お礼状（来社された取引先）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
1. 時候の挨拶で始める
- 季節に合わせた丁寧な挨拶文を用いることで、礼儀正しい印象を与えます
- 来社という正式な訪問に相応しい格式のある表現を選択
- 適切な時候の挨拶例：「新緑の候」「向暑の候」「紅葉の候」「厳寒の候」等
2. 感謝の意を明確に伝える
- 来社してくれたことへの感謝を具体的に述べる
- 相手の訪問がいかに貴重であったかを伝える
- 移動時間や交通費等、相手の負担への配慮を示す
3. 面談や話し合いの有意義さを強調する
- 来社時の面談や話し合いが有意義であったことを具体的に述べる
- 相手の時間と労力を評価し、得られた成果や情報の価値を明示
- 具体的な内容への言及で感謝の真摯さを表現
4. 今後の指導・協力をお願いする
- 引き続きのご指導や協力をお願いする一言を加える
- 継続的な関係を大切にする意図を示す
- 長期的なビジネスパートナーシップへの期待を表現
5. 略式のお礼であることを詫びる
- 書面での御礼となることへの詫びを述べる
- 「本来であれば直接お伺いすべきところ」等の謙遜表現
- より丁寧な対応への意識を示す
6. 結びの言葉で締める
- 「敬具」や「敬白」などの結びの言葉で礼儀正しく締めくくる
- 取引先との重要な関係に相応しい格式のある結語
実践的な記入例
基本パターン（定期訪問・営業会議）
令和○年○月○日
株式会社○○商事
営業部長 田中太郎 様
拝啓 新緑の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこと
とお喜び申し上げます。
さて、昨日は大変お忙しい中、わざわざ弊社までお越しいただき、
誠にありがとうございました。遠路お疲れ様でございました。
田中部長には、貴社の新商品展開についてご説明いただき、
また弊社の販売戦略についても貴重なご助言をいただき、
大変参考になりました。特に、マーケティング手法に関する
お話は、今後の営業活動に活かしてまいります。
お聞かせいただいた内容を社内で検討し、具体的な提案を
まとめて改めてご連絡させていただきます。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
本来であれば私どもからお伺いすべきところ、略儀ながら
書中をもちまして御礼申し上げます。
敬具
株式会社△△販売
代表取締役 山田花子重要商談・契約関連の場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、○○プロジェクトに関する重要な商談のため、
貴重なお時間を割いて弊社までお越しいただき、心より
感謝申し上げます。
佐藤部長をはじめ皆様方には、プロジェクトの詳細について
丁寧にご説明いただき、また弊社からの質問にも親身に
お答えいただき、ありがとうございました。おかげさまで、
プロジェクトの全体像と弊社の役割について明確に
理解することができました。
本日お聞かせいただいた内容を踏まえ、社内で十分検討し、
1週間以内に正式な回答をさせていただきます。
貴社との長期的なパートナーシップを築いていけるよう、
全力で取り組んでまいります。
敬具
株式会社□□ソリューション
営業部 鈴木次郎技術指導・コンサルティングの場合
拝啓 盛夏の候、貴社いよいよご発展のこととお喜び申し上げます。
先日は、弊社の技術的課題について専門的なご指導をいただく
ため、お忙しい中お越しいただき、誠にありがとうございました。
○○様の豊富な経験に基づくアドバイスは、弊社の技術陣にとって
大変貴重な学びとなりました。特に、品質管理システムの改善に
関するご提案は、即座に実践できる具体的な内容であり、
早速社内で検討を始めております。
いただいたご指導を活かし、技術力の向上と品質改善に
努めてまいります。進捗状況につきましては、定期的に
ご報告させていただきたく存じます。
今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。
草々
株式会社▲▲製作所
技術部長 高橋一郎初回訪問・関係構築の場合
拝啓 秋涼の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
このたびは、突然のお願いにも関わらず、弊社までお越し
いただき、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
○○課長には、貴社の事業内容や今後の展開について詳しく
お聞かせいただき、弊社との協業の可能性について有意義な
意見交換ができました。また、業界の動向についてもご教示
いただき、大変勉強になりました。
お話を伺い、ぜひとも貴社のお役に立てるよう努力したいと
強く感じました。具体的なご提案をまとめ、改めてご連絡
させていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。
敬白
株式会社●●企画
営業企画部 田中美香来社目的別・関係性別対応
来社の目的による表現調整
定期的な商談・営業会議
