お知らせ（夏季一斉休暇）の書式テンプレート（Word・ワード）

お知らせ

2016.09.162025.07.27

お客様・取引先様への夏季休暇のお知らせ作成に最適なテンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにダウンロードしてご利用できます。

文書の目的と基本的な考え方

夏季一斉休暇のお知らせは、単なる業務停止の通知ではなく、取引継続への配慮を示す重要なコミュニケーションツールです。適切な事前通知により、相手方の業務計画に支障をきたすことを防ぎ、信頼関係の維持を図ります。

書き方のポイント

基本構成要素

日付と宛先の記載: 文書の日付と宛先（会社名や担当者名）を正確に記載し、正式な案内文としての体裁を整えます。
冒頭の感謝と挨拶: 季節の挨拶や日頃の感謝の言葉を述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。相手に敬意を示し、案内文のトーンを整えます。
休暇の実施概要: 夏季一斉休暇の具体的な日程を明記し、休暇期間中の対応について相手に事前に周知します。これにより、休暇中の連絡の途絶えを防ぎます。
緊急連絡先の案内: 休暇期間中の緊急連絡先を明記し、万が一の際に相手が迅速に対応できるように配慮します。連絡先の情報があることで、相手の安心感が増します。
ご理解と協力のお願い: 休暇による業務の停止について相手に理解と協力をお願いする一文を加え、配慮を示します。丁寧な言葉遣いで相手の立場に配慮していることを強調します。
結びの謝辞とお願い: 最後に再度お礼と理解をお願いする一文で締めくくり、相手への誠意と協力のお願いを示します。

敬語使用のポイント

相手を立てる表現: 「貴社におかれましては」「ご多忙」「ご理解」
自社を謙る表現: 「弊社」「勝手ながら」「恐れ入りますが」
依頼の表現: 「お願い申し上げます」「ご了承ください」

具体的な記入例

【良い例】適切な記載例

件名：夏季一斉休暇のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、誠に勝手ながら、下記の期間を夏季一斉休暇とさせていただきます。

記
期間：令和6年8月13日（火）～8月16日（金）
※8月17日（土）より通常営業いたします

休暇期間中の緊急連絡先：
担当者携帯：090-XXXX-XXXX（営業部 田中）
メール：emergency@company.co.jp

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力のほど
よろしくお願い申し上げます。

敬具

【悪い例】避けるべき記載例

夏休みします。
8/13-16まで会社休みです。
連絡しないでください。

問題点: 敬語なし、具体性不足、一方的な印象

業界別・シーン別のバリエーション

製造業向け

追加事項: 「製品出荷・検査業務も停止いたします」
配慮点: 納期への影響を事前協議

IT・システム関連

追加事項: 「システム保守・障害対応は24時間体制で実施」
配慮点: 緊急時の連絡体制を明確化

小売業・サービス業

追加事項: 「店舗営業は通常通り行います」
配慮点: 本社機能と店舗運営の区別を明記

法的・実務的な留意点

必須記載事項

休暇期間の明確な記載（開始日・終了日・営業再開日）
緊急連絡先（最低1つは必要）
文書発信者の明記（会社名・部署名・担当者名）

保管・管理上の注意

保管期間: 最低1年間（取引記録として）
送付記録: 誰にいつ送ったかの記録を保持
確認方法: 重要取引先からの受領確認を取得

使用タイミングと注意事項

送付タイミング

理想的: 休暇開始の2週間前
最低限: 休暇開始の1週間前
緊急時: 3営業日前（理由を明記）

送付先の選定

必須送付先: 継続的取引先、重要顧客
検討送付先: 月1回以上の取引先
不要な送付先: 年1回程度の取引先

よくある失敗例と対策

失敗例	対策
送付漏れが発生	送付先リストの事前作成・チェック
緊急連絡先に繋がらない	複数の連絡手段を用意
営業再開日を間違える	カレンダーでの再確認
敬語の使い方が不適切	上司による内容チェック