お礼状（打ち合わせ）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
1. 冒頭の挨拶を丁寧に
- 時候の挨拶や相手企業の繁栄を願う言葉で始めると、丁寧な印象を与えます
- 季節感のある表現：「新緑の候」「盛夏の候」「秋涼の候」「厳寒の候」等
- 相手企業の状況に応じた挨拶：「ますますご清栄」「いよいよご発展」
2. 感謝の意を明確に伝える
- 忙しい中で打ち合わせの時間を割いてくれたことへの感謝を述べるのが重要
- 具体的な時間（「○時間にわたり」「貴重なお時間を」）への言及
- 相手の負担への配慮を示す表現
3. 打ち合わせの内容に触れる
- 打ち合わせで得た情報や学びについて具体的に言及
- 相手に感謝の気持ちが伝わる具体性を持たせる
- ただし、機密事項は避けて一般的な表現に留める
4. 今後の予定や次の行動を示す
- 打ち合わせの内容をもとに今後どのように進めていくかを簡潔に伝える
- 具体的なアクションを期待していることを明確化
- タイムラインや次回の予定があれば言及
5. 再度の訪問や報告の意思を伝える
- 後日に詳細な報告を行う予定があることを述べる
- 継続的な連携を示すことで関係性の発展を図る
6. 略式のお礼であることを詫びる
- 書面でのお礼であることへのお詫びを加える
- 「本来であれば直接お伺いすべきところ」等の謙遜表現
7. 結びの言葉を入れる
- 「敬具」「敬白」など、礼儀正しい結びの言葉で締めくくり
- 正式度に応じた適切な結語の選択
実践的な記入例
基本パターン（一般的な商談）
令和○年○月○日
株式会社○○商事
営業部長 田中太郎 様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、昨日はお忙しい中、弊社のために貴重なお時間を割いて
打ち合わせの場を設けていただき、誠にありがとうございました。
田中部長より、貴社の新商品開発プロジェクトについて詳細な
ご説明をいただき、弊社との協業の可能性について有意義な
議論ができました。特に、品質管理体制に関するお話は大変
参考になり、弊社の今後の取り組みに活かしてまいります。
つきましては、本日お聞かせいただいた内容を社内で検討し、
来週までに具体的な提案書を作成いたします。改めてご連絡
させていただきますので、よろしくお願いいたします。
本来であれば直接お伺いしてお礼申し上げるべきところ、
略儀ながら書中をもちまして御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
敬具
株式会社△△△△
営業部 山田花子プロジェクト打ち合わせの場合
拝啓 新緑の候、貴社におかれましてはますますご発展のこと
とお喜び申し上げます。
本日は、○○プロジェクトに関する打ち合わせにお時間をいただき、
ありがとうございました。
プロジェクトの進行状況や今後のスケジュールについて、
詳細にご説明いただき、課題解決の方向性が明確になりました。
特に、リスク管理についてのご助言は、プロジェクト成功の
ために大変重要な示唆をいただきました。
次回の打ち合わせまでに、本日ご指摘いただいた点を踏まえて
資料を修正し、より具体的な提案をさせていただきます。
引き続きよろしくお願いいたします。
敬具初回面談の場合
拝啓 秋涼の候、貴社いよいよご隆盛のこととお喜び申し上げます。
このたびは、突然のお願いにも関わらず、貴重なお時間を
いただき打ち合わせの機会を設けていただき、心より感謝
申し上げます。
○○様より、貴社の事業内容や今後の展開についてお聞かせ
いただき、弊社のサービスがお役に立てる可能性を感じて
おります。また、業界の動向についてもご教示いただき、
大変勉強になりました。
本日伺った内容を社内で検討し、1週間以内に具体的な
ご提案をお持ちいたします。ぜひとも前向きにご検討
いただけますようお願いいたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
敬具打ち合わせ種類別・目的別対応
打ち合わせの種類による表現調整
営業・商談
- 「貴重な商機」「協業の可能性」「win-winの関係」
- 具体的な提案や見積もりの提出時期を明示
- 次回アポイントメントへの言及
