お知らせ（発送完了）の書式テンプレート（Word・ワード）

お知らせ（発送完了）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。

書き方の基本ポイント
具体的な記入例
法的・実務的な留意点
使用タイミングと注意事項

書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

発送完了通知は取引の重要な節目を示すビジネス文書です。商品やサービスの確実な届け出しと、今後の良好な取引関係を維持するため、以下の点を重視しましょう：

迅速性と正確性：発送と同時または翌日には通知を送付
詳細な情報提供：受取人が必要とする全ての情報を網羅
顧客サービス向上：受領確認と次のステップを明確化
信頼関係の構築：丁寧な対応で継続取引への基盤作り

必須記載事項チェックリスト

敬語・丁寧語の適切な使い方

発送完了通知に適した表現例：

「発送いたしました」（謙譲語）
「ご確認をお願いいたします」（丁寧な依頼）
「お受け取りください」（尊敬語）

確実性を示す表現：

「確実にお届けいたします」（信頼性の強調）
「到着予定日をご確認ください」（具体的な指示）
「検収をお願いいたします」（次のステップの明示）

具体的な記入例

【良い例】BtoB商品発送完了通知

令和6年12月15日

株式会社△△商事
購買部　鈴木一郎 様

株式会社ABC製作所
営業部　田中太郎

商品発送完了のお知らせ

拝啓　師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、下記注文品につきまして、本日発送いたしましたのでご報告申し上げます。

記

■発送情報
発送日：令和6年12月15日（金）15:00
配送業者：ヤマト運輸株式会社
便名：宅急便
お問い合わせ番号：1234-5678-9012
到着予定日：令和6年12月16日（土）午前中

■発送商品明細
注文番号：ABC-2024-1215-001
受注日：令和6年12月10日

1. 産業用モーター　型番：IM-500X
   数量：10台
   単価：50,000円
   小計：500,000円

2. 制御ユニット　型番：CU-200A
   数量：5台
   単価：80,000円
   小計：400,000円

合計金額：900,000円（税込）

■梱包・配送に関して
・精密機器のため、衝撃吸収材で厳重に梱包
・配送時の破損を防ぐため「精密機器」「天地無用」表示
・到着時間指定：午前中（9:00～12:00）

■お願い事項
1. 商品到着後、速やかに検収をお願いいたします
2. 外装に破損等がございましたら、受取拒否をお願いいたします
3. 検収完了後、3営業日以内にご連絡をお願いいたします
4. 不具合・不足等がございましたら、即座にご連絡ください

■検収方法
・外装の確認：破損・水濡れ等の外的損傷
・数量の確認：納品書との照合
・仕様の確認：型番・仕様の適合性
・動作確認：通電テスト（可能な範囲で）

■検収期限
商品到着後、7営業日以内

■問い合わせ先
営業部　田中太郎
TEL：03-xxxx-xxxx（直通）
携帯：090-xxxx-xxxx
Email：tanaka@abc-ss.co.jp
受付時間：平日9:00～18:00

■今後の予定
・検収完了確認後、請求書を発行いたします
・お支払い期限：請求書発行日から30日以内
・保証期間：納品日から1年間

この度は貴重なご注文をいただき、誠にありがとうございました。
今後とも末永くお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

以上

【悪い例】とその問題点

発送しました

昨日発送しました。
明日届きます。

ABC製作所

問題点：

具体的な発送情報が不足
商品の詳細が不明
受領確認の依頼がない
正式な文書の体裁になっていない
顧客への配慮が感じられない

商材別・業界別バリエーション

精密機器・電子部品

「精密機器のため、到着後は温度変化に注意し、開梱前に室温に馴染ませてください」

食品・生鮮品

「要冷蔵商品のため、到着後は速やかに冷蔵保存をお願いいたします」

化学品・危険物

「危険物のため、取り扱いには十分ご注意ください。安全データシートを同梱しております」

ソフトウェア・ライセンス

「ライセンスキーは別途メールにてお送りいたします。インストール手順書を同梱しております」

法的・実務的な留意点

商法・民法上の留意点

危険負担の移転

発送時点：売主から買主への危険負担移転
運送中のリスク：運送業者の責任範囲
受領拒否：正当な理由による受領拒否権

瑕疵担保責任

検収期間：合理的な検収期間の設定
瑕疵の通知：発見時の速やかな通知義務
損害賠償：瑕疵による損害の範囲

運送約款への対応

配送業者の責任：運送約款に基づく責任範囲
保険適用：運送保険の適用条件
損害賠償：運送中の損害に対する補償

個人情報保護法への配慮

配送先情報：個人情報の適切な管理
追跡情報：配送状況の情報共有範囲
保存期間：配送記録の適切な保存期間

消費者契約法への対応（BtoC取引）

クーリングオフ：返品・交換に関する権利
不当条項：消費者に不利な条項の無効化
説明義務：商品・サービスの適切な説明

使用タイミングと注意事項

適切な通知タイミング

即日通知：発送当日中の通知が理想
翌日通知：遅くとも翌営業日まで
追跡情報：追跡番号が確定してから通知

配送業者別の特記事項

宅配便（ヤマト運輸・佐川急便等）

時間指定：配達時間帯の指定可能
再配達：不在時の再配達システム
追跡：リアルタイムでの配送状況確認

郵便（日本郵便）

書留・特定記録：重要品の配送記録
配達証明：確実な配達証明
損害賠償：郵便事故時の補償制度

特殊配送（精密機器・危険物等）

専門業者：特殊な配送要件への対応
保険加入：高額商品の保険適用
立会配送：受取時の立会確認

よくあるトラブルと対策

トラブル例1：配送遅延 → 対策：余裕をもった配送スケジュールと遅延時の連絡体制

トラブル例2：商品破損 → 対策：適切な梱包と保険加入、受取時の確認依頼

トラブル例3：受取拒否・不在 → 対策：事前の配送日程調整と受取方法の確認

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

お知らせ（発送完了）のダウンロード

1 ファイル 16.97 KB

ダウンロード

重要な注意事項：

発送情報（日時・業者・追跡番号）を正確に記載してください
商品の詳細情報（品名・数量・仕様）を漏れなく記載してください
検収期限と方法を明確に設定してください
緊急時の連絡先を必ず明記してください
配送中のトラブルに備えて適切な保険に加入することをお勧めします