お知らせ（年末年始休業：ハガキ）の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
文書の目的と相手に応じた適切な表現
年末年始休業のハガキは顧客・取引先との信頼関係を維持する重要なコミュニケーションツールです。ハガキの限られたスペースで、感謝の気持ちと必要な情報を効果的に伝えるため、以下の点を重視しましょう：
- 季節感の演出：年末年始にふさわしい温かみのある表現
- 感謝の表現：一年間の支援への心からの感謝
- 実用的な情報：休業期間と緊急時の対応を明確に
- 関係継続の意思：来年も変わらぬお付き合いへの期待
必須記載事項チェックリスト
- 発送日
- 宛先情報（会社名・担当者名）
- 季節の挨拶
- 感謝の言葉
- 休業期間（開始日・終了日）
- 営業再開日
- 緊急時連絡先（必要に応じて）
- 来年への期待・抱負
- 結びの挨拶
- 会社名・代表者名
- 会社住所・連絡先
ハガキ特有の表現ポイント
効果的な表現例：
- 「歳末ご多忙の折」「年の瀬も押し迫り」（季節感）
- 「心より御礼申し上げます」（感謝の深さ）
- 「皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます」（相手への気遣い）
避けるべき表現：
- 長すぎる文章（ハガキのスペース制約）
- 堅すぎる表現（年末年始の温かさに欠ける）
- 曖昧な日程表現（具体的な日付が必要）
具体的な記入例
【良い例】取引先向け年末年始休業ハガキ
謹啓 歳末ご多忙の折、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
本年中は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を年末年始休業とさせていただきます。
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年末年始休業のご案内
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休業期間：令和6年12月28日（土）～令和7年1月5日（日）
営業再開：令和7年1月6日（月）午前9時より
※休業期間中のお急ぎのご用件は、下記までご連絡ください
緊急連絡先：090-xxxx-xxxx（営業部長 田中）
メール：emergency@company.co.jp
期間中はご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
新しい年が皆様にとって素晴らしい年となりますよう心よりお祈り申し上げますとともに、
来年も変わらぬご愛顧とご指導を賜りますようお願い申し上げます。
謹白
令和6年12月吉日
株式会社○○商事
代表取締役 山田太郎
〒xxx-xxxx 東京都○○区××1-2-3
TEL：03-xxxx-xxxx
FAX：03-xxxx-xxxx【悪い例】とその問題点
年末年始休みます
12月28日から1月5日まで休みます。
来年もよろしくお願いします。
○○商事問題点：
- 季節感や温かみが感じられない
- 感謝の気持ちが伝わらない
- 正式な案内状の体裁になっていない
- 緊急時の対応が不明確
- 会社の信頼性が伝わらない
業種別・関係性別バリエーション
製造業向け
「本年中は品質向上にご協力いただき、心より感謝申し上げます。来年もより良い製品をお届けできるよう努めてまいります」
サービス業向け
「お客様のおかげで充実した一年を過ごすことができました。来年も心のこもったサービスでお応えしてまいります」
小売業向け
「多くのお客様にご愛顧いただき、心より御礼申し上げます。新年も皆様のお越しを心よりお待ちしております」
長期取引先向け
「長年にわたるご愛顧に心より感謝申し上げます。来年も末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い申し上げます」
法的・実務的な留意点
個人情報保護法への対応
- 送付先リスト：適切な個人情報の管理
- 宛名の正確性：会社名・部署名・担当者名の確認
- 保存期間：送付履歴の適切な保管
郵便法規の遵守
- ハガキ規格：郵便法に定められた規格内での作成
- 料金計算：正確な郵便料金の計算
- 発送時期：年末の郵便事情を考慮した発送
労働基準法との関係
- 休業期間：労働基準法に準拠した休業設定
- 緊急時対応：従業員の労働時間への配慮
- 代替要員：緊急時対応体制の整備
取引先との契約関係
- 納期への影響：休業期間中の納期調整
- 緊急時対応：契約上の義務履行
- 事前調整：重要取引先との事前協議
使用タイミングと注意事項
適切な発送タイミング
- 一般的な発送時期：12月初旬～中旬
- 業界特性考慮：各業界の年末スケジュールに配慮
- 郵便事情：年末の郵便配達遅延を考慮
発送対象の優先順位
- 重要取引先：売上上位顧客・戦略的パートナー
- 定期取引先：継続的な取引関係がある顧客
- 新規取引先：今年開始した取引先
- 休眠顧客：過去に取引があった顧客
季節・地域による配慮
地域別の休業慣習
- 関東地方：12月29日～1月3日が一般的
- 関西地方：12月30日～1月3日が多い
- 地方都市：地域の商慣習に合わせた設定
業界別の休業期間
- 製造業：長期休業（12月28日～1月5日）
- 小売業：年末商戦後の短期休業
- サービス業：交代制での対応
よくある課題と対策
課題1：緊急時対応の体制不備 → 対策：責任者の連絡先明記と対応時間の設定
課題2：休業期間の認識違い → 対策：具体的な日付と曜日を明記
課題3：宛名の間違い → 対策：発送前の宛名リスト確認と校正
カスタマイズのヒント
関係性に応じた文面調整
長期取引先向け
「○年間にわたるご愛顧に心より感謝申し上げます。来年も変わらぬパートナーシップを」
新規取引先向け
「本年はお取引をいただき、誠にありがとうございました。来年もぜひよろしくお願いいたします」
個人顧客向け
「いつもご利用いただき、ありがとうございます。新年も皆様のお越しを心よりお待ちしております」
最新のビジネス慣習への対応
働き方改革時代の年末年始
- ワークライフバランス：適切な休業期間の設定
- 緊急時対応：過度な負担を避ける体制
- 多様な働き方：リモートワーク対応
環境配慮・サステナビリティ
- エコ素材：環境に配慮した用紙選択
- 印刷方法：環境負荷の少ない印刷技術
- デジタル移行：段階的なデジタル化
グローバル化対応
- 多言語対応：海外取引先への配慮
- 文化的配慮：異文化への理解
- 時差対応：海外とのやり取りへの配慮
業界別成功事例
製造業の成功パターン
- 品質重視：品質向上への取り組みアピール
- 技術力：技術革新への意欲表明
- 安全性：安全管理への配慮
IT業界の成功パターン
- 革新性：新技術への取り組み
- セキュリティ：情報セキュリティへの配慮
- サポート体制：継続的なサポート体制
小売業の成功パターン
- 顧客満足：お客様第一の姿勢
- 地域貢献：地域社会への貢献
- 商品力：魅力的な商品・サービス
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。
重要な注意事項：
- 休業期間と営業再開日を正確に記載してください
- 緊急時の連絡先は確実に連絡が取れる番号にしてください
- 発送時期は年末の郵便事情を考慮して早めに設定してください
- 宛名や会社名は正確に記載し、失礼のないよう注意してください
- 個人情報の取り扱いには十分注意して発送作業を行ってください
