お知らせ（採用試験結果）の書式テンプレート（Word・ワード）

大学・専門学校・職業紹介機関への採用試験結果報告に最適なテンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにダウンロードしてご利用できます。

文書の目的と重要性
1. 結果報告が必要な理由
書き方のポイント
採用形態・結果パターン別の記入例
採用結果の種類と対応方法
法的・コンプライアンス上の重要事項
継続的な関係構築のための戦略
作成・送付時のチェックリスト

文書の目的と重要性

採用試験結果のお知らせは、教育機関や職業紹介機関との信頼関係維持と継続的な人材確保の基盤となる重要な文書です。適切な結果報告により、今後の採用活動における協力関係を強化し、質の高い人材の継続的な紹介を受けることができます。

結果報告が必要な理由

信頼関係の維持: 紹介機関との長期的なパートナーシップ構築
情報共有: 採用基準や求める人材像の共有
改善への活用: 次年度の採用活動改善のためのフィードバック
法的義務: 職業紹介事業者への結果報告義務（職業安定法）
学校との関係: 大学・専門学校との産学連携強化

書き方のポイント

必須記載事項と文書構成

日付と宛名の記載: 文書の日付と宛先（大学名、部署名、担当者名）を正確に記載し、正式な案内文としての体裁を整えます。
冒頭の挨拶と感謝: 季節の挨拶や感謝の言葉を述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。相手に敬意を示し、案内文のトーンを整えます。
採用試験の結果報告: 採用と不採用の人数を具体的に記載し、それぞれの結果を明確に伝えます。相手に対して結果を分かりやすく報告することが大切です。
個別通知の案内: 採否の結果については、既に当人宛に通知している旨を記載し、個別対応が済んでいることを伝えます。これにより、相手が再確認する手間を省きます。
理解と協力のお願い: 不採用者がいる場合は、相手の理解をお願いする一文を加え、丁寧に説明する姿勢を示します。これにより、相手への配慮を示します。
結びの挨拶: 最後に感謝の意を再度表し、案内文を締めくくります。丁寧な言葉遣いで、相手への誠意を伝えることが大切です。

配慮すべき表現と避けるべき表現

場面	適切な表現	避けるべき表現
不採用の説明	「採用見送りとさせていただきました」「総合的に判断いたしました」	「不合格」「能力不足」
感謝の表現	「ご推薦いただき」「貴重な人材をご紹介」	「送ってもらって」「紹介してもらって」
今後の協力	「引き続きご協力のほど」「今後ともよろしく」	「また頼みます」「次回もお願いします」

個人情報保護と機密保持

個人名の取扱い: 不採用理由等で個人を特定できる情報の記載は避ける
評価内容: 具体的な試験結果や評価内容は記載しない
第三者への配布: 報告書の取扱いと配布範囲の制限
保管期間: 文書の適切な保管と廃棄

採用形態・結果パターン別の記入例

【新卒採用・大学向け】全員採用の場合

件名：令和6年度新卒採用試験結果のご報告

○○大学
キャリアセンター
センター長　○○○○様

拝啓　春暖の候、貴学におかれましてはますますご発展のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先般実施いたしました令和6年度新卒採用試験につきまして、
結果がまとまりましたのでご報告申し上げます。

記

■ 採用試験実施日：令和5年○月○日（○）～○月○日（○）

■ 貴学ご推薦者数：5名

■ 採用試験結果：
　・採用決定者：5名（全員）
　・採用見送り：0名

■ 個別通知について：
　採用決定の旨は、○月○日付けで各人宛に内定通知書を
　送付させていただいております。

■ 今後の予定：
　・内定式：令和5年10月1日（予定）
　・入社前研修：令和6年3月中旬（予定）
　・入社式：令和6年4月1日

貴学よりご推薦いただいた学生の皆様は、いずれも優秀で
人物的にも素晴らしく、当社の求める人材像に合致しており、
全員を採用させていただくことができました。

これもひとえに、貴学における日頃のご指導の賜物と
深く感謝申し上げます。

今後とも優秀な人材のご推薦を賜りますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

株式会社○○○○
人事部長　△△△△

〒xxx-xxxx　東京都○○区○○x-x-x
TEL：03-xxxx-xxxx　FAX：03-xxxx-xxxx
E-mail：hr@company.co.jp

