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書き方のポイント
1. 宛名と日付の記載
相手の会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載し、文書の日付も明記します。
- 正式なビジネス文書としての体裁を整えます
- 会社名は「株式会社」「有限会社」などを省略せず正式名称で記載
- 部署名・役職名も正確に記載（例：営業部長、マーケティング担当者など）
- 敬称は「様」を使用（「殿」は目上から目下への表現のため避ける）
2. 冒頭の挨拶
季節の挨拶や相手の健勝を祈る言葉を述べ、丁寧な印象を与えます。
- 例：「貴社におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます」
- 時候の挨拶例：「春暖の候」「盛夏の候」「晩秋の候」「厳寒の候」など
- 初回接触の場合は「お忙しい中」「突然のお便り失礼いたします」も適切
3. 資料送付への感謝
資料を迅速に送付していただいたことに対する感謝を明確に伝えます。
- 具体的な受領日を記載することで感謝の気持ちがより伝わります
- 「ご多忙中にもかかわらず」「お忙しい中」などの相手への配慮を示す表現を使用
- 資料の内容に言及することで、しっかりと確認したことを伝える
4. 資料の活用と今後の方針
送付された資料をどのように活用するかを具体的に説明します。
- 相手の製品やサービスに対する前向きな姿勢を示すことでビジネス関係を強化
- 検討期間や決定時期の目安があれば記載
- 社内での検討プロセスについても簡潔に説明
5. 結びの挨拶
書面でのお礼であることを詫びつつ、引き続きの協力をお願いします。
- 例：「略式ながらまずは書中にてお礼申しあげます」
- 今後の関係継続への期待を表明
具体的な記入例
良い例（新規取引先向け）
令和○年○月○日
株式会社○○商事
営業部長 田中太郎 様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は、弊社からの資料請求に対し、貴重な製品カタログならびに
価格表をご送付いただき、誠にありがとうございました。
○月○日に拝受いたしました資料は、弊社の新規事業立ち上げに
大変参考となる内容で、社内関係者一同、熟読させていただいております。
今後2週間程度で社内検討を行い、改めてご相談させていただく
予定でございます。
略式ながらまずは書中にてお礼申し上げます。
敬具業界別カスタマイズ例
IT業界向け
システム導入に関する詳細な技術資料をいただき、
弊社のDX推進プロジェクトに大変有効な情報となっております。製造業向け
貴社の生産設備に関する仕様書は、弊社の生産効率改善計画に
おいて重要な検討材料となっております。サービス業向け
貴社のサービス内容につきまして、弊社の顧客満足度向上施策に
活用できる有益な情報をいただきました。悪い例（避けるべき表現）
資料ありがとうございました。
検討します。→ 感謝の気持ちが不十分で、具体性に欠ける
法的・実務的な留意点
重要な注意事項
- 機密保持: 受領した資料に機密情報が含まれる場合は適切な管理を行う
- 著作権: 資料の複製・配布には相手方の許可が必要
- 保管期間: 商談に関わる重要書類として適切に保管
- 情報セキュリティ: デジタル資料の場合、社内セキュリティ規定に従って管理
コンプライアンス上の配慮
- 個人情報が含まれる資料の取り扱いには特に注意
- 競合他社の情報と混在させないよう分離管理
- 社内での情報共有範囲を明確化
使用タイミングと注意事項
いつ送るべきか
- 資料受領後、3営業日以内に送付することが望ましい
- 遅くとも1週間以内には必ず送付
- 年末年始・大型連休前後は相手の都合を考慮
送付方法の選択
- 郵送: 正式な商談や高額案件の場合
- メール: 迅速性を重視する場合、日常的な取引の場合
- FAX: 緊急性がある場合（ただし、文字化けに注意）
よくある失敗と対策
失敗例1: 送付タイミングが遅い
❌ 2週間後に送付 ⭕ 3営業日以内に送付
失敗例2: 内容が形式的すぎる
❌「資料をありがとうございました」のみ ⭕ 具体的な活用方針と今後のスケジュールを記載
失敗例3: 相手の情報が不正確
❌ 会社名や役職名の間違い ⭕ 事前に相手の名刺やウェブサイトで確認
デジタル化対応の注意点
- PDFでの送付: 文書の体裁が崩れない利点
- メール本文: 件名に「【お礼】資料送付の件」など明確に記載
- 電子署名: 重要な案件では電子署名の活用を検討
- 読み取り確認: 重要な場合は開封確認機能を使用
効果的な表現のコツ
- 具体性: 「検討します」ではなく「○日までに検討し、○○します」
- 相手視点: 相手の立場に立った感謝の表現
- 将来性: 今後の関係発展への期待を込める
- 簡潔性: 要点を絞った分かりやすい文章
以上のポイントを押さえたお礼状を作成することで、資料送付に対する感謝の気持ちが伝わり、相手との関係をより一層深める文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
