お知らせ（銀行振込口座変更）の書式テンプレート（Word・ワード）

取引先・お客様への銀行振込口座変更のお知らせ作成に最適なテンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにダウンロードしてご利用できます。

文書の目的と重要性
1. 口座変更が必要になる主な理由
書き方のポイント
変更理由別の記入例
事業形態別の特別配慮事項
法的・実務的な重要事項
送付タイミングと確認体制
変更通知後のトラブル対応
1. よくあるトラブルと対処法
2. 緊急時対応プロセス
作成・送付時のチェックリスト

文書の目的と重要性

銀行振込口座変更のお知らせは、金銭授受の正確性を確保する極めて重要な文書です。適切な通知により、振込ミスや入金遅延を防ぎ、円滑な資金決済と取引継続を実現します。不適切な通知は深刻な資金繰り問題や取引トラブルを招く可能性があります。

口座変更が必要になる主な理由

金融機関の統合・合併: 銀行統合による店舗・システム変更
メインバンクの変更: 金利条件や取引条件の改善
管理効率化: 複数口座の一本化や経理処理効率化
セキュリティ向上: より安全な決済システムへの移行
事業拡大: 新拠点開設に伴う地域金融機関の活用

書き方のポイント

必須記載事項と文書構成

日付と宛名の記載: 文書の日付と宛先（会社名や担当者名）を正確に記載し、正式な案内文としての体裁を整えます。
冒頭の感謝と挨拶: 日頃の感謝の言葉や挨拶を述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。顧客に敬意を示し、案内文のトーンを整えます。
口座変更の理由と詳細: 銀行振込口座の変更内容を具体的に記載し、新旧の口座情報を明確に示します。これにより、顧客が誤って旧口座に振り込むミスを防ぎます。
変更に伴うお願い: 口座変更による不便を最小限に抑えるため、顧客に新口座への対応をお願いする一文を加え、誤りが生じないよう配慮します。
緊急連絡先の案内: 変更に関して不明点や質問がある場合の問い合わせ先を記載し、顧客が迅速に対応できるようにします。これにより、顧客の不安を和らげます。
結びの謝辞とお願い: 最後に、変更に伴う理解と協力をお願いし、再度感謝の意を表します。丁寧な言葉遣いで、顧客への誠意を伝えます。

口座情報記載の重要ポイント

項目	記載内容	注意事項
金融機関名	正式名称（略称不可）	「○○銀行」「○○信用金庫」等の正式名称
店舗名	支店の正式名称	「○○支店」「○○出張所」等、通帳記載通り
預金種別	普通・当座・定期等	振込指定の預金種別を明記
口座番号	7桁の数字	ハイフンや空白を含めず数字のみ
口座名義	カナ表記	銀行登録と完全一致が必要

よくある間違いと注意事項

略称使用: 「みずほ」→「株式会社みずほ銀行」
カナ表記: 「株式会社」→「カブシキガイシャ」
記号の混入: 口座番号に「-」や「」を入れない
新旧情報の混在: 新口座と旧口座の情報を明確に区別

変更理由別の記入例

【金融機関統合による変更】

件名：銀行口座変更のお知らせ（重要）

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、○○銀行と△△銀行の統合に伴い、
弊社の振込口座を下記のとおり変更いたします。

■ 変更日：令和6年○月○日（○）より

■ 新口座情報
金融機関名：○○銀行（統合後）
店舗名：△△支店
預金種別：普通預金
口座番号：1234567
口座名義：カブシキガイシャ○○○○

■ 旧口座情報（令和6年○月○日まで有効）
金融機関名：△△銀行
店舗名：○○支店
預金種別：普通預金
口座番号：7654321
口座名義：カブシキガイシャ○○○○

