お礼状(受注)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

お礼状(受注)の書式テンプレート(Word・ワード)


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受注お礼状の目的と重要性

受注お礼状は、顧客からご注文をいただいた際に送付する重要なビジネス文書です。単なる受注確認を超えて、顧客への感謝の気持ちを表現し、信頼関係の強化、今後の継続取引の基盤構築、そして企業としての誠実性を示すコミュニケーションツールとして機能します。適切な受注お礼状は、顧客満足度の向上と長期的なビジネス関係の発展に大きく貢献します。

書き方のポイント

1. 宛名と日付の記載

相手の会社名、担当者名を正確に記載し、発行日と発注番号を明記します。

  • 正式なビジネス文書としての体裁を整える
  • 顧客の正式な会社名・部署名・役職名を確認
  • 発注番号・受注番号を明確に記載して管理を確実に
  • 受注日に近い日付での作成が望ましい

2. 冒頭の挨拶

日頃のお取引に対する感謝の言葉を述べます。

  • 例:「平素より格別のお取引を賜り、厚くお礼申し上げます」
  • 継続的な取引関係の場合は「いつもお世話になっております」
  • 新規顧客の場合は「この度は貴重な機会をいただき」

3. 受注への感謝

商品の注文に対する感謝を具体的に述べます。

  • 相手の協力に感謝の意を示す
  • 具体的な商品名・サービス名を記載
  • 注文数量・金額も明記して確実性を担保
  • 顧客の選択への感謝を表現

4. 納品予定の案内

ご注文いただいた商品の納品予定日を明記します。

  • 正確な納品日時・場所を記載
  • 納品方法(配送・直接納品など)を明確化
  • 相手が納品スケジュールを把握しやすい情報提供
  • 納品に関する注意事項や準備事項があれば記載

5. 結びの挨拶と署名

「まずは略式ながらお礼まで」と丁寧に締めくくります。

  • 文末は「敬具」で結ぶ
  • 正式なビジネス文書としての体裁を整える
  • 担当者名・連絡先を明記して今後の連絡を円滑に

6. 同封書類の案内

注文請書などの同封書類について明記します。

  • 相手が確認しやすいように具体的に記載
  • 必要な手続きや返送が必要な書類があれば明記
  • 書類の内容と重要性を簡潔に説明

具体的な記入例

基本的な例文

令和○年○月○日

株式会社○○商事
購買部長 田中太郎様

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のお取引を賜り、厚くお礼申し上げます。

さて、この度は下記の商品につきまして
ご注文をいただき、誠にありがとうございました。

記

発注番号:No.2024-001
商品名:○○○○○
数量:○○個
金額:○○○,○○○円(税込)
納期:令和○年○月○日

つきましては、○月○日(○)午前中に
貴社へ直接納品させていただく予定です。

なお、注文請書を同封いたしましたので、
ご確認の上、ご返送くださいますよう
お願いいたします。

まずは略式ながらお礼まで申し上げます。

敬具

株式会社△△△
営業部 山田花子
TEL: xxx-xxxx-xxxx

業界別カスタマイズ例

製造業(設備・機械)

