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書き方のポイント
1. 宛名と日付の記載
相手の会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載し、文書の日付も明記します。
- 正式なビジネス文書としての体裁を整えます
- 会社名は「株式会社」を省略せず正式名称で記載
- 役職名も正確に記載（例：代表取締役社長、経理部長など）
2. 冒頭の挨拶
季節の挨拶と相手の健康や会社の繁栄を願う言葉を述べます。
- 例：「貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
- 時候の挨拶は季節に応じて適切に選択
3. 支払期限の猶予への感謝
支払期日の猶予を快諾いただいたことに対する深い感謝の意を表します。
- 相手の温情に対して感謝する姿勢を強調
- 「恐縮」「恐れ入ります」などの謙譲語を適切に使用
4. 今後の対応についての約束
猶予された支払分について、約束の期日を厳守する旨を明確に伝えます。
- 具体的な支払予定日を記載
- 再び迷惑をかけないよう努力する意向を明示
5. 結びの挨拶と署名
「取り急ぎ、書面にてお詫びかたがた御礼を申し上げます」と締めくくります。
- 文末は「敬白」で結ぶ
- 会社名、部署名、担当者名を明記
具体的な記入例
良い例
令和○年○月○日
株式会社△△商事
経理部長 田中太郎 様
この度は、弊社の支払期限延長のお願いにつきまして、
ご快諾いただき誠にありがとうございました。
○月○日までにお支払いできるよう、全力で取り組んでまいります。悪い例（避けるべき表現）
支払いが遅れてすみません。
なんとかします。→ 具体性がなく、誠意が伝わらない
法的・実務的な留意点
重要な注意事項
- 法的効力: お礼状自体に法的拘束力はありませんが、約束した支払期日は守る義務があります
- 証拠保全: 支払猶予の経緯を示す重要な文書として保管してください
- 保管期間: 会計帳簿と同様に7年間の保管が推奨されます
関連法規への配慮
- 下請代金支払遅延等防止法（下請法）に該当する場合は特に注意
- 消費税法上の支払期限も考慮
使用タイミングと注意事項
いつ使うべきか
- 支払期限の延長を正式に承諾された後、速やかに送付
- 口頭での承諾であっても、書面での確認として重要
使うべきでない場合
- まだ猶予の承諾を得ていない段階
- 法的紛争に発展している場合
トラブル防止のチェックポイント
- 新しい支払期日が明確に記載されているか
- 猶予の条件（分割払いなど）が正確に反映されているか
- 相手先の正式名称・役職が正しいか
- 社内の承認を得ているか
カスタマイズのヒント
業種別の調整例
製造業: 「製品納期への影響をお詫び」を追加 小売業: 「仕入先との関係継続への感謝」を強調 サービス業: 「継続的なサービス提供への影響をお詫び」
社内ルールに合わせた修正
- 社内決裁権限者の確認・承認欄の追加
- 会社固有の文書番号の付与
- 社印・担当者印の押印位置の調整
デジタル化対応
- PDFでの送付時は、電子印鑑の使用を検討
- メール添付の場合は、件名に「【重要】支払猶予お礼状」などを記載
- デジタル署名の活用で文書の真正性を確保
よくある失敗例と対策
失敗例1: 曖昧な表現
❌「なるべく早く支払います」 ⭕「○月○日までに必ずお支払いいたします」
失敗例2: 感謝の気持ちが不十分
❌「支払いを待ってもらいありがとうございます」 ⭕「この度のご配慮に心より感謝申し上げます」
失敗例3: 今後への言及なし
❌ 猶予への感謝のみ ⭕ 今後の信頼関係継続への意欲も表明
以上のポイントを押さえたお礼状を作成することで、支払猶予に対する感謝の気持ちがしっかりと伝わり、相手との信頼関係を継続するための文書になります。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
