お知らせ(社内懇親会)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

お知らせ(社内懇親会)の書式テンプレート(Word・ワード)


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文書の目的と組織への効果

社内懇親会のお知らせは、組織内コミュニケーションの活性化と職場環境改善のための重要な施策です。適切な案内により、部門間の壁を越えた交流促進、従業員のエンゲージメント向上、そして組織文化の醸成を実現することができます。

社内懇親会の主な目的と効果

  • コミュニケーション促進: 業務外での自然な交流による相互理解の深化
  • チームワーク向上: インフォーマルな関係構築による業務連携の改善
  • ストレス軽減: 仕事の緊張から解放されるリフレッシュ効果
  • 帰属意識向上: 組織への愛着と一体感の醸成
  • 情報共有: 部門を超えた情報交換と知識共有の場

書き方のポイント

必須記載事項と文書構成

  • 日付と宛先の記載: 文書の日付と宛先(各位)を正確に記載し、正式な社内案内文としての体裁を整えます。
  • 懇親会の目的と誘い文: 季節の挨拶や参加を促すメッセージを記載し、社員同士の交流とリラックスを促す雰囲気を醸成します。これにより、参加の意欲を高めることができます。
  • 懇親会の詳細情報: 日時、場所、時間、参加料などの具体的な情報を明記し、参加者が必要な準備を整えやすくします。詳細な情報があることで、社員がスケジュールを調整しやすくなります。
  • 申込方法の案内: 各課ごとの取りまとめと総務課への申込方法を具体的に指示し、締め切り日を明記します。申込手続きを簡潔に説明することで、参加をスムーズに進めます。
  • イベントの楽しみを強調: 懇親会ではゲームなどの企画が予定されていることを伝え、参加者に楽しみを感じてもらえるように配慮します。これにより、懇親会への期待を高めます。
  • 結びの挨拶: 最後に感謝の意を表し、参加を呼びかける一文で締めくくります。丁寧な言葉で案内を終えることで、参加者に温かい印象を与えます。

参加率向上のための効果的な表現

要素 効果的な表現例 避けるべき表現
目的の魅力化 「普段お話しする機会の少ない方々との交流」「新しい発見と出会い」 「親睦を図る」「コミュニケーション」
参加メリット 「美味しい料理とお酒」「楽しいゲーム企画」「素敵な賞品」 「楽しい時間」「良い機会」
雰囲気作り 「アットホームな雰囲気」「リラックスした空間」「温かい交流」 「和やかに」「なごやかに」
参加への誘い 「ぜひお誘い合わせの上」「お気軽にご参加ください」 「参加してください」「よろしく」

懇親会の成功要素

  • 適切なタイミング: 業務スケジュールと調和した開催時期
  • 魅力的な内容: 参加者が楽しめる企画・催し物
  • 快適な環境: アクセスが良く居心地の良い会場
  • 適正な費用: 参加しやすい料金設定
  • 包括的な雰囲気: 全員が参加しやすい環境作り

懇親会タイプ・目的別の記入例

【歓送迎会・全社規模】

歓送迎会のご案内

令和6年○月○日

全社員各位

株式会社○○○○
総務部長 △△△△

拝啓 桜花の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

さて、この度の人事異動に伴い、新たにお迎えする新任者の歓迎と、
転出される方々への感謝の気持ちを込めて、歓送迎会を開催いたします。

新年度のスタートを皆様で共にお祝いし、新しいメンバーとの
親睦を深める絶好の機会ですので、ぜひ奮ってご参加ください。

記

■ 日時:令和6年○月○日(金)午後6時30分~8時30分

■ 会場:ホテル○○ 2階宴会場「○○の間」
 住所:○○市○○区○○x-x-x
 TEL:03-xxxx-xxxx
 ※JR○○駅東口より徒歩3分

■ 参加費:
 ・一般社員:4,000円
 ・新入社員:2,000円
 ・管理職:5,000円

■ 今回の歓送迎対象者:
 【歓迎】
 ・○○部長 △△△△様(本社より転入)
 ・□□課長 ◇◇◇◇様(大阪支社より転入)
 ・新入社員 5名

 【送別】
 ・◆◆部長 ○○○○様(大阪支社へ転出)
 ・▲▲課長 □□□□様(退職)

■ 催し物:
 ・新任者紹介・挨拶
 ・転出者への花束贈呈
 ・ビンゴゲーム大会(豪華賞品をご用意)
 ・フォトタイム

■ 申込方法:
 各部署の総務担当者が参加予定者を取りまとめ、
 ○月○日(水)午後5時までに総務部へご連絡ください。

■ 申込・問い合わせ先:
 総務部 福利厚生担当(内線123)
 E-mail:welfare@company.co.jp

■ 注意事項:
 ・当日の飛び入り参加はご遠慮ください
 ・アルコールが苦手な方には、ソフトドリンクをご用意
 ・車でのご来場はお控えください

新しい仲間を温かくお迎えし、これまでお世話になった方々に
感謝の気持ちを伝える大切な機会です。

普段なかなかお話しできない他部署の方々との交流も深められる
と思いますので、皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。