この度は、弊社の○○設備をお選びいただき、
誠にありがとうございます。

設置工事につきましては、○月○日から
開始予定でございます。事前の現場確認を
○月○日に実施させていただきます。

技術者による丁寧な設置作業を心がけ、
お客様にご満足いただける製品を
お届けいたします。

IT・ソフトウェア

弊社のシステム導入をご決定いただき、
心より感謝申し上げます。

○月○日よりプロジェクトを開始し、
○月○日の稼働開始を目指してまいります。

専任のプロジェクトマネージャーが
責任を持って対応させていただきます。

建設・工事

この度は○○工事をお任せいただき、
誠にありがとうございます。

○月○日より工事を開始し、
○月○日の完成を予定しております。

安全第一で品質の高い工事を実施し、
お客様のご期待にお応えいたします。

食品・消耗品

いつもご愛顧いただいている○○シリーズを
今回も大量にご注文いただき、
ありがとうございます。

新鮮な商品をお届けするため、
○月○日朝一番での配送を予定しております。

品質管理には万全を期してお届けいたします。

顧客タイプ別カスタマイズ例

新規顧客向け

初回のお取引にもかかわらず、
貴重なご注文をいただき、
心より感謝申し上げます。

弊社の商品・サービスを信頼して
お選びいただいたご期待に必ずお応えし、
長期的なパートナーシップを築いて
まいりたいと存じます。

大口顧客向け

この度は大口のご注文をいただき、
誠にありがとうございます。

貴社のご要望に応えるべく、
社内一丸となって最高品質の商品を
ご提供させていただきます。

今後ともより一層のお引き立てを
賜りますよう、お願い申し上げます。

継続顧客向け

いつも変わらぬご愛顧をいただき、
心より感謝申し上げます。

長年のお付き合いの中で培った信頼関係を
大切にし、今回も期待を上回る品質で
お届けできるよう努めてまいります。

使用タイミングと送付方法

送付タイミング

  • 受注確定後: 原則として受注確定後24時間以内
  • 遅くとも3営業日以内: 顧客の不安を解消する迅速な対応
  • 契約締結後: 正式契約締結後の速やかな送付

送付方法の選択

  • メール: 迅速性を重視、日常的な取引の場合
  • 郵送: 正式な文書として、重要な取引の場合
  • FAX: 緊急性がある場合(ただし、正式版は後日郵送)
  • 手渡し: 特に重要な顧客への直接訪問時

添付・同封書類

  • 注文請書: 契約内容を確定する正式書類
  • 仕様書: 詳細な商品・サービス仕様
  • 納期スケジュール: 具体的な作業・納品スケジュール
  • 品質保証書: 品質に関する保証内容

カスタマイズのヒント

取引規模に応じた調整

大型案件・長期契約

この度の大型プロジェクトを弊社に
お任せいただき、身に余る光栄です。

プロジェクト成功に向け、全社を挙げて
取り組んでまいります。専任チームを
編成し、責任を持って対応いたします。

定期取引・継続契約

○○年○月分の定期納品につきまして、
ご注文をいただき、ありがとうございます。

安定した品質とサービスをお約束し、
毎月確実にお届けしてまいります。

試験的導入・テスト注文

試験導入としてご注文いただき、
ありがとうございます。

本格導入に向けた重要な機会として、
最高品質でお応えし、ご満足いただける
結果をお示しいたします。

商品・サービス特性による調整

カスタマイズ商品

貴社のご要望に合わせた特別仕様での
製作をお引き受けし、光栄です。

お打ち合わせでお聞きした詳細な
ご要求を確実に反映し、期待を上回る
品質でお届けいたします。

緊急対応・短納期

緊急でのご注文にお応えできるよう、
社内体制を整えてお受けいたします。

短納期での対応となりますが、
品質に妥協することなく、確実に
お届けいたします。

初回導入・新商品

新商品○○○をいち早くお選びいただき、
ありがとうございます。

最新技術を投入した自信作です。
導入効果を実感していただけるよう、
万全のサポート体制でお支えいたします。

デジタル化対応

電子契約・デジタル処理

電子契約システムでのご注文を
いただき、ありがとうございます。

デジタル化により、より迅速で
確実なお取引を実現してまいります。

オンライン受注・ECサイト

弊社オンラインショップでの
ご注文をありがとうございます。

Webサイトでのご注文状況は
リアルタイムでご確認いただけます。

システム連携・API接続

貴社のシステムとの連携による
自動発注をお受けいたします。

効率的なサプライチェーンの構築に
貢献できることを嬉しく思います。

以上のポイントを押さえたお礼状を作成することで、受注に対する感謝の気持ちがしっかりと伝わり、相手との関係をより一層深める文書になります。

※重要: 受注お礼状は、ビジネス関係における重要な節目の文書です。単なる事務手続きとして捉えるのではなく、顧客との信頼関係を深め、今後の継続的な取引の基盤を築く貴重な機会として活用してください。感謝の気持ちと確実な履行への決意を込めて作成することで、顧客満足度の向上と長期的なパートナーシップの発展につながります。

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。ファイル形式はWord(ワード)です。

下記から選んでダウンロードしてご利用してください。


  • お礼状(受注)01

お礼状(受注)01


  • お礼状(受注)02

お礼状(受注)02


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