お礼状（贈呈品）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
1. 時候の挨拶を入れる
- 季節に合わせた時候の挨拶を冒頭に入れることで、丁寧な印象を与えます
- 月別時候の挨拶例：
- 春（3-5月）：「春暖の候」「新緑の候」「立夏の候」
- 夏（6-8月）：「初夏の候」「盛夏の候」「残暑の候」
- 秋（9-11月）：「初秋の候」「紅葉の候」「晩秋の候」
- 冬（12-2月）：「師走の候」「厳寒の候」「立春の候」
2. 感謝の言葉を明確にする
- 具体的にどのような品物を贈呈していただいたかを簡潔に触れ、感謝の意を述べます
- 注意点：高額品の場合は具体的な品名より「お心のこもったお品」と表現するのが適切
3. 企業や相手への感謝
- 贈呈品に対するお礼だけでなく、日頃からの支援や関係性にも感謝の意を表します
- 長期的なビジネスパートナーシップの価値を認識していることを示します
4. 今後の関係強化を伝える
- これからも引き続き良い関係を築いていきたいという意志を伝えることで、今後のビジネス関係を強化する意図を示します
- 単なる儀礼を超えた戦略的コミュニケーションの機会として活用
5. 略式でのお礼を詫びる
- 書面でのお礼になることへのお詫びを伝え、できる限り丁寧に対応していることを強調します
- 「本来であれば直接お伺いすべきところ」という謙遜の表現を使用
6. 結びの言葉を入れる
- 「敬具」や「草々」など、結びの言葉で締めくくります
- 正式度に応じて適切な結語を選択（「敬具」が最も正式）
実践的な記入例
基本パターン（一般的な贈呈品）
令和○年○月○日
株式会社○○商事
代表取締役社長 田中太郎 様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたびは結構なお品をご贈呈いただき、誠にありがとう
ございました。ご丁寧なお心遣いに、恐縮いたしております。
平素は格別のご高配を賜り、重ねて御礼申し上げます。
今後とも末永くお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお礼申し上げるべきところ、
略儀ながら書中をもちまして御礼のご挨拶とさせていただきます。
敬具
株式会社△△△△
代表取締役 山田花子高額品・特別な贈り物の場合
拝啓 新緑の候、貴社におかれましてはますますご発展のこと
とお喜び申し上げます。
このたびは、過分なるお心のこもったお品をご贈呈いただき、
誠にありがとうございました。○○様のお気遣いに深く感謝
申し上げますとともに、恐縮に存じております。
いただきましたお品は、社員一同で大切に使わせていただき、
貴社とのご縁をより一層深めてまいりたいと存じます。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具カジュアルな関係の場合
拝啓 初秋の候、貴社いよいよご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は、心温まるお品をお送りいただき、ありがとうございました。
○○様のお気遣いに、社員一同大変喜んでおります。
日頃から格別のご愛顧を賜り、このようなお心遣いまでいただき、
感謝の気持ちでいっぱいです。
今後ともお互いに発展していけるよう、よろしくお願いいたします。
草々シーン別・品物別対応
贈呈品の種類別表現
花束・胡蝶蘭
- 「美しいお花をお送りいただき」
- 「華やかなお花で事務所が明るくなりました」
菓子折り・食品
- 「美味しいお菓子をいただき」
- 「社員一同で美味しくいただかせていただきました」
記念品・装飾品
- 「記念となるお品をいただき」
- 「事務所に飾らせていただき、毎日拝見しております」
カタログギフト・商品券
- 「お心のこもったお品を選ばせていただく機会をいただき」
- 「有効に活用させていただきます」
関係性別の調整
長年の取引先
- 「長年にわたるご愛顧への感謝」を前面に出す
- 「○年間のお付き合い」など具体的な期間に言及
新規取引先
- 「このたびのご縁」への感謝を表現
- 「今後ともよろしく」の気持ちを強調
上位取引先（VIP）
- より丁寧な敬語表現を使用
- 「格別のご高配」「厚いご支援」等の表現を使用
法的・実務的な留意点
贈呈品の取り扱い
- 税務処理：一定額以上の贈答品は適切な会計処理が必要
- 記録保持：贈呈品受領台帳の作成と保管（7年間）
- 社内規程：会社の贈答品受領規程に従った処理
コンプライアンス上の注意
- 癒着防止：過度に高額な贈り物は受領可否を慎重に判断
- 利益相反：取引条件に影響を与える可能性がある場合は要注意
- 透明性：社内での情報共有と適切な承認プロセス
法的効力と証拠保全
- 受領の事実：お礼状は贈呈品受領の証拠となる
- 関係性の証明：取引関係の良好さを示す文書として機能
- 保管期間：一般的な商業文書として7年間保管
使用タイミングと注意事項
最適な送付タイミング
- ✅ 受領後3日以内（できれば翌日）
- ✅ 平日の業務時間内到着を目指す
- ✅ 年末年始・大型連休前後は避ける
緊急度別対応
即日対応が必要な場合
- 非常に高額な贈呈品
- 重要な取引先からの贈り物
- 特別な記念日に関連した贈り物
1週間以内で可能な場合
- 一般的な贈呈品
- 定期的な贈り物（お中元・お歳暮等）
送付を慎重に検討すべき場合
- ❌ 会社の贈答品受領規程に抵触する可能性
- ❌ 取引条件交渉中の微妙なタイミング
- ❌ 競合他社との関係で問題となる可能性
よくある失敗例と対策
失敗例1：品物の具体名を不適切に記載
- 問題：「高級時計をいただき」→高額すぎて問題視される
- 対策：「お心のこもったお品」「記念品」等の一般的表現を使用
失敗例2：感謝の表現が薄い
- 問題：「ありがとうございました」のみ
- 対策：具体的な感謝の理由と感情を表現
失敗例3：送付タイミングが遅すぎる
- 問題：受領から1か月後に送付
- 対策：受領当日にスケジュール化し、遅くとも3日以内に送付
失敗例4：定型文すぎて個別性がない
- 問題：すべて同じ文面
- 対策：相手との関係性や品物の特性を反映
実践的なチェックリスト
受領時の確認事項
- 贈呈品の内容・価値の把握
- 送り主の正確な情報確認
- 社内規程との適合性チェック
- 受領台帳への記録
文面作成時
- 適切な時候の挨拶
- 品物への適切な言及
- 感謝の具体的表現
- 今後の関係継続への意志
- 略式への謝罪
送付前の最終確認
- 宛先情報の正確性
- 誤字脱字の確認
- 適切な用紙・封筒の使用
- 送付記録の準備
まとめ
贈呈品のお礼状は、単なる儀礼的な対応を超えて、取引先との関係強化とビジネス信頼の構築に直結する重要なコミュニケーションツールです。適切なタイミングで、相手の立場と品物の性質を考慮した心のこもったお礼状を送ることで、長期的なビジネスパートナーシップの基盤を強化できます。
コンプライアンスと効率性を両立させながら、相手に真摯な感謝の気持ちが伝わる文書作成を心がけてください。贈り物をいただいた感謝を、次のビジネス機会創出につなげる戦略的な視点も持つことが重要です。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
