お知らせ(避難訓練)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

お知らせ(避難訓練)の書式テンプレート(Word・ワード)


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書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

避難訓練の通知は生命に関わる重要な安全管理文書です。従業員の安全意識向上と、緊急時の適切な行動を促すため、以下の点を重視しましょう:

  • 重要性の明確化:訓練の法的根拠と必要性を明示
  • 具体的な行動指示:誰が・いつ・どこで・何をするかを明確に
  • 安全最優先:参加者の安全を最優先とした内容構成
  • 実践的な内容:実際の災害時に役立つ実践的な訓練

必須記載事項チェックリスト

  • 文書作成日
  • 宛先(「全社員各位」等)
  • 件名(「避難訓練実施のお知らせ」等)
  • 実施日時(開始・終了時間)
  • 実施場所(避難場所・集合場所)
  • 訓練の目的・意義
  • 想定災害(火災・地震等)
  • 訓練内容・手順
  • 参加対象者
  • 注意事項・服装
  • 雨天時の対応
  • 責任者・連絡先
  • 法的根拠(必要に応じて)

敬語・丁寧語の適切な使い方

避難訓練通知に適した表現例:

  • 「実施いたします」(丁寧語)
  • 「ご協力をお願いいたします」(謙譲語)
  • 「参加してください」(明確な指示)

緊急性を示す適切な表現:

  • 「全員参加が義務となっています」(法的義務の明示)
  • 「速やかに避難してください」(緊急時の行動指示)
  • 「安全のため必ず従ってください」(安全優先の指示)

具体的な記入例

【良い例】総合防災訓練の通知

令和6年11月15日

全社員各位

総務部
防火・防災管理者 田中太郎

避難訓練実施のお知らせ

お疲れさまです。
消防法第8条および労働安全衛生法第25条に基づき、
下記のとおり避難訓練を実施いたします。

この訓練は、火災・地震等の災害発生時に、全員が安全かつ
迅速に避難できるよう実施するものです。
皆様の生命を守る重要な訓練ですので、必ずご参加ください。

記

■実施日時
令和6年12月10日(火)14:00~15:30

■想定災害
1階事務所からの出火による建物火災
(地震発生後の火災を想定)

■訓練内容と流れ

【14:00】緊急放送・サイレン
・「火災発生、直ちに避難してください」の放送
・各フロアの防災責任者が避難誘導開始

【14:05】一次避難(フロア避難)
・エレベーター使用禁止
・階段を使用して1階ロビーへ避難
・防災責任者が人員確認

【14:10】二次避難(建物外避難)
・建物外の避難場所へ移動
・避難場所:○○公園(本社から徒歩3分)
・住所:○○市△△区××1-2

【14:20】人員点呼・安否確認
・部署ごとに整列・人員確認
・けが人の有無確認
・防災責任者が総務部へ報告

【14:30】消火器取扱訓練
・消火器の正しい使用方法
・初期消火の判断基準
・消防署員による指導

【15:00】講評・総括
・消防署員による講評
・改善点の確認
・質疑応答

【15:30】訓練終了・業務再開

■避難経路
【1階】正面玄関・非常口から直接外へ
【2階】東西階段から1階へ、その後正面玄関へ
【3階】東西階段から1階へ、その後正面玄関へ
【4階】東西階段から1階へ、その後正面玄関へ

※エレベーターは絶対に使用しないでください

■参加対象者
全社員(正社員・契約社員・パート・アルバイト・派遣社員)
※来客者も訓練に参加していただきます

■重要な注意事項

【服装・持ち物】
・歩きやすい靴で参加(ヒールは避ける)
・防災ヘルメットを着用(各自のデスクに配備)
・荷物は持参せず、身軽で避難

【避難時の注意】
・「押さない・走らない・しゃべらない・戻らない」
・煙を吸わないよう、ハンカチで口を覆う
・避難中は私語を慎み、指示に従う
・エレベーター・駐車場への立ち入り禁止

【特別な配慮が必要な方】
・車椅子利用者、歩行困難者は事前に総務部へ連絡
・妊娠中の方は無理をせず、安全を最優先に
・体調不良者は無理に参加せず、安全な場所で待機

