お知らせ（送別会）の書式テンプレート（Word・ワード）

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書き方の基本ポイント
具体的な記入例
法的・実務的な留意点
使用タイミングと注意事項
カスタマイズのヒント
関連文書との整合性
1. 前後に必要な関連書類
2. 他の送別関連文書との連携
実践的なアドバイス
最新のビジネス慣習への対応

書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

送別会案内は社内向けの親しみやすい案内文書として位置づけられます。有志主催の特性を活かし、以下の表現バランスを心がけましょう：

親しみやすさと敬意のバランス：堅すぎず、カジュアルすぎない文体
感謝の気持ちを込めた表現：退職者への敬意を示す言葉選び
参加しやすい雰囲気作り：強制感のない、温かい誘い方

必須記載事項チェックリスト

敬語の適切な使い方

送別会案内に適した表現例：

「お疲れさまです」（親しみやすい挨拶）
「開催いたします」（適度な敬語）
「ご参加いただければと思います」（柔らかい依頼）
「お忙しい中恐縮ですが」（相手への配慮）

避けるべき表現：

「開催させていただきます」（過度に丁寧）
「参加してください」（命令調）
「必ず参加すること」（強制的な表現）

具体的な記入例

【良い例】親しみやすい送別会案内

令和6年12月20日

営業部各位

田中太郎さん送別会のお知らせ

お疲れさまです。
この度、営業部の田中太郎さんが12月末をもって転職されることになりました。
田中さんの長年にわたるご尽力に感謝し、新天地でのご活躍をお祈りするため、
下記のとおり送別会を開催いたします。

皆様お忙しい中とは思いますが、ぜひご参加いただければと思います。

記

日時：令和7年1月15日（水）19:00～21:00
      （18:45集合）
会場：居酒屋「さくら」2階座敷
      住所：○○市△△区××1-2-3
      TEL：03-xxxx-xxxx
      JR○○駅南口より徒歩2分（地図添付）
会費：4,000円（当日集金）
申込締切：1月10日（金）17:00まで
申込方法：下記までメールまたは内線でご連絡ください

幹事：佐藤花子（内線456、sato@company.co.jp）
      山田次郎（内線789、yamada@company.co.jp）

※飲み放題付きです
※お車でのご来場はご遠慮ください

田中さんと過ごす最後のひととき、皆様のご参加をお待ちしております。

以上

【悪い例】とその問題点

送別会やります

田中さんが辞めるので送別会をします。
1月15日19時から居酒屋で。
参加したい人は連絡してください。

問題点：

退職者への敬意が感じられない
詳細情報が不足している
感謝や温かさが伝わらない
正式な案内文としての体裁になっていない
連絡先が不明確

シーン別バリエーション

定年退職の場合

「○○年間という長きにわたり会社の発展にご尽力いただいた△△さんに感謝の気持ちを込めて」

転職・転勤の場合

「新天地でのさらなるご活躍をお祈りし、これまでのご協力に感謝を込めて」

結婚退職の場合

「新しい人生の門出をお祝いし、これまでの明るい笑顔に感謝を込めて」

役員・管理職の場合

「長年にわたるご指導ご鞭撻に心より感謝し、今後のますますのご健勝をお祈りして」

法的・実務的な留意点

労働法上の注意事項

参加の完全任意性：業務命令ではないことを明確化
勤務時間外開催：業務時間には含まれないことを確認
費用負担の明確化：個人負担であることを明記
ハラスメント防止：アルコールを含む場での注意事項

会社規定との整合性

社内イベント規定：会社の規定に反していないか確認
経費処理の禁止：個人的な送別会は会社経費で処理しない
勤務時間中の案内配布：業務に支障をきたさない範囲で実施

個人情報保護への配慮

参加者名簿管理：必要最小限の情報収集
写真撮影の確認：事前に撮影可否を確認
SNS投稿の注意：プライバシーへの配慮を呼びかけ

プライバシーと機密保持

退職理由の詳細：個人的な理由は記載しない
転職先情報：本人の同意なしに記載しない
社内情報の管理：送別会での話題についての注意喚起

使用タイミングと注意事項

適切な開催・通知タイミング

開催日設定：退職日の1-2週間前
通知タイミング：開催日の7-10日前
最終確認：開催3日前までに参加人数確定

開催を避けるべき状況

本人が送別会を望まない場合
懲戒処分による退職の場合
会社の業績不振や人員削減の直後
感染症等のリスクが高い時期

よくあるトラブルと対策

トラブル例1：参加者が予想より少ない → 対策：事前に参加見込み数を把握し、適切な規模で企画

トラブル例2：費用が予算を超過 → 対策：参加費設定時に予備費を見込む、会場選びを慎重に

トラブル例3：会場確保ができない → 対策：複数の候補会場を事前にリストアップ

トラブル例4：アレルギー対応の不備 → 対策：申込時に食物アレルギーの有無を確認

カスタマイズのヒント

退職理由別の調整方法

定年退職

お疲れさま会として開催
記念品贈呈の時間を設ける
思い出話を聞く時間を多めに確保

転職・キャリアアップ

壮行会的な位置づけ
今後の抱負を聞く時間を設ける
ネットワーク維持への言及

結婚・出産

お祝い会としての色合いを強める
幸せへの願いを込めたメッセージ
家族への配慮（時間設定等）

部署規模に応じた調整

小規模部署（5-10名）

アットホームな雰囲気を重視
全員参加を前提とした企画
個人的なエピソードを多く盛り込む

中規模部署（10-30名）

幹事を複数人で分担
参加しやすい価格設定
会場選びを慎重に

大規模部署（30名以上）

複数回開催の検討
階層別での企画も検討
効率的な連絡・集金方法の確立

デジタル化・オンライン対応

ハイブリッド開催

開催形式：現地参加＋オンライン参加
現地会場：○○居酒屋（定員20名）
オンライン：Zoom利用
現地参加費：4,000円
オンライン参加費：1,000円（記念品代）
技術サポート：IT部 鈴木（内線999）

フルオンライン開催

配送サービス：事前に食事・飲み物を各自宅へ配送
デジタルギフト：オンラインカタログギフト等
画面共有：思い出の写真・動画の上映

実践的なアドバイス

効率的な企画・運営方法

幹事の役割分担

企画担当：日程調整、会場選定
連絡担当：案内作成、出欠確認
会計担当：費用管理、集金
当日担当：進行、写真撮影

予算管理のコツ

基本会費設定：料理代＋飲み物代＋会場費
記念品代：参加費×10-15%
予備費：総予算×5-10%

デジタルツール活用方法

出欠確認・集金

Googleフォーム：出欠確認の自動集計
PayPay・LINE Pay：事前集金システム
調整さん：日程調整（複数候補日がある場合）

思い出作り

Canva：記念品やメッセージカードのデザイン
Google フォト：写真の共有アルバム作成
動画編集アプリ：思い出動画の作成

記念品・プレゼントのアイデア

定番アイテム

花束・花かご：感謝の気持ちを表現
寄せ書き色紙：全員からのメッセージ
写真立て・フォトブック：思い出の記録

実用的なアイテム

文房具セット：新天地でも使える
コーヒー・紅茶セット：リラックスタイムに
ハンドクリーム・入浴剤：癒しグッズ

デジタル時代のアイテム

電子ギフトカード：Amazon、楽天等
サブスクリプション：音楽・動画配信サービス
オンライン体験ギフト：料理教室、ヨガクラス等