お知らせ（支店移転）の書式テンプレート（Word・ワード）

支店・支社・営業所移転の案内作成に最適なテンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにダウンロードしてご利用できます。

文書の目的と重要性
1. 支店移転の主な理由と効果
書き方のポイント
移転規模・業界別の記入例
移転タイプ別の配慮事項
法的・実務的な重要事項
移転後のフォローアップ
作成・発信時のチェックリスト

文書の目的と重要性

支店移転のお知らせは、顧客・取引先との継続的な関係維持と信頼確保のための重要なコミュニケーションです。適切な移転通知により、業務継続への安心感を提供し、新拠点でのサービス向上をアピールすることで、顧客満足度の向上と関係強化を図ることができます。

支店移転の主な理由と効果

事業拡大: 成長に伴うより広いオフィススペースの確保
立地改善: 顧客アクセス向上や交通利便性の改善
コスト最適化: 賃料削減や運営効率の向上
機能強化: 最新設備導入による業務効率化
イメージ向上: より良い立地・建物による企業イメージ向上

書き方のポイント

必須記載事項と文書構成

日付と宛先の記載: 文書の日付と宛先（ご担当者様各位）を正確に記載し、正式な案内文としての体裁を整えます。
冒頭の挨拶と感謝: 季節の挨拶や日頃の感謝の言葉を述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。相手に対する敬意を示し、案内文のトーンを整えます。
移転の理由と背景: 移転の理由（社内施設改善や職場環境の向上）を明確に説明し、移転が従業員や顧客にとって有益であることを伝えます。これにより、移転の必要性と意図が相手に伝わります。
新しい支店の所在地と連絡先: 新しい支店の住所や連絡先を具体的に明記し、顧客がすぐに新しい場所を把握できるようにします。業務開始日も記載して、移転後の予定が明確になるよう配慮します。
移転の詳細案内: 同封の案内に詳細情報があることを伝え、顧客が新しい支店の場所やアクセス方法などを理解しやすくします。
今後の取り組みと決意表明: 移転を機に、さらに快適な環境を提供し、サービス向上に努める姿勢を示し、顧客の支援と愛顧をお願いする一文を加えます。
結びの謝辞とお願い: 最後に再度感謝の意を表し、今後の支援と愛顧をお願いする一文で締めくくります。丁寧な言葉遣いで、相手への誠意を伝えることが大切です。

移転理由の効果的な表現方法

実際の理由	効果的な表現	避けるべき表現
コスト削減	「効率的な業務運営のため」「経営基盤強化のため」	「家賃が安いため」「経費削減のため」
事業拡大	「お客様サービス向上のため」「事業発展に伴い」	「手狭になったため」「もっと広い場所が必要」
立地改善	「アクセス向上による利便性提供」「より身近な場所で」	「前の場所が不便だった」「駅に近づいた」
設備更新	「最新設備によるサービス向上」「快適な環境整備」	「古い設備を新しくする」「建物が古かった」

移転通知に必要な詳細情報

移転日: 具体的な移転実施日
業務開始日: 新拠点での業務開始日
新住所: 郵便番号、住所、ビル名・階数
新連絡先: 電話番号、FAX番号、メールアドレス
アクセス: 最寄駅、交通手段、所要時間
駐車場: 駐車場の有無、台数、利用条件
営業時間: 変更の有無と新しい営業時間

移転規模・業界別の記入例

【製造業・本格的な支店移転】

支店移転のお知らせ

令和6年○月○日

ご担当者様各位

株式会社○○製作所
名古屋支店長　△△△△

拝啓　新緑の候、貴社におかれましてはますますご発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社名古屋支店では、お客様サービスのより一層の
向上と事業拡大に対応するため、下記のとおり移転することとなりました。

これまで以上に充実した設備と快適な環境により、皆様により良い
サービスをご提供できるものと確信しております。

記

■ 移転日：令和6年○月○日（○）

■ 業務開始日：令和6年○月○日（○）午前9時より
　※移転日当日は終日業務を停止させていただきます

■ 新住所：
　〒xxx-xxxx　愛知県名古屋市○○区○○町x-x-x
　○○ビジネスセンター7階

■ 新連絡先：
　TEL：052-xxx-xxxx　FAX：052-xxx-xxxx
　E-mail：nagoya@company.co.jp
　※電話番号・FAX番号が変更になります

■ アクセス：
　・JR東海道線「○○駅」東口より徒歩5分
　・地下鉄○○線「○○駅」2番出口より徒歩3分
　・名古屋高速○○出口より車で10分

■ 駐車場：
　専用駐車場15台完備（お客様用5台含む）
　※事前にご連絡いただければ確保いたします

■ 新拠点の特徴：
　・展示スペース拡充（従来の2倍の面積）
　・最新デモンストレーション設備導入
　・お客様専用会議室3室新設
　・技術サポートセンター併設

■ 移転期間中のご連絡について：
　○月○日（○）は移転作業のため、お電話が繋がりにくい
　場合がございます。緊急時は下記携帯電話までご連絡ください。
　緊急連絡先：090-xxxx-xxxx（支店長：△△）

