お知らせ(年末調整)の書式テンプレート(Word・ワード) | テンプレート・フリーBiz

お知らせ(年末調整)の書式テンプレート(Word・ワード)


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書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

年末調整の案内は法的義務に基づく重要な税務手続きです。従業員の理解と協力を得るため、以下の点を重視して作成しましょう:

  • 法的根拠の明確化:所得税法に基づく手続きであることを明示
  • 手続きの重要性:従業員にとってのメリットを分かりやすく説明
  • 具体的な指示:必要な書類と手続きを詳細に説明
  • 期限の明確化:提出期限を明確にし、遅延の影響を説明

必須記載事項チェックリスト

  • 文書作成日
  • 宛先(「全社員各位」等)
  • 件名(「年末調整手続きのお知らせ」等)
  • 年末調整の概要・意義
  • 対象者(全従業員・パート等)
  • 提出書類一覧
  • 提出期限
  • 各種控除の説明
  • 必要な証明書類
  • 提出方法・場所
  • 注意事項
  • 問い合わせ先
  • 担当部署・担当者名

敬語・丁寧語の適切な使い方

年末調整案内に適した表現例:

  • 「手続きを実施いたします」(丁寧語)
  • 「ご提出をお願いいたします」(謙譲語)
  • 「ご不明な点がございましたら」(尊敬語)

明確な指示が必要な場合:

  • 「必ず提出してください」(重要事項の強調)
  • 「期限を厳守してください」(期限の重要性)
  • 「漏れのないよう確認してください」(正確性の要求)

具体的な記入例

【良い例】包括的な年末調整案内

令和6年11月1日

全社員各位

人事部

年末調整手続きのお知らせ

お疲れさまです。
所得税法に基づき、今年も年末調整を実施いたします。
年末調整は、毎月の給与から概算で徴収していた所得税を、
年間の所得金額に基づいて正確に計算し直す重要な手続きです。

下記の要領で手続きを進めますので、ご協力をお願いいたします。

記

■年末調整の概要
年末調整により、払いすぎた所得税は還付され、
不足分は12月給与から調整されます。
正確な手続きのため、必要書類の提出をお願いいたします。

■対象者
令和6年12月31日現在で在籍する全従業員
(正社員・契約社員・パート・アルバイト含む)

■提出書類と提出期限

【第1次提出】令和6年11月15日(金)まで
1. 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
2. 給与所得者の基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
3. 給与所得者の保険料控除申告書

【第2次提出】令和6年12月10日(火)まで
4. 前職の源泉徴収票(令和6年中途入社者のみ)
5. 各種控除証明書(下記参照)

■各種控除と必要書類

【生命保険料控除】
・一般生命保険料控除証明書
・介護医療保険料控除証明書
・個人年金保険料控除証明書
※控除限度額:各区分28,000円(合計56,000円)

【地震保険料控除】
・地震保険料控除証明書
・旧長期損害保険料控除証明書
※控除限度額:50,000円

【社会保険料控除】
・国民年金保険料控除証明書
・国民健康保険料の支払証明書
※給与天引き分は会社で計算済み

【小規模企業共済等掛金控除】
・iDeCo(個人型確定拠出年金)の掛金証明書
・小規模企業共済掛金払込証明書

【住宅借入金等特別控除】
・住宅借入金等特別控除証明書(税務署発行)
・住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書(金融機関発行)

【その他の控除】
・寄附金控除証明書(ふるさと納税等)
・医療費控除(確定申告が必要)
・雑損控除(確定申告が必要)

■重要な注意事項

【令和6年中途入社の方】
前職の源泉徴収票の提出は必須です。
提出がない場合、年末調整できません。

【扶養親族の変更】
結婚、出産、転職等で扶養親族に変更がある場合は、
必ず扶養控除等申告書に反映してください。

【16歳未満の扶養親族】
所得税の控除対象ではありませんが、
住民税の計算に影響するため必ず記載してください。

【配偶者の所得】
配偶者控除・配偶者特別控除の適用には、
配偶者の正確な所得金額が必要です。

■提出方法
・人事部窓口に直接提出
・社内便での提出も可能
・電子申請システム(社内システム)での提出推奨

■よくある質問(FAQ)

Q1. 保険料控除証明書をなくした場合は?
A1. 保険会社に再発行を依頼してください。時間がかかる場合があります。

Q2. 住宅ローン控除は毎年手続きが必要?
A2. 2年目以降は年末調整で可能です。1年目は確定申告が必要です。

Q3. 副業がある場合の注意点は?
A3. 副業の所得が20万円を超える場合は確定申告が必要です。

Q4. 年末調整後に控除漏れが発覚した場合は?
A4. 翌年3月15日までに確定申告で訂正可能です。

■スケジュール
11月1日:年末調整説明会実施
11月15日:申告書提出期限
12月10日:証明書類提出期限
12月20日:年末調整計算完了
12月25日:給与支給・調整額反映

