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文書の目的と基本的な考え方
お礼状（訪問）は、相手の貴重な時間をいただいたことへの感謝を示し、今後の良好な関係を築くための重要なビジネス文書です。訪問の成果に関わらず、相手への敬意と感謝の気持ちを適切に表現することで、信頼関係の構築に寄与します。
書き方の基本ポイント
1. 文書の構成要素
- 宛名：会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載
- 日付：訪問翌日～3日以内に作成・送付
- 件名：「訪問のお礼」など、内容が一目で分かるタイトル
- 本文：時候の挨拶、感謝の表現、今後の抱負、結びの挨拶
- 署名：差出人の会社名、部署、氏名、連絡先
2. 敬語・謙譲語の正しい使い方
- 尊敬語：相手の行為に対して「お忙しい中」「ご指導」「ご足労」
- 謙譲語：自分の行為に対して「お伺いさせていただく」「拝見」「勉強させていただく」
- 丁寧語：「です・ます調」で統一し、適度な敬語レベルを保つ
具体的な記入例と文例集
良い例：営業訪問後のお礼状
令和○年○月○日
株式会社○○○○
営業部長 ○○○○様
拝啓 初秋の候、御社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
本日はご多忙中にもかかわらず、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
○○様から賜りました貴重なご意見やアドバイスは、弊社の今後の事業展開において大変参考になります。
特に、○○に関するご指摘は、私どもが見落としていた重要な観点であり、早速社内で検討を進めさせていただきます。
今後とも末永くご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎお礼まで。
敬具
株式会社△△△△
営業部 ○○○○避けるべき表現（悪い例）
- 「お疲れ様でした」（社外の人には使用しない）
- 「勉強になりました」（軽薄な印象を与える可能性）
- 過度に謙遜した表現（「つまらない話」など）
業界別・シーン別のバリエーション
製造業での技術指導後
- 「現場でのご指導」「技術的なアドバイス」「安全面でのご配慮」
金融業での相談後
- 「資金調達に関するご相談」「財務面でのご助言」「リスク管理のご指導」
IT業界でのシステム提案後
- 「システム要件のご確認」「技術仕様に関するご質問」「導入スケジュールのご相談」
法的・実務的な留意点
文書管理上の注意事項
- 保管期間：商法上の重要書類として最低5年間保管
- 管理方法：訪問先別にファイリングし、営業活動の記録として活用
- コピー保管：原本送付前に必ずコピーを取り、社内で共有
個人情報保護の観点
- 訪問先で知り得た情報の取り扱いに注意
- 守秘義務に関する内容は記載を避ける
- CCやBCCでの送付時は宛先を慎重に確認
使用タイミングと注意事項
適切な送付タイミング
推奨：訪問翌日～3日以内
- 訪問当日：緊急性の高い案件のみ
- 翌日：最も一般的で印象が良い
- 2-3日後：週末を挟む場合など
- 1週間後：遅すぎて効果が薄れる
トラブル防止のチェックポイント
- 宛名の確認：漢字、役職、部署名の正確性
- 内容の確認：守秘情報や不適切な表現がないか
- 送付方法：郵送、メール、FAXの使い分け
- タイミング：相手の都合を考慮した送付時期
よくある失敗例と対策
- 失敗例：訪問から1週間以上経過してから送付 対策：訪問予定をカレンダーに記録し、お礼状作成をセットで予定化
- 失敗例：定型文のみで具体性に欠ける内容 対策：訪問時のメモを基に、具体的な話題や感謝点を盛り込む
デジタル化・電子化対応
- メール送付時：件名を明確に、添付ファイルのウイルスチェック
- PDF化：印刷品質を保持し、編集不可設定
- 電子署名：必要に応じて電子署名の付与
最新のビジネス慣習への対応
コロナ禍以降の変化
- オンライン訪問（Web会議）後のお礼状対応
- 感染対策への配慮に対する謝意表現
- ハイブリッド形式での打ち合わせへの言及
働き方改革への配慮
- 時間外での対応への配慮表現
- リモートワーク環境での打ち合わせへの感謝
- ワークライフバランスへの理解を示す表現
以上のポイントを押さえたお礼状を作成することで、訪問や面談に対する感謝の気持ちがしっかりと伝わり、相手との関係をより一層深める文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord（ワード）です。
下記から選んでダウンロードしてご利用してください。
- お礼状（訪問）01
- お礼状（訪問）02