敬具

【会場案内図を別途配布いたします】

総務部 福利厚生担当 ◇◇◇◇
内線:123 E-mail:welfare@company.co.jp

【部門別・忘年会】

営業部忘年会のお知らせ

令和6年○月○日

営業部 各位

営業部長 △△△△

いつもお疲れ様です。

早いもので今年も残すところあと僅かとなりました。
皆様の日頃のご努力により、営業部として素晴らしい成果を
上げることができました。

この一年の労をねぎらい、来年への英気を養うため、
営業部忘年会を下記のとおり開催いたします。

記

■ 日時:令和6年○月○日(土)午後6時00分~9時00分

■ 会場:居酒屋「○○○」○○店 2階貸切
 住所:○○市○○区○○x-x-x
 TEL:03-xxxx-xxxx
 ※○○駅北口より徒歩2分

■ 参加費:3,500円(飲み放題込み)

■ 今年の振り返り企画:
 ・売上達成者表彰式
 ・ベストセールス賞発表
 ・来年の目標発表(一人一言)
 ・お楽しみ抽選会

■ 特別企画:
 ・営業部クイズ大会
 ・カラオケコーナー
 ・写真撮影会(今年の思い出アルバム作成)

■ 申込期限:○月○日(木)まで
 営業企画課 □□まで直接お申し込みください
 (参加費は当日受付でお支払いください)

■ 二次会:
 同じ建物内のカラオケボックスを予約済み
 (希望者のみ・別途2,000円)

今年一年、本当にお疲れ様でした。
チーム一丸となって頑張ってきた皆様と、美味しいお酒と
料理を囲んで、楽しいひと時を過ごしましょう。

普段の仕事モードを離れて、ざっくばらんにお話しできる
貴重な機会です。

新人の皆さんも先輩方とじっくりお話しできるチャンスですので、
ぜひ積極的にご参加ください!

営業企画課 □□□□
内線:456 E-mail:sales-planning@company.co.jp

【プロジェクト完了・慰労会】

○○プロジェクト完了慰労会のご案内

令和6年○月○日

○○プロジェクトメンバー各位

プロジェクトマネージャー △△△△

お疲れ様です。

この度、○○プロジェクトが無事完了いたしました。
これもひとえに、メンバー皆様のご尽力の賜物です。

長期間にわたる困難なプロジェクトでしたが、チーム一丸となって
取り組んだ結果、予定通り成功裏に完了できました。

皆様の努力と協力に心から感謝し、慰労会を開催いたします。

記

■ 日時:令和6年○月○日(金)午後7時00分~9時00分

■ 会場:レストラン「○○○」個室
 住所:○○市○○区○○x-x-x ○○ビル5階
 TEL:03-xxxx-xxxx
 ※地下鉄○○線○○駅1番出口より徒歩1分

■ 参加費:会社負担(無料)

■ 参加対象:○○プロジェクト関係者
 ・コアメンバー:10名
 ・サポートメンバー:5名
 ・関係部署担当者:3名

■ プログラム:
 ・プロジェクト成果報告(簡単に)
 ・メンバー紹介と一言感想
 ・乾杯・会食
 ・記念品贈呈
 ・写真撮影(プロジェクト記念)

■ 申込方法:
 ○月○日(水)までにメールでご返信ください
 件名:「慰労会参加可否」

このプロジェクトを通じて築いた絆を大切に、
今後もより良い協力関係を続けていければと思います。

短期間の案内で恐縮ですが、ぜひご都合をつけて
ご参加いただければと思います。

プロジェクト事務局 ◇◇◇◇
E-mail:project-admin@company.co.jp
内線:789

【新人歓迎・カジュアル懇親会】

新人歓迎ランチ懇親会のお知らせ

令和6年○月○日

全社員各位

人事部 新人研修担当 △△△△

いつもお疲れ様です。

この度入社された新入社員の皆さんも、研修期間を終えて
各部署に配属となりました。

新しい仲間との交流を深め、より早く職場に馴染んでいただくため、
気軽に参加できるランチ懇親会を企画いたします。

記

■ 日時:令和6年○月○日(土)午後12時00分~14時00分

■ 会場:社員食堂(特別営業)

■ 参加費:500円(軽食・ドリンク代)

■ 対象:新入社員+希望する先輩社員

■ 内容:
 ・ビュッフェスタイルの軽食
 ・新入社員自己紹介タイム
 ・「会社あるある」クイズ
 ・フリータイム(自由交流)

■ 服装:私服OK(カジュアルな雰囲気です)

■ 申込方法:
 社内メールで人事部まで
 件名:「ランチ懇親会参加希望」
 締切:○月○日(木)

