お詫び状（支払遅延）の書式テンプレートです。お客様や取引先に対して謝罪の意を表す文書です。丁寧に謝罪の意を込めましょう。
書き方の注意点
- 謝罪だけではなく、原因と対策を示す文章を必ず記載しましょう。相手に理解を求める一文、「今後は再発防止のために細心の注意を払います」などを記載しましょう。
- こちらに非がある場合には、何はともあれ心から素直に謝罪します。
- 謝罪文書は、トラブルがわかった段階で迅速に発送しましょう。
書き方のポイント
宛名と日付の記載
- 文書の冒頭に、宛先となる企業名と担当者名を正式に記載します。また、日付も明確にしておくことが重要です。
2. 時候の挨拶
- 丁寧な挨拶文（例：「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」）を含めることで、相手への配慮を示します。ビジネス文書として、通常のフォーマルな挨拶が適しています。
3. 支払遅延の事実を認める
- 支払が遅れた事実について、簡潔かつ明確に記載します。例として、「○○月分の代金のご催促を頂き、甚だ恐縮しております」といった形で、相手からの連絡に対して迅速に対応していることを伝えることが重要です。
4. 遅延の原因を説明
- 遅延の理由を明確にし、相手に理解してもらうよう努めます。例：「経理担当者の手違いによるものと判明致しました」といった具体的な原因を説明することが、相手の不信感を和らげる助けになります。
5. 謝罪の言葉
- 具体的な事実を認めた上で、誠意ある謝罪を表現します。例：「大変ご迷惑をおかけ致しましたことを深くお詫び申し上げます」といった文言で、遅延に対する謝罪の意を明確に伝えます。
6. 再発防止の表明
- 同じミスが再び発生しないよう、再発防止に努めることを宣言します。これにより、相手に安心感を与えることができます。例：「厳重に注意し再発防止に努めてまいります」といった表現を使用します。
7. 支払い完了の通知
- 遅延分の支払いが既に完了している場合、その詳細を正確に伝えます。例：「本日○○月○○日付にて、○○銀行○○支店貴社口座あてにお振込申し上げました」といった形で、相手が確認できる情報を提供します。
8. 丁寧な結びの言葉
- 最後に「敬具」などの丁寧な結びの言葉を使い、文書を締めくくります。ビジネス書簡として、相手に対する尊重を示す適切な結び方が求められます。
9. 会社名と連絡先の記載
- お詫び状の末尾には、会社名や担当部署の名称、住所など、必要な連絡先情報を正確に記載します。
これらのポイントを押さえることで、誠意を持った対応を表現し、取引先との信頼関係を維持することができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