【中途採用・職業紹介所向け】一部採用の場合

件名：中途採用選考結果のご報告

○○人材紹介株式会社
営業部　○○○○様

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

この度は、弊社の中途採用にあたり貴重な人材を
ご紹介いただき、ありがとうございました。

選考結果がまとまりましたので、ご報告申し上げます。

記

■ 職種：営業職（経験者）

■ 選考期間：令和6年○月○日（○）～○月○日（○）

■ ご紹介者数：3名

■ 選考結果：
　・採用決定：1名
　・採用見送り：2名

■ 採用決定者：
　○○○○様（仮名：Aさん）
　※○月○日付けで内定通知をお送りしております

■ 今後のスケジュール：
　・入社予定日：令和6年○月○日
　・入社前面談：○月○日実施予定

採用見送りとなりました2名の方につきましては、
いずれも優秀な方でございましたが、今回の募集要件と
照らし合わせた結果、総合的に判断させていただきました。

○月○日付けで、ご本人宛には丁寧にお断りのご連絡を
させていただいております。

今回ご紹介いただいた皆様のスキルや経験は高く評価しており、
今後も機会がございましたら、ぜひご相談させていただければ
と存じます。

引き続き、優秀な人材のご紹介を賜りますよう
よろしくお願い申し上げます。

敬具

株式会社○○○○
採用担当　△△△△

連絡先：hr@company.co.jp
直通：03-xxxx-xxxx

【専門学校向け】技術職採用の場合

件名：技術職採用試験結果のご報告

○○専門学校
就職指導部　○○○○様

拝啓　新緑の候、貴校におかれましてはますますご発展のこととお慶び申し上げます。
日頃は就職指導においてご尽力をいただき、心より感謝申し上げます。

さて、先日実施いたしました技術職採用試験の結果を
ご報告申し上げます。

記

■ 採用職種：システムエンジニア（新卒）

■ 試験実施日：
　・書類選考：令和6年○月○日～○月○日
　・筆記試験：令和6年○月○日（○）
　・面接試験：令和6年○月○日（○）

■ 貴校推薦者：2名

■ 採用結果：
　【採用決定】1名
　　○○○○さん（○○学科）
　
　【採用見送り】1名
　　△△△△さん（○○学科）

■ 個別通知状況：
　採用決定者：○月○日に内定通知書送付済み
　見送り者　：○月○日にお断り通知送付済み

■ 採用決定者の今後の予定：
　・内定者懇談会：○月○日（○）
　・入社前研修：令和6年3月実施予定
　・配属予定部署：開発部第2課

採用見送りとなりました△△さんにつきましては、
技術的な基礎力は十分にお持ちでしたが、今回の
採用枠や求める経験との兼ね合いにより、誠に残念ながら
見送りとさせていただきました。

今回の採用活動を通じて、貴校の学生の皆様の
技術力の高さと学習意欲を改めて実感いたしました。

来年度につきましても、ぜひ優秀な学生の皆様を
ご推薦いただければと存じます。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

株式会社○○○○
技術部採用担当　△△△△

問い合わせ先：
TEL：03-xxxx-xxxx（直通）
E-mail：tech-hr@company.co.jp

採用結果の種類と対応方法

採用結果のパターン別対応

結果パターン	対応方針	文書作成時の注意点
全員採用	感謝と今後の協力強化	推薦機関の指導力を評価
一部採用	感謝と丁寧な説明	不採用理由は抽象的に
全員不採用	丁寧なお詫びと関係維持	今後への配慮を強調
条件付き採用	条件の詳細説明	追加手続きの案内

不採用理由の適切な表現方法

総合判断: 「総合的に検討した結果」
募集要件: 「今回の募集条件との兼ね合い」
採用枠: 「限られた採用枠のため」
将来性: 「今後の機会にて検討」

採用決定者への今後の対応

内定通知: 正式な内定通知書の発送
入社手続き: 必要書類の案内と提出依頼
内定者研修: 入社前研修の実施計画
配属調整: 具体的な配属先と業務内容の検討

法的・コンプライアンス上の重要事項

職業安定法上の義務

結果報告義務: 職業紹介事業者への選考結果報告
報告期限: 選考終了後遅滞なく（通常1週間以内）
報告内容: 採用・不採用の人数と理由（概要）
手数料支払い: 成功報酬型の場合の支払い手続き

個人情報保護法への対応

利用目的: 個人情報の利用目的の明確化
第三者提供: 推薦機関への結果報告に関する同意
保管期間: 選考関連書類の適切な保管期間設定
安全管理: 個人情報の漏洩防止措置

公正採用選考の確保

差別禁止: 性別、年齢等による不当な差別の禁止
選考基準: 客観的で合理的な選考基準の設定
記録保持: 選考過程の適切な記録と保管
苦情対応: 選考に関する苦情・問い合わせへの適切な対応

労働契約法上の注意点

内定の法的性質: 始期付解約権留保付労働契約
内定取消制限: 客観的合理的理由と社会通念上の相当性
内定者の権利: 内定期間中の適切な取扱い
入社前研修: 任意参加と強制参加の区別

継続的な関係構築のための戦略

採用活動の改善と効率化

選考基準の見直し: 採用実績を踏まえた基準の改善
選考プロセス: より効率的な選考方法の検討
採用計画: 中長期的な採用計画の策定
予算管理: 採用コストの適切な管理

データ活用による採用力強化

応募者分析: 推薦機関別の応募者傾向分析
採用実績: 過去の採用実績と定着率の分析
満足度調査: 推薦機関への満足度調査実施
ベンチマーク: 同業他社との採用手法比較

作成・送付時のチェックリスト

【内容確認】

採用・不採用の人数は正確に記載されているか
個人名は適切に取り扱われているか（仮名等の配慮）
不採用理由は差別的表現を避けているか
今後の予定（入社日等）は正確に記載されているか
感謝の気持ちは適切に表現されているか

【法的要件】

職業安定法上の報告義務は果たされているか
個人情報保護法に違反する記載はないか
公正採用選考の原則に反する内容はないか
差別禁止事項に関する配慮はされているか

【関係維持】

今後の協力依頼は適切に表現されているか
推薦機関への感謝は十分に示されているか
継続的な関係構築への配慮はあるか
次年度の採用活動への布石は打てているか

【事務処理】

必要な関係者への情報共有は完了しているか
採用決定者への個別通知は済んでいるか
不採用者への通知は適切に行われたか
文書の保管・管理は適切に行われているか

【送付・フォロー】

適切な送付方法（郵送・メール等）を選択したか
送付記録は適切に保管されているか
必要に応じて電話でのフォローアップを行ったか
推薦機関からの問い合わせ対応体制は整っているか

採用試験結果のお知らせは、単なる結果報告ではなく、推薦機関との長期的な信頼関係構築と継続的な人材確保の基盤となる重要な文書です。テンプレートを参考に、法的要件を満たしながら、自社の採用方針・推薦機関との関係・業界特性に応じて適切にカスタマイズしてご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。