お礼状（面談）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
1. 時候の挨拶で始める
- 季節に合わせた挨拶を使うことで、礼儀正しい文章になります
- 面談の性格に応じた調整：正式な商談は格式高く、カジュアルな面談は親しみやすく
- 適切な時候の挨拶例：「春暖の候」「新緑の候」「盛夏の候」「秋涼の候」「厳寒の候」
2. 感謝の意を明確に伝える
- 忙しい中で面談の時間を割いてくれたことへの感謝を具体的に述べる
- 面談時間の長さや相手の配慮への言及で感謝の深さを表現
- 複数名での面談の場合は、全員への感謝を忘れずに記載
3. 面談内容への言及
- 面談での提案や話し合った内容について具体的に触れる
- 現在の検討状況や進捗を伝えることで、相手に対する誠意を示す
- ただし、機密性の高い内容は避けて一般的な表現に留める
4. 今後の対応について約束する
- 検討中であることや、後日改めて連絡する旨を明記
- 次のアクションと具体的なタイムラインを可能な限り示す
- 相手への期待値を適切に管理する表現を使用
5. 略式のお礼であることを詫びる
- 書面でのご挨拶になることへの詫びを入れる
- 「本来であれば直接お伺いすべきところ」等の謙遜表現
- より丁寧な印象を与える配慮を示す
6. 結びの言葉で締める
- **「敬具」**など、礼儀正しい結びの言葉で文章を締めくくる
- 面談の性格と相手との関係性に応じた適切な結語選択
実践的な記入例
基本パターン（商談・営業面談）
令和○年○月○日
株式会社○○商事
営業部長 田中太郎 様
拝啓 新緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこと
とお喜び申し上げます。
さて、昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき面談の機会を
設けていただき、誠にありがとうございました。田中部長には
2時間にわたり丁寧にご説明いただき、深く感謝申し上げます。
弊社の新システムについてご提案させていただいた件、貴社の
現在の課題解決に向けて具体的なご質問をいただき、大変参考に
なりました。特に、運用面でのご懸念についてお聞かせいただいた
ことで、より実用的なご提案ができそうです。
つきましては、本日お聞かせいただいた内容を踏まえ、来週までに
詳細な提案書を作成し、改めてご連絡させていただきます。
本来であれば直接お伺いしてお礼申し上げるべきところ、略儀
ながら書中をもちまして御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
敬具
株式会社△△ソリューション
営業部 山田花子転職面接お礼の場合
令和○年○月○日
株式会社○○○○
人事部長 佐藤一郎 様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
本日は、お忙しい中面接のお時間をいただき、誠にありがとう
ございました。
佐藤部長をはじめ面接官の皆様には、貴社の事業内容や今後の
展望について詳しくお聞かせいただき、ますます貴社で働きたい
という気持ちが強くなりました。特に、チーム制での開発体制や
社員教育制度については、私のキャリア目標と合致しており、
大変魅力的に感じております。
面接でお話しいただいた新プロジェクトについて、私の経験と
スキルを活かしてお役に立てるよう、努力してまいります。
ご多忙の中、貴重なお時間をいただき、重ねて御礼申し上げます。
良いご返事をいただけますよう、心よりお願い申し上げます。
敬具
山田太郎取引先との情報交換面談
拝啓 秋涼の候、貴社いよいよご発展のこととお喜び申し上げます。
先日は、業界動向に関する情報交換の機会をいただき、ありがとう
ございました。
○○様より、最新の市場トレンドや技術動向についてお聞かせ
いただき、弊社の今後の事業展開において大変参考になりました。
特に、海外市場の動向については、弊社でも注目していた分野
でしたので、実際の事例を交えてお話いただけたことは貴重な
情報となりました。
今回いただいた情報を社内で検討し、具体的な協業の可能性に
ついて検討してまいります。進展がございましたら、改めて
ご相談させていただきたく存じます。
今後とも情報交換をさせていただければ幸いです。
敬具
株式会社○○企画
企画部 鈴木次郎初回顔合わせ・挨拶面談
拝啓 初夏の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
このたびは、突然のお願いにも関わらず、面談のお時間をいただき、
心より感謝申し上げます。
○○様には、貴社の沿革や事業理念について詳しくお聞かせいただき、
長年にわたって培われた企業文化と技術力の高さに深い感銘を
受けました。また、今後の事業展開についてもお聞かせいただき、
弊社との協業の可能性を感じております。
今回お聞かせいただいた内容を社内で共有し、具体的にお役に
立てることがないか検討いたします。何かご提案できることが