新拠点では、より広いスペースと最新設備により、
製品展示・デモンストレーション・技術サポートなどの
サービスを大幅に充実させることができます。

皆様により快適で効率的なサービスをご提供できるよう
スタッフ一同、より一層努力してまいります。

お近くにお越しの際は、ぜひ新しい支店にお立ち寄りください。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【移転前】（○月○日まで）
〒xxx-xxxx　愛知県名古屋市△△区△△x-x-x
TEL：052-yyy-yyyy

【移転後】（○月○日より）
〒xxx-xxxx　愛知県名古屋市○○区○○町x-x-x
TEL：052-xxx-xxxx

※詳細なアクセスマップを同封しております

【サービス業・営業所移転】

営業所移転のご案内

令和6年○月○日

お客様各位

○○サービス株式会社
千葉営業所　所長　△△△△

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
日頃は格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。

このたび、お客様の利便性向上と業務効率化を図るため、
千葉営業所を下記のとおり移転いたします。

記

■ 移転実施日：令和6年○月○日（○）

■ 新所在地：
　〒xxx-xxxx　千葉県千葉市○○区○○x-x-x
　○○プラザ3階

■ 新連絡先：
　TEL：043-xxx-xxxx（変更なし）
　FAX：043-xxx-xxxx（新設）
　E-mail：chiba@service.co.jp（変更なし）

■ アクセス改善：
　・JR「千葉駅」東口より徒歩3分（従来：徒歩12分）
　・モノレール「千葉駅」より徒歩1分
　・駐車場：10台完備（従来：なし）

■ 営業時間：
　平日　9:00～18:00（変更なし）
　土曜　9:00～12:00（変更なし）

■ 移転による改善点：
　・駅からのアクセスが大幅に向上
　・お客様専用駐車場を新設
　・応接スペースを拡張
　・バリアフリー対応

■ 移転日の業務について：
　○月○日（○）は移転作業のため、10:00～15:00の間
　業務を停止させていただきます。
　緊急時は携帯電話（090-xxxx-xxxx）までご連絡ください。

新営業所は、千葉駅からのアクセスが格段に向上し、
お車でお越しのお客様にも駐車場をご用意できるように
なりました。

より一層お客様のお役に立てるよう、スタッフ一同
精進してまいります。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

敬具

【移転先】
○○サービス株式会社　千葉営業所
〒xxx-xxxx　千葉県千葉市○○区○○x-x-x　○○プラザ3階
TEL：043-xxx-xxxx　FAX：043-xxx-xxxx

【IT・コンサルティング業・オフィス統合移転】

オフィス統合移転のお知らせ

令和6年○月○日

お取引先様各位

株式会社○○システムズ
代表取締役　△△△△

拝啓　秋涼の候、貴社におかれましてはますますご発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。

このたび、組織運営の効率化とお客様サービスの向上を図るため、
分散していた大阪地区の拠点を統合し、新オフィスに移転することとなりました。

記

■ 統合移転日：令和6年○月○日（○）

■ 統合対象拠点：
　・大阪本社（○○区△△）
　・大阪支社（○○区□□）
　・関西開発センター（○○区◇◇）

■ 新統合オフィス：
　〒xxx-xxxx　大阪府大阪市○○区○○x-x-x
　○○ツインタワー　サウス棟　15-17階

■ 新連絡先：
　代表TEL：06-xxxx-xxxx
　代表FAX：06-xxxx-xxxx
　E-mail：osaka@systems.co.jp

■ 部門別連絡先：
　・営業部：06-xxxx-xxx1（内線101-110）
　・開発部：06-xxxx-xxx2（内線201-220）
　・サポート部：06-xxxx-xxx3（内線301-310）

■ アクセス：
　・JR「大阪駅」中央出口より徒歩7分
　・阪急「梅田駅」より徒歩5分
　・地下鉄御堂筋線「梅田駅」より徒歩3分
　・地下街直結でアクセス良好

■ 新オフィスの特徴：
　【15階】営業・管理部門
　・オープンなコミュニケーションスペース
　・お客様専用会議室5室（最大20名収容）
　・プレゼンテーションルーム

　【16階】開発部門
　・集中開発エリア
　・最新開発環境完備
　・セキュリティ強化エリア

　【17階】研修・セミナールーム
　・大会議室（100名収容）
　・研修室3室
　・お客様向けセミナー設備

■ 移転期間中の業務について：
　○月○日（○）～○月○日（○）の3日間は
　移転作業のため、通常業務に支障をきたす可能性があります。
　
　緊急時連絡先：
　・営業関連：090-xxx-1111（営業部長）
　・技術関連：090-xxx-2222（開発部長）
　・サポート関連：090-xxx-3333（サポート部長）

今回の統合移転により、各部門間の連携強化と
お客様への迅速な対応が可能となります。

また、最新の設備とセキュリティシステムを導入し、
より安心・安全なサービスをご提供できる環境を
整えました。

新オフィスでは、お客様向けセミナーや研修も
積極的に開催してまいります。

移転を機に、より一層のサービス向上に努めてまいりますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

【お問い合わせ】
株式会社○○システムズ　総務部
TEL：06-xxxx-xxxx（移転後番号）
E-mail：info@systems.co.jp

※新オフィスの詳細案内・アクセスマップを同封しております