お知らせ（夏季休業）の書式テンプレート（Word・ワード）

取引先・お客様への夏季休業のお知らせ作成に最適なテンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにダウンロードしてご利用できます。

文書の目的と使用場面
1. 「夏季一斉休暇」との使い分け
書き方のポイント
1. 必須記載事項
2. 敬語・謙譲語の適切な使用法
具体的な記入例とバリエーション
業界別・規模別の対応ポイント
法的・実務的な重要事項
使用タイミングと送付戦略
作成・送付チェックリスト

文書の目的と使用場面

夏季休業のお知らせは、事業継続性の観点から極めて重要な文書です。適切な事前通知により、取引先の業務計画への影響を最小限に抑え、信頼関係を維持することができます。

「夏季一斉休暇」との使い分け

夏季休業: 会社全体が完全に業務停止する場合
夏季一斉休暇: 一部業務（店舗営業、緊急対応等）は継続する場合

書き方のポイント

必須記載事項

日付と宛先の記載: 文書の日付と宛先（会社名や担当者名）を正確に記載し、正式な案内文としての体裁を整えます。
冒頭の感謝と挨拶: 季節の挨拶や日頃の感謝の言葉を述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。相手に敬意を示し、案内文のトーンを整えます。
休業期間の詳細: 夏季休業の具体的な日程を明記し、休業期間中の対応について相手に事前に周知します。これにより、休業中の対応において相手が困ることを防ぎます。
緊急連絡先の案内: 休業期間中の緊急連絡先を明記し、万が一の際に相手が迅速に対応できるように配慮します。受付時間などの詳細も含めて記載することで、相手が必要な時にすぐに連絡できるようにします。
ご理解と協力のお願い: 休業による業務の停止について相手に理解と協力をお願いする一文を加え、相手への配慮を示します。丁寧な言葉遣いで、相手の立場に配慮していることを強調します。
結びの謝辞とお願い: 最後に再度お礼と理解をお願いする一文で締めくくり、相手への誠意と協力のお願いを示します。相手の理解と協力を得やすくするための大切な要素です。

敬語・謙譲語の適切な使用法

場面	適切な表現	避けるべき表現
相手への敬意	「貴社におかれましては」「ご清栄」	「お客さん」「そちら」
自社の謙遜	「弊社」「私ども」	「うち」「こちら」
依頼の表現	「お願い申し上げます」「ご了承ください」	「よろしく」「お願いします」

具体的な記入例とバリエーション

【基本形】製造業・一般企業向け

件名：夏季休業のお知らせ

拝啓　盛夏の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休業とさせていただきます。

記
休業期間：令和6年8月10日（土）～8月18日（日）
営業再開：令和6年8月19日（月）午前9時より

※休業期間中は、電話・FAX・メール等への対応を一切停止いたします

緊急連絡先：
代表取締役　田中太郎（携帯：090-XXXX-XXXX）
※緊急時のみご利用ください（平日9:00-17:00）

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力のほど
よろしくお願い申し上げます。

敬具

【製造業特化型】納期影響を明記

■ 生産・出荷への影響について
・休業前最終出荷日：8月9日（金）
・休業後初回出荷日：8月20日（火）
・休業期間中の受注分は、8月21日以降順次対応いたします

■ 品質保証・アフターサービス
緊急時対応窓口：品質保証部　佐藤（090-YYYY-YYYY）

【サービス業向け】部分営業継続型

■ 営業状況について
・本社機能：完全休業
・店舗営業：通常通り営業（各店舗の営業時間に準じます）
・コールセンター：休業（自動音声案内のみ）

■ 各種お手続きについて
休業期間中のお手続きは、営業再開後に順次対応いたします

【IT・システム関連】保守対応明記

■ システム保守・障害対応
・監視センター：24時間365日体制で継続
・重大障害時：専用ダイヤル（0120-XXX-XXX）
・定期メンテナンス：休業期間中は実施いたしません

業界別・規模別の対応ポイント

中小企業の場合

個人的な連絡先: 代表者の携帯電話番号を記載
対応時間: 「緊急時のみ」「平日日中のみ」等の制限を明記
簡潔性: 過度に長文にならないよう注意

大企業の場合

部署別対応: 営業・技術・総務等の担当別連絡先
海外対応: 多言語での対応可能性
システム化: 自動応答システムの案内

BtoB企業の特別配慮

契約履行: 継続契約への影響説明
支払業務: 経理処理の取扱い
品質保証: 製品保証期間の取扱い

法的・実務的な重要事項

必須対応事項

契約上の義務: 継続契約における休業通知義務の確認
下請法対応: 下請事業者への適切な事前通知（建設業等）
労働法遵守: 従業員の年次有給休暇取得促進との整合性

文書保管・管理要件

保管期間: 最低3年間（税法上の帳簿保存期間に準拠）
送付記録: 送付日時・送付先・送付方法の記録保持
確認記録: 重要取引先からの受領確認の取得

リスク管理の観点

情報セキュリティ: 緊急連絡先の個人情報保護
事業継続: 自然災害等による休業延長時の対応準備
保険対応: 休業期間中の各種保険適用確認

使用タイミングと送付戦略

送付タイミングの原則

業界・関係性	推奨送付時期	最低限の時期
製造業（部品供給）	30日前	14日前
一般取引先	21日前	10日前
官公庁関連	30日前	21日前
個人顧客	14日前	7日前

送付方法の選択

重要度A: 書面郵送 + メール + 電話確認
重要度B: メール + FAX
重要度C: メールのみ

よくあるトラブルと予防策

トラブル事例	原因	予防策
納期遅延クレーム	事前通知不足	製造業は30日前通知を徹底
緊急時に連絡取れず	連絡先情報不備	複数の連絡手段を準備
営業再開日に混乱	曖昧な表現	「○月○日午前9時より」と明記
取引先との認識違い	休業範囲の説明不足	部分営業の場合は詳細に説明