ございましたら、改めてご連絡させていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
草々
株式会社□□□□
営業企画部 田中美香面談種類別・目的別対応
面談の種類による表現調整
商談・営業面談
- 「ご提案」「検討」「具体的な進展」
- 商談成立への期待感を適度に表現
- 次回の具体的なアクション提示
転職・採用面接
- 「志望動機」「貢献したい」「成長意欲」
- 企業への理解と熱意を示す
- 入社への強い意志表明
情報交換・業界動向面談
- 「貴重な情報」「市場動向」「相互の発展」
- 長期的な関係構築への意欲
- 継続的な情報交換の提案
技術相談・専門的面談
- 「専門的知見」「技術的課題」
- 学びへの感謝と今後の活用意欲
- 技術的協力関係の発展期待
面談相手の立場による調整
上位職・経営層
- より格式のある丁寧な表現
- 戦略的な視点からの感謝
- 長期的なビジネス関係への言及
同格・実務担当者
- 実務的で具体的な表現
- 現場レベルでの協力関係
- 相互利益の追求姿勢
専門家・コンサルタント
- 専門性への敬意表明
- 知見への深い感謝
- 継続的な指導への期待
法的・実務的な留意点
機密情報の取り扱い
- 面談内容の機密性：具体的な数値や戦略情報は記載避ける
- 競合情報の配慮：他社の情報に触れない
- 未公表情報：公開前の製品・サービス情報への言及注意
契約・約束事項への配慮
- 口約束の扱い：面談での口約束を確定事項として記載しない
- 期待値管理：過度な期待を与えない表現
- 条件付き提案：社内承認が必要な事項の明確化
個人情報保護
- 面談参加者情報：必要以上の個人情報記載を避ける
- 記録の管理：面談記録との整合性確保
- 第三者への共有：面談内容の社内共有範囲の適切な管理
使用タイミングと効果的な活用
最適な送付タイミング
- ✅ 面談当日中（可能な限り迅速に）
- ✅ 遅くとも翌営業日午前中まで
- ✅ 相手の業務時間を考慮した到着時間
送付方法の選択基準
メール送付が適している場合
- IT企業や外資系企業との面談
- 日常的なビジネス面談
- 迅速性が重視される案件
郵送が適している場合
- 重要な商談や契約関連面談
- 伝統的な企業文化の相手
- 正式性が求められる場面
ハイブリッド対応
- メールで即日送付＋後日正式版郵送
- 緊急性と丁寧さの両立
面談結果による送付の判断
- 良好な結果：積極的で前向きな内容
- 中立的な結果：感謝中心で今後への期待
- 困難な結果：感謝のみで無理な期待は避ける
よくある失敗例と対策
失敗例1：抽象的すぎる内容
- 問題：「有意義な面談でした」だけ
- 対策：具体的に印象に残った点や学んだことを記載
- 改善例：「新技術の活用事例についてお聞かせいただき」
失敗例2：過度な期待表明
- 問題：確定していない事項を既成事実化
- 対策：「検討いたします」「社内で相談いたします」等の留保表現
- 注意：相手に過度な期待を抱かせない表現
失敗例3：送付タイミングの遅れ
- 問題：面談から1週間後に送付
- 対策：面談当日中のスケジュール化
- システム化：CRMでのリマインダー設定
失敗例4：次のアクションが不明確
- 問題：感謝だけで終わり、今後の予定なし
- 対策：具体的な次のステップと期限を明示
- 例：「来週金曜日までにご提案書をお送りします」
実践的なチェックリスト
面談当日
- 重要なポイントの記録
- 相手の関心事項の把握
- 次回予定や約束事項の確認
- 参加者全員の情報確認
お礼状作成時
- 面談から24時間以内の作成
- 具体的な面談内容への言及
- 次のアクションの明確化
- 機密情報への適切な配慮
送付前の確認
- 宛先情報の正確性
- 参加者全員への言及
- 誤字脱字のチェック
- 適切な敬語の使用
フォローアップ
- 約束事項の実行管理
- 相手からの反応記録
- 次回連絡予定の管理
- 案件進捗の社内共有
継続的な関係構築戦略
短期的フォロー（1週間-1か月）
- 約束した資料や提案書の提出
- 面談で出た課題の解決策検討
- 追加質問や詳細説明の機会提供
中期的関係構築（1-6か月）
- 定期的な情報提供
- 業界動向の共有
- 新たな協力機会の提案
長期的パートナーシップ（6か月-数年）
- 戦略的な協業関係の構築
- 相互利益の継続的な追求
- 業界ネットワークでの相互支援
まとめ
面談のお礼状は、一回の出会いを継続的なビジネス関係に発展させる重要な架け橋です。単なる儀礼的な感謝表明を超えて、相手への理解と敬意を示し、今後の協力関係構築への強い意志を伝える戦略的コミュニケーションツールとして活用することが成功の鍵となります。
適切なタイミングで心のこもったお礼状を送ることで、面談での良い印象をさらに深め、競合他社との差別化を図ることができます。一期一会の出会いを大切にし、持続的なビジネス成長の基盤として面談という機会を最大限活用してください。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord（ワード）です。
