お知らせ（年末調整）の書式テンプレート（Word・ワード）

お知らせ（年末調整）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。

書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

年末調整の案内は法的義務に基づく重要な税務手続きです。従業員の理解と協力を得るため、以下の点を重視して作成しましょう：

法的根拠の明確化：所得税法に基づく手続きであることを明示
手続きの重要性：従業員にとってのメリットを分かりやすく説明
具体的な指示：必要な書類と手続きを詳細に説明
期限の明確化：提出期限を明確にし、遅延の影響を説明

必須記載事項チェックリスト

敬語・丁寧語の適切な使い方

年末調整案内に適した表現例：

「手続きを実施いたします」（丁寧語）
「ご提出をお願いいたします」（謙譲語）
「ご不明な点がございましたら」（尊敬語）

明確な指示が必要な場合：

「必ず提出してください」（重要事項の強調）
「期限を厳守してください」（期限の重要性）
「漏れのないよう確認してください」（正確性の要求）

具体的な記入例

【良い例】包括的な年末調整案内

令和6年11月1日

全社員各位

人事部

年末調整手続きのお知らせ

お疲れさまです。
所得税法に基づき、今年も年末調整を実施いたします。
年末調整は、毎月の給与から概算で徴収していた所得税を、
年間の所得金額に基づいて正確に計算し直す重要な手続きです。

下記の要領で手続きを進めますので、ご協力をお願いいたします。

記

■年末調整の概要
年末調整により、払いすぎた所得税は還付され、
不足分は12月給与から調整されます。
正確な手続きのため、必要書類の提出をお願いいたします。

■対象者
令和6年12月31日現在で在籍する全従業員
（正社員・契約社員・パート・アルバイト含む）

■提出書類と提出期限

【第1次提出】令和6年11月15日（金）まで
1. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
2. 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
3. 給与所得者の保険料控除申告書

【第2次提出】令和6年12月10日（火）まで
4. 前職の源泉徴収票（令和6年中途入社者のみ）
5. 各種控除証明書（下記参照）

■各種控除と必要書類

【生命保険料控除】
・一般生命保険料控除証明書
・介護医療保険料控除証明書
・個人年金保険料控除証明書
※控除限度額：各区分28,000円（合計56,000円）

【地震保険料控除】
・地震保険料控除証明書
・旧長期損害保険料控除証明書
※控除限度額：50,000円

【社会保険料控除】
・国民年金保険料控除証明書
・国民健康保険料の支払証明書
※給与天引き分は会社で計算済み

【小規模企業共済等掛金控除】
・iDeCo（個人型確定拠出年金）の掛金証明書
・小規模企業共済掛金払込証明書

【住宅借入金等特別控除】
・住宅借入金等特別控除証明書（税務署発行）
・住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書（金融機関発行）

【その他の控除】
・寄附金控除証明書（ふるさと納税等）
・医療費控除（確定申告が必要）
・雑損控除（確定申告が必要）

■重要な注意事項

【令和6年中途入社の方】
前職の源泉徴収票の提出は必須です。
提出がない場合、年末調整できません。

【扶養親族の変更】
結婚、出産、転職等で扶養親族に変更がある場合は、
必ず扶養控除等申告書に反映してください。

【16歳未満の扶養親族】
所得税の控除対象ではありませんが、
住民税の計算に影響するため必ず記載してください。

【配偶者の所得】
配偶者控除・配偶者特別控除の適用には、
配偶者の正確な所得金額が必要です。

■提出方法
・人事部窓口に直接提出
・社内便での提出も可能
・電子申請システム（社内システム）での提出推奨

■よくある質問（FAQ）

Q1. 保険料控除証明書をなくした場合は？
A1. 保険会社に再発行を依頼してください。時間がかかる場合があります。

Q2. 住宅ローン控除は毎年手続きが必要？
A2. 2年目以降は年末調整で可能です。1年目は確定申告が必要です。

Q3. 副業がある場合の注意点は？
A3. 副業の所得が20万円を超える場合は確定申告が必要です。

Q4. 年末調整後に控除漏れが発覚した場合は？
A4. 翌年3月15日までに確定申告で訂正可能です。

■スケジュール
11月1日：年末調整説明会実施
11月15日：申告書提出期限
12月10日：証明書類提出期限
12月20日：年末調整計算完了
12月25日：給与支給・調整額反映

■問い合わせ先
人事部 給与計算担当
田中：内線123（tataka@company.co.jp）
佐藤：内線456（sato@company.co.jp）
受付時間：平日9:00～17:00

年末調整は皆様の大切な税金に関わる手続きです。
期限を守り、正確な情報での提出をお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

以上

【悪い例】とその問題点

年末調整のお知らせ

年末調整をします。
書類を出してください。

人事部

問題点：

年末調整の重要性が伝わらない
具体的な手続きが不明確
提出期限が不明
必要書類の詳細が不足
従業員への配慮が不足

従業員属性別の調整例

新入社員向け

「初めての年末調整となります。分からないことがあれば遠慮なくお問い合わせください」

中途入社者向け

「前職の源泉徴収票は必須です。紛失の場合は前職の会社に再発行を依頼してください」

パート・アルバイト向け

「勤務時間に関わらず、年末調整の対象となります。必要な手続きを行ってください」

法的・実務的な留意点

所得税法上の義務と権利

事業主の義務

年末調整の実施：所得税法第190条に基づく義務
源泉徴収票の交付：翌年1月31日までに交付
法定調書の提出：税務署への提出義務
記録の保存：7年間の保存義務

従業員の権利・義務

正確な申告：扶養控除等申告書の正確な記載
証明書の提出：控除を受けるための証明書提出
変更の届出：扶養親族等の変更届出

年末調整の対象者・対象外者

年末調整の対象者

1年間勤務した人
年の中途で就職し、年末まで勤務した人
年の中途で退職した人（特定の条件下）

年末調整の対象外者

年収2,000万円を超える人
災害減免法により源泉徴収税額の猶予を受けた人
2か所以上から給与を受けている人（主たる給与以外）

控除額の上限と計算

令和6年分の主な控除額

基礎控除：48万円（所得制限あり）
給与所得控除：最低55万円
配偶者控除：38万円（年齢・所得制限あり）
扶養控除：38万円（16歳以上）
社会保険料控除：支払った全額

個人情報保護への配慮

取得目的の明示：年末調整のための情報取得
適切な管理：個人情報の厳重な管理
第三者提供：税務署への法定調書提出
保存期間：法定保存期間の遵守

使用タイミングと注意事項

適切なスケジュール管理

年末調整の標準的な流れ

10月：準備・説明会の企画
11月初旬：従業員への案内・説明会実施
11月中旬：申告書の提出期限
12月初旬：証明書類の提出期限
12月中旬：年末調整計算の完了
12月下旬：給与支給・調整額の反映
翌年1月：源泉徴収票の交付

説明会の重要性

説明会で取り上げるべき内容

年末調整の基本的な仕組み
今年度の制度変更点
各種控除の具体的な記載方法
よくある間違いとその対策
質疑応答

効果的な説明方法

視覚的な説明：記載例を用いた説明
実務的な例：具体的な数値を用いた計算例
個別対応：複雑なケースの個別相談

よくあるトラブルと対策

トラブル例1：証明書の提出遅れ → 対策：早めの案内と複数回のリマインダー

トラブル例2：扶養親族の記載誤り → 対策：詳細な記載例と確認チェックリスト

トラブル例3：前職の源泉徴収票未提出 → 対策：中途入社者への個別フォロー