■ 新入社員の皆さんへ:
 先輩社員との気軽な交流の場です。
 分からないことや不安なことがあれば、
 何でもお気軽にお尋ねください。

■ 先輩社員の皆さんへ:
 新しい仲間を温かくお迎えください。
 業務の話だけでなく、趣味や興味のあることなど
 幅広い話題で交流していただければと思います。

土曜日のお忙しい時間帯ですが、アットホームで
楽しい時間にしたいと思います。

新入社員の皆さんは全員参加を、先輩社員の皆さんは
ぜひお時間の許す範囲でご参加ください。

人事部 新人研修担当 ◇◇◇◇
内線:321 E-mail:hr-training@company.co.jp

懇親会の種類と特性別配慮事項

歓送迎会

  • 対象者への配慮: 歓迎・送別対象者が主役となる進行
  • 感謝の表現: 転出者への労いと新任者への期待表明
  • 継続性: 組織の継続性と新体制への期待
  • 記念性: 記念品や写真等での思い出作り

忘年会・新年会

  • 年間振り返り: その年の成果や課題の共有
  • 結束強化: 来年度への団結とモチベーション向上
  • リラクゼーション: 年末年始の開放的な雰囲気作り
  • 伝統継承: 会社の伝統や文化の継承

プロジェクト慰労会

  • 成果の確認: プロジェクトの成功を全員で確認
  • 貢献への感謝: 各メンバーの貢献への適切な評価
  • 経験の共有: プロジェクトで得た学びの共有
  • 関係性の維持: プロジェクト終了後の関係性継続

新人歓迎会

  • 不安の解消: 新入社員の不安や緊張の和らげ
  • 情報提供: 職場の雰囲気や文化の理解促進
  • 関係構築: 先輩社員との自然な関係構築
  • 定着支援: 早期の職場定着を支援

法的・コンプライアンス上の重要事項

労働法・ハラスメント対策

  • 任意参加の原則: 強制参加とならないよう配慮
  • ハラスメント防止: アルコール提供時の注意喚起
  • 時間外労働: 勤務時間外開催の適切な取扱い
  • 安全配慮: 参加者の安全確保への配慮

費用・税務処理

  • 福利厚生費: 適切な福利厚生費としての処理
  • 課税関係: 参加者への課税の有無確認
  • 予算管理: 適切な予算範囲内での開催
  • 透明性: 費用負担の透明性確保

個人情報・プライバシー保護

  • 個人情報取扱い: 参加者情報の適切な管理
  • 写真撮影: 個人の肖像権への配慮
  • プライベート: 個人のプライバシーへの尊重
  • 情報管理: 懇親会での情報の適切な管理

アルコール・健康配慮

  • 適量飲酒: 適量飲酒の呼びかけ
  • 代替手段: アルコールが飲めない方への配慮
  • 帰宅手段: 安全な帰宅手段の確保
  • 健康状態: 参加者の健康状態への配慮

参加率向上と成功のための戦略

企画・準備段階

  • ニーズ把握: 事前アンケートによる希望調査
  • 魅力的な企画: 参加したくなる企画内容
  • 適切な設定: 日時・場所・費用の適切な設定
  • 事前広報: 十分な事前案内と期待感醸成

当日運営

  • 雰囲気作り: 全員が楽しめる雰囲気の演出
  • 進行管理: スムーズで退屈しない進行
  • 参加促進: 内向的な人も参加しやすい工夫
  • 安全管理: 参加者の安全と健康への配慮

事後フォロー

  • 満足度調査: 参加者の満足度測定
  • 関係継続: 懇親会で築いた関係の継続支援
  • 改善提案: 次回開催への改善点収集
  • 効果測定: 組織への効果の定量的・定性的評価

デジタル時代の効率的な懇親会運営

申込・管理の効率化

  • オンライン申込: Webフォームによる簡単申込
  • 自動集計: 参加者数の自動集計・管理
  • リマインダー: 自動リマインダーメールの送信
  • 支払管理: デジタル決済システムの活用

コミュニケーション強化

  • 事前交流: SNSでの事前交流促進
  • 写真共有: デジタル写真の安全な共有
  • フィードバック: オンラインアンケートの活用
  • 継続交流: 懇親会後の継続的なコミュニケーション支援

作成・実施時のチェックリスト

【企画・準備】

  • 開催目的は明確に設定されているか
  • 適切な日時・会場は確保されているか
  • 予算は適切に設定・承認されているか
  • 参加者が楽しめる企画は準備されているか
  • 必要な手配(会場・料理・備品等)は完了しているか

【案内文作成】

  • 必要な情報は全て記載されているか
  • 参加したくなる魅力的な内容になっているか
  • 申込方法・期限は明確に記載されているか
  • 注意事項は適切に記載されているか
  • 問い合わせ先は正確に記載されているか

【法的・安全配慮】

  • 任意参加の原則は明確にされているか
  • ハラスメント防止への配慮はされているか
  • アルコール提供時の注意事項は記載されているか
  • 個人情報保護への配慮はされているか
  • 安全な帰宅手段への配慮はされているか

【当日運営】

  • 受付・進行体制は整備されているか
  • 全員が楽しめる雰囲気作りは準備されているか
  • 緊急時対応体制は準備されているか
  • 適切な時間管理は計画されているか

【事後対応】

  • 満足度調査の準備はできているか
  • 写真・記録の整理・共有方法は決まっているか
  • 次回開催への改善点収集方法はあるか
  • 懇親会の効果測定方法は準備されているか

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。

お知らせ(社内懇親会)

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