プロジェクト会議
- 「進捗確認」「課題解決」「チームワーク」
- 決定事項と次回までのアクションアイテム
- プロジェクト成功への共通認識
技術相談・コンサルティング
- 「専門的なご助言」「技術的知見」「解決策」
- 学んだ技術内容の具体的活用方針
- 継続的な技術サポートへの期待
情報交換・業界動向
- 「貴重な情報」「市場動向」「業界の展望」
- 情報の社内共有と活用方針
- 定期的な情報交換の継続提案
相手の立場による調整
上位企業・大手取引先
- より丁寧な敬語表現
- 相手企業の格式への敬意表現
- 慎重で謙虚な姿勢の強調
同格企業・パートナー
- 対等な協力関係の強調
- 相互利益の追求姿勢
- フランクさも交えた親しみやすさ
新規開拓先
- 関係構築への強い意欲
- 信頼獲得への決意表明
- 継続的なコミュニケーションの提案
法的・実務的な留意点
機密情報の取り扱い
- 打ち合わせ内容の機密性：具体的な数値や固有名詞は避ける
- 競合情報：他社との比較や競合分析内容は記載しない
- 未発表情報：公開前の製品・サービス情報への言及は控える
契約・法的事項への配慮
- 口約束への注意：打ち合わせでの口約束を既成事実化しない
- 責任範囲：約束できる範囲を明確にし、過度な期待を与えない
- 承認プロセス：社内承認が必要な事項は明確に区別
文書管理とフォローアップ
- 記録保持：打ち合わせ議事録との整合性確保
- 保管期間：契約関連は7年、一般的な商談記録は3年程度
- 共有範囲：社内での情報共有範囲を適切に管理
使用タイミングと効果的な活用
最適な送付タイミング
- ✅ 打ち合わせ当日中（可能な限り迅速に）
- ✅ 遅くとも翌営業日午前中まで
- ✅ 相手の都合を考慮した時間帯に到着
送付方法の選択基準
メール送付が適している場合
- 日常的な業務打ち合わせ
- IT企業や外資系企業との打ち合わせ
- 迅速性が重視される案件
郵送が適している場合
- 重要な契約交渉の打ち合わせ
- 伝統的な企業や年配の担当者
- 正式性が求められる案件
ハイブリッド対応
- メールで即日送付＋後日正式版を郵送
- 緊急性と正式性の両立
よくある失敗例と対策
失敗例1：内容が抽象的すぎる
- 問題：「有意義な打ち合わせでした」だけ
- 対策：具体的に得られた成果や次のステップを記載
- 改善例：「新商品の市場投入時期について具体的な検討ができました」
失敗例2：約束の解釈に相違が生じる
- 問題：口約束を既成事実として記載
- 対策：「検討いたします」「社内で相談いたします」等の留保表現使用
失敗例3：送付タイミングが遅すぎる
- 問題：1週間後に送付
- 対策：打ち合わせ当日中のスケジュール化
- システム化：CRMシステムでのアラート設定
失敗例4：機密情報の不適切な記載
- 問題：具体的な売上数値や戦略を記載
- 対策：一般的な表現での要約
- チェック：送付前の上司確認
実践的なチェックリスト
打ち合わせ当日
- 重要なポイントの記録（メモ・録音）
- 次回予定や約束事項の確認
- 相手の連絡先情報の再確認
- お礼状送付予定の社内共有
お礼状作成時
- 打ち合わせから24時間以内の作成
- 具体的な内容への言及
- 次のアクションの明確化
- 機密情報の適切な処理
- 約束事項の正確な記載
送付前の最終確認
- 宛先情報の正確性
- 会社名・部署名・役職の確認
- 日付・時候の挨拶の適切性
- 誤字脱字の徹底チェック
- 添付ファイルの確認
フォローアップ
- 約束事項の実行状況管理
- 次回連絡予定の管理
- 相手からの反応の記録
- 案件進捗の社内共有
まとめ
打ち合わせのお礼状は、単なる儀礼的な感謝表明を超えて、ビジネス関係の発展と信頼構築のための戦略的コミュニケーションツールです。適切なタイミングで、具体的かつ心のこもった内容を送ることで、相手との関係を深化させ、次のビジネス機会創出につなげることができます。
デジタル化が進む現代においても、丁寧なお礼状が与える印象は絶大です。効率性と心遣いを両立させ、相手にとって価値のある継続的な関係を築くための重要な一歩として、お礼状を戦略的に活用してください。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord（ワード）です。
