担当者変更の通知の書式テンプレート（Word・ワード）

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書き方の基本ポイント
具体的な記入例
法的・実務的な留意点
使用タイミングと注意事項
関連文書との整合性
1. 前後に必要な関連書類
2. 内部文書との整合性
実践的なアドバイス
最新のビジネス慣習への対応

書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

担当者変更通知は取引継続性を重視した重要な対外文書です。相手に不安を与えず、信頼関係を維持するため、以下の点に配慮しましょう：

安心感の提供：業務継続に支障がないことを明確に伝える
丁寧な説明：変更理由を簡潔かつ適切に説明
新担当者の信頼性：後任者の能力や経験をアピール
継続的な関係性：今後も変わらぬ協力関係を築く意思を示す

必須記載事項チェックリスト

敬語・謙譲語の正しい使い方

適切な表現例：

「担当者を変更させていただきます」（謙譲語）
「ご迷惑をおかけいたします」（謙譲語）
「引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます」（謙譲語）

避けるべき表現：

「担当者が変わります」（簡潔すぎる）
「よろしくお願いします」（軽い印象）
「新しい担当者です」（紹介が不十分）

具体的な記入例

【良い例】取引先向け担当者変更通知

令和6年12月15日

株式会社△△商事
営業部長 鈴木一郎 様

株式会社ABC製作所
営業部長 山田太郎

担当者変更のお知らせ

拝啓　師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度弊社では人事異動により、令和7年1月1日付で
貴社ご担当者を下記のとおり変更させていただくこととなりました。

記

【前任者】
営業部 営業課　田中花子
（令和6年12月31日まで）

【後任者】
営業部 営業課　佐藤次郎
TEL：03-xxxx-xxxx（直通）
Email：sato@abc-ss.co.jp

佐藤は、営業経験10年のベテランで、製造業のお客様を
専門に担当してまいりました。製品知識も豊富で、
貴社により良いサービスをご提供できるものと確信しております。

なお、引き継ぎ期間として12月20日～31日の間、
田中と佐藤が同行してご挨拶に伺わせていただく予定です。
事前にご都合をお聞かせいただければ幸いです。

この度の変更により、ご迷惑をおかけいたしますが、
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

以上

【悪い例】とその問題点

担当者変更のお知らせ

いつもお世話になっております。
来月から担当者が田中から佐藤に変わります。
よろしくお願いします。

佐藤

問題点：

正式な文書の体裁になっていない
変更理由が不明
後任者の紹介が不十分
相手への配慮が感じられない
引き継ぎ方法が不明確

変更理由別バリエーション

人事異動の場合

「この度の人事異動により、より専門性の高いサービスをご提供するため」

昇進・昇格の場合

「田中の昇進に伴い、新たに専任担当者を配置することとなりました」

退職の場合

「田中の退職に伴い、後任として佐藤が担当させていただきます」

組織変更の場合

「組織体制の見直しにより、より効率的なサービス提供体制を構築するため」

業界別・関係性別の調整例

製造業向け

「技術的なご相談にもより迅速に対応できるよう、エンジニア出身の佐藤を配置いたします」

金融機関向け

「コンプライアンスと与信管理に精通した佐藤が担当させていただきます」

長期取引先向け

「○年間にわたるご愛顧に感謝し、さらなるサービス向上を目指して」

法的・実務的な留意点

個人情報保護法への対応

前任者の個人情報：退職理由等の詳細は記載しない
後任者の情報：業務に必要な範囲のみ記載
連絡先変更：旧担当者への連絡を避ける案内

契約上の留意点

契約書の確認：担当者変更条項の有無を確認
署名権限：新担当者の決裁権限を明確化
秘密保持契約：新担当者への情報共有範囲

業務継続性の確保

引き継ぎ期間：十分な重複期間を設定
重要案件の確認：進行中の案件状況を共有
緊急時対応：変更期間中の連絡体制を整備

税務・会計上の配慮

請求書処理：新担当者への変更手続き
支払条件：変更による影響がないことを確認
証明書類：新担当者の印鑑証明等の準備

使用タイミングと注意事項

適切な通知タイミング

事前通知：変更日の2-4週間前
引き継ぎ期間：1-2週間の重複期間を確保
最終確認：変更日の1週間前に再度連絡

通知の優先順位

重要取引先（売上上位、戦略的パートナー）
進行中案件の関係先
定期取引先
その他の取引先

避けるべきタイミング

重要な商談や契約締結直前
決算期や繁忙期
相手方の組織変更時期
年末年始等の長期休暇前

よくあるトラブルと対策

トラブル例1：引き継ぎ不足による情報漏れ → 対策：詳細な引き継ぎ資料の作成と確認

トラブル例2：新担当者への不信感 → 対策：後任者の経歴や実績を具体的に紹介

トラブル例3：連絡先の混乱 → 対策：新旧担当者の連絡先を明確に分けて記載

実践的なアドバイス

効率的な作成・管理方法

担当者変更リストの作成

顧客名 | 重要度 | 前任者 | 後任者 | 通知日 | 引き継ぎ予定日
A商事 | A     | 田中  | 佐藤  | 12/15 | 12/20-31
B会社 | B     | 田中  | 佐藤  | 12/16 | 12/25訪問

引き継ぎ資料の標準化

基本情報：会社概要、取引履歴
重要事項：特別な条件、注意点
担当者メモ：個人的な関係性、好み等
進行案件：現在の商談状況

デジタルツール活用方法

顧客管理システム（CRM）

担当者変更履歴の記録
引き継ぎ状況の進捗管理
フォローアップのリマインダー設定

文書管理システム

テンプレートの一元管理
承認ワークフローの設定
配信リストの自動生成

引き継ぎのベストプラクティス

効果的な引き継ぎ方法

事前資料共有：重要情報の事前学習
同行訪問：実際の商談での経験
個別説明：顧客特有の事情説明
フォローアップ：変更後の状況確認

引き継ぎ期間の設定

新規開拓先：1週間程度
既存取引先：2週間程度
重要顧客：1か月程度