※旧口座は○月○日をもって閉鎖となります。
　○月○日以降は新口座へのお振込みをお願いいたします。

お手数をおかけいたしますが、お振込みの際は
新口座情報をご確認のうえ、お間違いのないよう
お願い申し上げます。

ご不明な点がございましたら、下記までお気軽に
お問い合わせください。

経理部：03-XXXX-XXXX（担当：田中）
メール：accounting@company.co.jp

今後ともよろしくお願い申し上げます。

敬具

【メインバンク変更による場合】

件名：振込口座変更のお知らせ

拝啓　貴社におかれましてはますますご発展のこととお慶び申し上げます。

この度、弊社では取引条件の見直しに伴い、
メインバンクを変更することとなりました。
つきましては、振込口座を下記のとおり変更いたします。

■ 変更実施日：令和6年○月○日（○）以降のお取引より

■ 新振込口座
金融機関名：○○銀行
店舗名：本店営業部
預金種別：当座預金
口座番号：0123456
口座名義：カブシキガイシャ△△△△

■ 変更前口座（参考）
金融機関名：△△銀行
店舗名：○○支店
口座番号：9876543

恐れ入りますが、○月○日以降のお振込みは
新口座をご利用くださいますようお願いいたします。

変更に関するお問い合わせ：
財務部（03-YYYY-YYYY）担当：佐藤

ご理解とご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【支店統廃合による変更】

件名：【重要】支店統合による口座変更のお知らせ

拝啓　平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

この度、お取引銀行の支店統合により、
弊社振込口座が下記のとおり変更となります。

■ 統合実施日：令和6年○月○日（○）

■ 変更後口座情報
金融機関名：○○銀行
店舗名：△△支店（統合後）
預金種別：普通預金
口座番号：2468135（新番号）
口座名義：カブシキガイシャ○○○○

■ 変更前口座情報
店舗名：□□支店（統合前）
口座番号：1357924（旧番号）

注意：統合日以降、旧支店・旧口座番号では
　　　お振込みいただけません。

新口座情報にてお振込みくださいますよう
お願い申し上げます。

統合に関するお問い合わせ：
総務部（03-ZZZZ-ZZZZ）担当：山田

ご不便をおかけいたしますが、ご協力のほど
よろしくお願い申し上げます。

敬具

事業形態別の特別配慮事項

BtoB企業（法人間取引）

請求書との整合性: 請求書記載口座との統一
契約書修正: 基本契約書の口座情報修正手続き
自動振込設定: 取引先の自動振込設定変更依頼
経理システム: 相手先経理システムの更新確認

BtoC企業（個人顧客向け）

多様な顧客層: 高齢者にも分かりやすい説明
振込手数料: 手数料負担に関する説明
ATM操作: 振込操作の簡単な説明資料
確認方法: 振込完了の確認方法案内

EC・通販事業者

ウェブサイト更新: サイト内口座情報の同時更新
決済システム: 決済代行会社への変更通知
代金引換: 宅配業者への情報更新
返金処理: 返金時の新口座からの対応

不動産・賃貸業

家賃振込: 入居者への確実な周知
保証会社: 家賃保証会社への変更通知
管理会社: 管理委託先への情報共有
敷金返還: 退去時返還口座の明確化

法的・実務的な重要事項

コンプライアンス関連

マネーロンダリング対策: AML（Anti-Money Laundering）規制への対応
外為法遵守: 外国為替取引の場合の届出義務
税務処理: 源泉徴収等の税務手続きへの影響
監査対応: 内部監査・外部監査での証跡管理

内部統制・リスク管理

承認プロセス: 口座変更の社内承認手続き
情報管理: 口座情報の機密性確保
変更記録: 変更履歴の適切な文書化
緊急時対応: 変更トラブル時の迅速な対応体制

会計・税務上の注意点

帳簿記録: 会計帳簿への正確な記録
税務申告: 確定申告書類への影響
消費税: 課税事業者の場合の処理確認
印紙税: 契約書変更時の印紙税の検討

送付タイミングと確認体制

効果的な送付スケジュール

送付タイミング	対象	送付方法	確認事項
変更30日前	重要取引先（A級）	書面郵送＋電話確認	受領確認・理解確認
変更21日前	一般取引先（B級）	書面郵送＋メール	受領確認
変更14日前	その他取引先（C級）	メール＋FAX	開封確認
変更7日前	全取引先	再通知（念押し）	最終確認

確実な情報伝達のための工夫

件名の工夫: 「【重要】」「【必読】」等の表示
色分け表示: 新旧口座情報の視覚的区別
QRコード: 振込依頼書のQRコード添付
音声案内: 電話での自動音声案内設定

送付後のフォローアップ

受領確認: 重要取引先からの受領確認取得
理解確認: 内容理解の確認（必要に応じて電話説明）
実行確認: 初回振込時の新口座使用確認
トラブル対応: 旧口座振込等のトラブル迅速対応

変更通知後のトラブル対応

よくあるトラブルと対処法

トラブル内容	原因	対処方法	予防策
旧口座への振込継続	通知見落とし	組戻手続き支援・新口座への振替	複数回通知・確認電話
口座情報間違い	転記ミス	正確な口座情報の再送付	QRコード・コピペ用データ提供
振込手数料増加	銀行変更による手数料差	手数料負担協議	事前の手数料説明
システム登録遅延	取引先の対応遅れ	個別フォローアップ	余裕をもった変更スケジュール