■雨天時の対応
小雨の場合:予定通り実施(雨具持参)
大雨・暴風の場合:館内での避難訓練のみ実施

■各部署の防災責任者
総務部:田中(内線123)
営業部:佐藤(内線456)
経理部:山田(内線789)
技術部:鈴木(内線012)

■緊急時連絡先
消防署:119
警察署:110
総務部:03-xxxx-xxxx
防災管理者:090-xxxx-xxxx

■訓練後の対応
・訓練結果は後日全社員に報告いたします
・改善点は次回訓練に反映いたします
・個人の避難行動について質問がある方は総務部まで

災害はいつ発生するかわかりません。
この訓練を通じて、一人ひとりが防災意識を高め、
いざという時に適切な行動が取れるよう準備しましょう。

皆様のご協力をよろしくお願いいたします。

以上

【悪い例】とその問題点

避難訓練のお知らせ

来週避難訓練をします。
外に逃げてください。

総務部

問題点:

  • 具体的な日時が不明
  • 訓練の重要性が伝わらない
  • 避難手順が不明確
  • 安全上の注意が不足
  • 法的根拠が示されていない

災害種別による調整例

火災避難訓練

「火災発生時の初期消火・通報・避難の3原則に基づいた実践的な訓練を実施」

地震避難訓練

「地震発生時の身の安全確保から避難完了まで、段階的な対応訓練を実施」

総合防災訓練

「地震発生後の火災を想定し、複合災害への対応能力を向上させる訓練」

津波避難訓練

「津波警報発令時の高台避難と、避難経路の確認を中心とした訓練」

法的・実務的な留意点

消防法上の義務

防火管理者の義務(消防法第8条)

  • 消防計画の作成:避難訓練を含む消防計画の策定
  • 避難訓練の実施:年2回以上の避難訓練実施
  • 訓練記録の保存:訓練実施記録の3年間保存
  • 消防署への報告:訓練結果の消防署への報告

避難訓練の実施基準

  • 実施頻度:年2回以上(うち1回は消防署立会い)
  • 参加者:防火対象物の全ての利用者
  • 訓練内容:通報・初期消火・避難の3要素
  • 記録作成:訓練実施記録の作成・保存

労働安全衛生法上の配慮

事業者の義務(法第25条)

  • 必要な措置:労働災害防止のための必要な措置
  • 安全衛生教育:労働者への安全衛生教育
  • 避難設備の維持:避難設備の適切な維持管理
  • 緊急時の措置:緊急時における適切な措置

労働者の義務(法第26条)

  • 協力義務:事業者の安全衛生措置への協力
  • 訓練参加:安全衛生教育・訓練への参加
  • 遵守義務:安全衛生に関する指示の遵守

障害者差別解消法への対応

  • 合理的配慮:障害のある従業員への合理的配慮
  • 個別支援:必要に応じた個別の避難支援
  • 情報提供:理解しやすい形での情報提供
  • 設備配慮:避難経路のバリアフリー化

建築基準法との関係

  • 避難経路の確保:法定避難経路の維持
  • 避難階段の使用:適切な避難階段の利用
  • 収容人員の遵守:建物の収容人員制限の遵守

使用タイミングと注意事項

適切な実施時期

  • 法定実施回数:年2回以上の実施義務
  • 季節考慮:春・秋の実施が一般的
  • 防災の日連動:9月1日前後の防災週間
  • 新入社員研修:入社時期に合わせた実施

通知のタイミング

  • 実施2週間前:詳細な訓練内容の通知
  • 実施1週間前:最終確認とリマインダー
  • 実施前日:最終注意事項の確認

実施時間帯の考慮

営業時間中の実施

  • 業務への影響最小化:比較的業務が落ち着く時間帯
  • 全員参加の確保:勤務時間内での実施
  • 顧客対応:来客者への事前説明

時間帯別の特徴

  • 午前中:集中力が高く、真剣に取り組める
  • 午後:昼食後で参加しやすい
  • 夕方:業務終了間際で参加率が下がる可能性

よくあるトラブルと対策

トラブル例1:参加率の低下 → 対策:参加義務の明確化と事前の重要性説明

トラブル例2:避難経路の混雑 → 対策:部署別の時間差避難と複数経路の活用

トラブル例3:緊急時の連絡不備 → 対策:複数の連絡手段と責任者の明確化

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。

お知らせ(避難訓練)

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