葉を述べ、誠実さを強調して締めくくります。丁寧な言葉遣いで相手への誠意を伝えることが大切です。