■問い合わせ先
人事部 給与計算担当
田中:内線123(tataka@company.co.jp)
佐藤:内線456(sato@company.co.jp)
受付時間:平日9:00~17:00

年末調整は皆様の大切な税金に関わる手続きです。
期限を守り、正確な情報での提出をお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

以上

【悪い例】とその問題点

年末調整のお知らせ

年末調整をします。
書類を出してください。

人事部

問題点:

  • 年末調整の重要性が伝わらない
  • 具体的な手続きが不明確
  • 提出期限が不明
  • 必要書類の詳細が不足
  • 従業員への配慮が不足

従業員属性別の調整例

新入社員向け

「初めての年末調整となります。分からないことがあれば遠慮なくお問い合わせください」

中途入社者向け

「前職の源泉徴収票は必須です。紛失の場合は前職の会社に再発行を依頼してください」

パート・アルバイト向け

「勤務時間に関わらず、年末調整の対象となります。必要な手続きを行ってください」

法的・実務的な留意点

所得税法上の義務と権利

事業主の義務

  • 年末調整の実施:所得税法第190条に基づく義務
  • 源泉徴収票の交付:翌年1月31日までに交付
  • 法定調書の提出:税務署への提出義務
  • 記録の保存:7年間の保存義務

従業員の権利・義務

  • 正確な申告:扶養控除等申告書の正確な記載
  • 証明書の提出:控除を受けるための証明書提出
  • 変更の届出:扶養親族等の変更届出

年末調整の対象者・対象外者

年末調整の対象者

  • 1年間勤務した人
  • 年の中途で就職し、年末まで勤務した人
  • 年の中途で退職した人(特定の条件下)

年末調整の対象外者

  • 年収2,000万円を超える人
  • 災害減免法により源泉徴収税額の猶予を受けた人
  • 2か所以上から給与を受けている人(主たる給与以外)

控除額の上限と計算

令和6年分の主な控除額

  • 基礎控除:48万円(所得制限あり)
  • 給与所得控除:最低55万円
  • 配偶者控除:38万円(年齢・所得制限あり)
  • 扶養控除:38万円(16歳以上)
  • 社会保険料控除:支払った全額

個人情報保護への配慮

  • 取得目的の明示:年末調整のための情報取得
  • 適切な管理:個人情報の厳重な管理
  • 第三者提供:税務署への法定調書提出
  • 保存期間:法定保存期間の遵守

使用タイミングと注意事項

適切なスケジュール管理

年末調整の標準的な流れ

10月:準備・説明会の企画
11月初旬:従業員への案内・説明会実施
11月中旬:申告書の提出期限
12月初旬:証明書類の提出期限
12月中旬:年末調整計算の完了
12月下旬:給与支給・調整額の反映
翌年1月:源泉徴収票の交付

説明会の重要性

説明会で取り上げるべき内容

  • 年末調整の基本的な仕組み
  • 今年度の制度変更点
  • 各種控除の具体的な記載方法
  • よくある間違いとその対策
  • 質疑応答

効果的な説明方法

  • 視覚的な説明:記載例を用いた説明
  • 実務的な例:具体的な数値を用いた計算例
  • 個別対応:複雑なケースの個別相談

よくあるトラブルと対策

トラブル例1:証明書の提出遅れ → 対策:早めの案内と複数回のリマインダー

トラブル例2:扶養親族の記載誤り → 対策:詳細な記載例と確認チェックリスト

トラブル例3:前職の源泉徴収票未提出 → 対策:中途入社者への個別フォロー

最新の制度変更への対応

令和6年分の主な変更点

  • 定額減税:所得税・住民税の定額減税
  • 電子帳簿保存法:電子データの保存義務
  • インボイス制度:適格請求書等保存方式

今後の制度変更予定

  • 給与所得控除:段階的な見直し
  • 基礎控除:所得制限の調整
  • 扶養控除:年齢要件の見直し

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。

お知らせ(年末調整)

重要な注意事項:

  • 所得税法に基づく法定手続きであることを必ず明記してください
  • 提出期限は厳守し、従業員への十分な周知を行ってください
  • 個人情報の取り扱いには細心の注意を払ってください
  • 税制改正に対応した最新の制度内容を確認してください
  • 不明な点は税理士や税務署に相談することをお勧めします
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