担当者変更の通知の書式テンプレート（Word・ワード）

担当者変更の通知の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。

どのパターンを使う？

状況に合わせて最適なテンプレートの使い方を選びましょう：

パターン1

単純な担当交代

後任者の紹介、連絡先、引継ぎ完了の安心感を伝える

パターン2

異動・退職に伴う交代

前任者への感謝＋窓口一本化を明確に

パターン3

担当変更＋連絡先・窓口変更

部署名、電話、メール、受付時間も同時に変更

必ず埋める5項目

テンプレート使用時、以下の5点は必ず記入してください：

変更日 … いつから新担当になるか
前任者名 … 在任中のお礼も添えると丁寧
後任者名・役職 … フルネームで記載
後任の連絡先 … 電話番号・メールアドレス
引継ぎ状況 … 「◯月◯日をもって引継ぎ完了」等

安心させる定型文（コピペOK）

そのままコピーして使える定型文を用意しました。状況に合わせてお使いください。

引継ぎ完了を伝える

「業務は滞りなく引き継いでおりますので、従来通りご連絡ください。」

「◯月◯日をもって引継ぎを完了しております。」

「前任の◯◯より十分な引継ぎを受けておりますので、ご安心ください。」

窓口一本化を伝える

「担当窓口は◯◯が引き続き責任をもって対応いたします。」

「今後のご連絡は下記の新担当者までお願いいたします。」

「お問い合わせ先を下記に一本化させていただきます。」

緊急連絡先を伝える

「緊急時は◯◯（部署名/代表番号）までご連絡ください。」

「営業時間外のお問い合わせは◯◯までお願いいたします。」

「ご不明点がございましたら、◯◯までお気軽にお問い合わせください。」

書き方の基本ポイント

相手に安心感を与える

担当者変更通知は取引継続性を重視した重要な対外文書です。相手に不安を与えず、信頼関係を維持するため、以下の点に配慮しましょう：

安心感の提供：業務継続に支障がないことを明確に伝える
丁寧な説明：変更理由を簡潔かつ適切に説明
新担当者の信頼性：後任者の能力や経験をアピール
継続的な関係性：今後も変わらぬ協力関係を築く意思を示す

敬語・謙譲語の正しい使い方

適切な表現例：

「担当者を変更させていただきます」（謙譲語）
「ご迷惑をおかけいたします」（謙譲語）
「引き続きご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます」（謙譲語）

避けるべき表現：

「担当者が変わります」（簡潔すぎる）
「よろしくお願いします」（軽い印象）
「新しい担当者です」（紹介が不十分）

具体的な記入例

【良い例】取引先向け担当者変更通知

令和6年12月15日

株式会社△△商事
営業部長 鈴木一郎 様

株式会社ABC製作所
営業部長 山田太郎

担当者変更のお知らせ

拝啓　師走の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、この度弊社では人事異動により、令和7年1月1日付で
貴社ご担当者を下記のとおり変更させていただくこととなりました。

記

【前任者】
営業部 営業課　田中花子
（令和6年12月31日まで）

【後任者】
営業部 営業課　佐藤次郎
TEL：03-xxxx-xxxx（直通）
Email：sato@abc-ss.co.jp

佐藤は、営業経験10年のベテランで、製造業のお客様を
専門に担当してまいりました。製品知識も豊富で、
貴社により良いサービスをご提供できるものと確信しております。

なお、引き継ぎ期間として12月20日～31日の間、
田中と佐藤が同行してご挨拶に伺わせていただく予定です。
事前にご都合をお聞かせいただければ幸いです。

この度の変更により、ご迷惑をおかけいたしますが、
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

以上

【悪い例】とその問題点

担当者変更のお知らせ

いつもお世話になっております。
来月から担当者が田中から佐藤に変わります。
よろしくお願いします。

佐藤

問題点：

正式な文書の体裁になっていない
変更理由が不明
後任者の紹介が不十分
相手への配慮が感じられない
引き継ぎ方法が不明確

変更理由別バリエーション

人事異動の場合

「この度の人事異動により、より専門性の高いサービスをご提供するため」

昇進・昇格の場合

「田中の昇進に伴い、新たに専任担当者を配置することとなりました」

退職の場合

「田中の退職に伴い、後任として佐藤が担当させていただきます」

組織変更の場合

「組織体制の見直しにより、より効率的なサービス提供体制を構築するため」

メール版（件名＋本文）

担当者変更はメールで通知することも多いです。ビジネスメールとして使える形式を用意しました。

件名の例

【担当者変更のご連絡】○○の件／株式会社△△

【ご挨拶】担当者変更のお知らせ（株式会社△△）

担当者変更のご案内（◯月◯日付）

本文の例（短文版・コピペOK）

○○株式会社
△△部 □□様

いつもお世話になっております。
株式会社××の◯◯です。

この度、◯月◯日付で担当者を変更させていただくこととなりました。

■前任：営業部 山田太郎
■後任：営業部 佐藤次郎
　TEL：03-xxxx-xxxx
　Email：sato@example.co.jp

業務は滞りなく引き継いでおりますので、
従来通りご連絡いただければ幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

--
株式会社××
営業部 佐藤次郎
TEL：03-xxxx-xxxx
Email：sato@example.co.jp

CC推奨：上長や代表アドレスをCCに入れると信頼性が上がります