- 「定期的なお打ち合わせ」「継続的なご相談」
- 長期的な取引関係の継続確認
- 相互の情報共有への感謝
重要な契約・プロジェクト相談
- 「重要案件」「戦略的パートナーシップ」
- 商談の重要性と期待の高さ
- 具体的な次のステップへの言及
技術指導・専門的相談
- 「専門的知見」「技術的ご指導」
- 専門性への敬意と学習意欲
- 具体的な改善・活用計画
初回訪問・関係構築
- 「貴重な出会い」「新たなご縁」
- 今後の関係発展への期待
- 協力関係構築への積極的姿勢
相手との関係性による調整
長年の取引先
- より親しみやすい表現
- 長期間の信頼関係への感謝
- 継続的なパートナーシップの確認
新規・見込み取引先
- 関心を持っていただいたことへの感謝
- 今後の関係構築への強い意欲
- 具体的な提案・フォローアップ予定
上位取引先・重要顧客
- より格式のある丁寧な表現
- 特別な配慮への深い感謝
- 継続的な支援への期待
専門家・コンサルタント
- 専門性への敬意表明
- 知見・アドバイスへの深い感謝
- 継続的な指導への期待
法的・実務的な留意点
機密情報の取り扱い
- 来社時の情報交換内容：機密性の高い情報は具体的に記載しない
- 競合他社の情報：他社との比較や競合情報に触れない
- 未公表情報：公開前の製品・サービス情報への言及は控える
契約・商談に関する配慮
- 口約束の扱い：来社時の口約束を確定事項として記載しない
- 条件交渉中の事項：交渉中の条件を既成事実化しない
- 社内承認事項：承認が必要な事項は明確に区別
文書管理と記録保持
- 来社記録：訪問者情報と面談内容の適切な記録
- お礼状の控え：取引記録として3-5年程度保管
- フォローアップ管理：約束事項の実行管理
使用タイミングと効果的な活用
最適な送付タイミング
- ✅ 来社当日中（可能な限り迅速に）
- ✅ 遅くとも翌営業日午前中まで
- ✅ 相手の帰社タイミングを考慮した到着予定
送付方法の選択基準
メール送付が適している場合
- 日常的な営業訪問
- IT企業や効率重視の企業
- 迅速性が重視される案件
郵送が適している場合
- 重要な商談や契約関連訪問
- 伝統的な企業文化の相手
- 正式性が求められる関係
ハイブリッド対応
- メールで即日送付＋後日正式版郵送
- 緊急性と丁寧さの両立
来社の重要度による対応
- 重要商談：代表者名での送付検討
- 定期訪問：担当者レベルでの対応
- 技術相談：専門部門責任者名での送付
よくある失敗例と対策
失敗例1：抽象的すぎて印象に残らない
- 問題：「有意義でした」だけの表現
- 対策：具体的に学んだことや得た情報を記載
- 改善例：「新製品の市場投入戦略について詳しく伺い」
失敗例2：来社の負担への配慮不足
- 問題：移動時間や交通費等への言及なし
- 対策：相手の負担への理解と感謝を示す
- 表現例：「遠路お疲れ様でございました」
失敗例3：今後のアクションが不明確
- 問題：感謝だけで終わり、次のステップなし
- 対策：具体的な次の行動と期限を明示
- 例：「来週中に検討結果をご連絡いたします」
失敗例4：送付タイミングが遅すぎる
- 問題：来社から1週間後に送付
- 対策：来社当日中のスケジュール化
- システム化：来社予定のカレンダー管理
実践的なチェックリスト
来社当日
- 重要なポイントの記録
- 参加者全員の情報確認
- 次回予定や約束事項の確認
- お礼状送付予定の設定
お礼状作成時
- 来社から24時間以内の作成
- 具体的な面談内容への言及
- 来社負担への配慮表現
- 次のアクションの明確化
送付前の確認
- 宛先情報の正確性
- 参加者全員への言及
- 機密情報への適切な配慮
- 誤字脱字の最終チェック
フォローアップ
- 約束事項の実行管理
- 相手からの反応記録
- 次回来社予定の調整
- 関係進展の記録
継続的な関係構築戦略
短期的フォロー（1週間-1か月）
- 約束した資料や回答の提供
- 来社で出た課題の解決策検討
- 次回面談機会の調整
中期的関係構築（1-6か月）
- 定期的な情報提供と相談
- 季節の挨拶や近況報告
- 新たな協力機会の提案
長期的パートナーシップ（6か月以上）
- 戦略的な協業関係の構築
- 相互利益の継続的な追求
- 業界ネットワークでの相互支援
まとめ
来社された取引先へのお礼状は、対面でのコミュニケーションという貴重な機会を最大限に活用し、継続的なビジネス関係を発展させるための重要な架け橋です。相手が時間と労力をかけて訪問してくださったことへの深い感謝を示し、その価値を具体的に認識していることを伝える戦略的コミュニケーションツールとして活用することが成功の鍵となります。
デジタル化が進む時代だからこそ、直接お会いできる機会の価値は一層高まっています。一度の来社を単発のイベントで終わらせることなく、長期的な信頼関係とパートナーシップ構築の基盤として活用し、持続的なビジネス成長につなげてください。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
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