お詫び状（契約不履行）の書式テンプレート（Word・ワード）

□ 事実確認と影響範囲の特定
□ 法務部門・顧問弁護士への連絡
□ 相手方への緊急連絡（電話）
□ 社内対策本部の設置
□ 記録の保全と証拠収集
□ 保険会社への連絡（必要に応じて）

【記載例】
この度は、令和6年7月31日を納期とする「○○システム開発業務」において、
システムの完成が遅延し、契約上の納期を履行できなかったことを
深くお詫び申し上げます。

【遅延の詳細】
・契約納期：令和6年7月31日
・実際の完成予定：令和6年8月15日
・遅延期間：15日間

【遅延の原因】
システム結合テスト段階において、想定を超える技術的課題が発見され、
その解決に予定以上の時間を要したためでございます。
具体的には、外部システムとのAPI連携部分で互換性の問題が発生し、
根本的な設計変更が必要となりました。

【お客様への影響】
本遅延により、お客様の新サービス開始予定に影響を与え、
機会損失を発生させてしまったことを深く反省しております。

【記載例】
令和6年6月30日に納品いたしました「○○製品」につきまして、
契約仕様書に定められた性能基準を満たしていないことが判明し、
深くお詫び申し上げます。

【不適合の詳細】
・契約仕様：処理速度 毎秒1,000件以上
・実際の性能：処理速度 毎秒750件
・不足率：25%

【原因分析】
製造工程における温度管理が不適切で、部品の性能が設計値を下回ったことが
判明いたしました。品質管理体制の不備が根本原因でございます。

【対応策】
1. 全製品の無償交換（2週間以内）
2. 交換期間中の代替品提供
3. 発生した損害の補償
4. 品質管理体制の全面見直し

【記載例】
この度、弊社の経営判断により、令和6年8月31日をもって
「○○事業」から撤退することとなり、現在進行中の契約を
履行できなくなりましたことを深くお詫び申し上げます。

【契約への影響】
令和6年4月1日付「○○サービス提供契約」について、
残り8ヶ月の契約期間を履行することができません。

【お客様への補償】
1. 受領済み契約金の全額返還
2. 切り替え費用の負担（上限○○万円）
3. 迷惑料として○○万円のお支払い
4. 後継業者への引き継ぎ支援

【提案例】
損害の軽減にご協力いただきたく、以下の点についてご検討をお願いいたします：

1. 代替業者への切り替え支援
   - 業者選定への協力
   - 技術資料の提供
   - 引き継ぎ作業の支援

2. 暫定措置の実施
   - 部分的な履行の継続
   - 応急措置の実施
   - 段階的な移行プラン

3. 損害範囲の確定協議
   - 実損害の明細化
   - 因果関係の明確化
   - 賠償範囲の協議

建設工事の契約不履行の場合：
・建築確認申請への影響確認
・近隣住民への説明責任
・労働安全衛生法への配慮
・下請代金支払遅延等防止法への対応
・建設業許可への影響検討

システム開発の契約不履行の場合：
・データの安全な移管・返却
・セキュリティインシデントの有無確認
・個人情報保護法への配慮
・知的財産権の取り扱い
・運用・保守体制の引き継ぎ

製造業の契約不履行の場合：
・製品安全性の緊急点検
・品質保証体制の見直し
・製造物責任保険の適用検討
・リコール実施の要否判断
・業界団体・監督官庁への報告

「この度の契約不履行について、弊社の管理体制に不備があったことを認め、
弊社に起因する損害について、誠意をもって対応させていただきます。」

「今回の件を重く受け止め、お客様との信頼関係回復に向けて、
具体的かつ実効性のある対策を講じてまいります。」

令和○年○月○日

[宛名]
○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 様

[発信者情報]
株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○
〒000-0000 ○○市○○町○-○-○
TEL: 000-000-0000

件名：契約不履行に関するお詫びと対応策について

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、令和○年○月○日付「[契約名]」の履行について、
弊社の不履行により多大なるご迷惑をおかけしましたことを
深く深くお詫び申し上げます。

【不履行の内容】
・契約内容：○○○○
・履行期限：令和○年○月○日
・不履行の状況：○○○○

【原因と責任】
○○○○

【お客様への影響】
○○○○

【緊急対応措置】
○○○○

【損害賠償について】
○○○○

【根本的解決策】
○○○○

【再発防止策】
○○○○

【今後の対応】
○○○○

このたびは、弊社の重大な契約違反により、○○様に多大なるご迷惑と
ご損害をおかけいたしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げます。

一刻も早い信頼回復に向けて、全社一丸となって取り組んでまいります。
何卒ご寛容をもってお見守りいただきますよう、伏してお願い申し上げます。

敬具

【緊急連絡先】
対策本部長：○○ ○○（代表取締役専務）
直通電話：000-000-0000（24時間対応）
Email: ○○○@○○○.co.jp

【法務担当】
○○法律事務所　弁護士 ○○ ○○
電話：000-000-0000

1. 事実関係の確認
2. 責任の範囲と程度
3. 損害賠償の内容・方法・時期
4. 今後の契約関係
5. 守秘義務条項
6. 清算条項（これ以外に債権債務がないことの確認）
7. 管轄裁判所の合意

□ 履行能力の事前評価
□ リスク要因の洗い出し
□ 履行スケジュールの妥当性検証
□ 品質管理体制の確認
□ 保険・保証の付保検討

□ 定期的な進捗確認
□ 早期警戒システムの構築
□ 品質チェックポイントの設定
□ 顧客満足度の定期調査
□ リスク発生時の報告体制