お知らせ（停電）の書式テンプレート（Word・ワード）

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書き方の基本ポイント
具体的な記入例
法的・実務的な留意点
使用タイミングと注意事項
関連文書との整合性
1. 前後に必要な関連書類
2. 他の社内文書との整合性
実践的なアドバイス
最新のビジネス慣習への対応
緊急時対応マニュアル
1. 停電中の緊急事態対応
2. お知らせ（停電）のダウンロード

書き方の基本ポイント

文書の目的と相手に応じた適切な表現

停電通知は業務継続に直接影響する重要な社内通知です。緊急性と重要性を適切に伝えるため、以下の点を重視しましょう：

緊急性の明確化：件名や冒頭で緊急性を明確に示す
具体的な指示：従業員が取るべき行動を明確に記載
安全最優先：人的安全を最優先にした内容構成
分かりやすさ：専門用語を避け、誰にでも理解できる表現

必須記載事項チェックリスト

敬語・丁寧語の適切な使い方

停電通知に適した表現例：

「停電を実施いたします」（丁寧語）
「ご協力をお願いいたします」（謙譲語）
「ご不便をおかけいたします」（謙譲語）

緊急時に適した直接的表現：

「必ず電源を切ってください」（明確な指示）
「安全のため立ち入り禁止です」（安全優先）

具体的な記入例

【良い例】計画停電の社内通知

令和6年12月20日

全社員各位

総務部

【重要】停電実施のお知らせ

お疲れさまです。
下記のとおり電気設備点検のため停電を実施いたします。
業務に大きな影響を与えることとなり、ご迷惑をおかけいたしますが、
安全な職場環境の維持のため、ご理解とご協力をお願いいたします。

記

■停電日時
令和7年1月15日（水）9:00～17:00（予定）
※作業の進捗により、終了時間が前後する可能性があります

■停電理由
年次電気設備点検（法定点検）のため

■影響範囲
本社ビル全館（1F～6F）
※非常用電源による最小限の照明は確保されます

■事前準備のお願い（1月14日17:00まで）
【必須事項】
・パソコン・サーバー等の電源を完全に切る
・冷蔵庫内の食品・飲料を持ち帰る
・重要書類は金庫に保管する
・充電が必要な機器は事前に充電完了させる

【推奨事項】
・デスクライトや小型扇風機等の電源を切る
・個人の貴重品は持ち帰る

■業務への影響と対応
・1月15日は全社休業とします
・在宅勤務も原則として行わないでください
・緊急業務がある場合は事前に上司に相談してください
・顧客対応は前日までに完了させてください

■安全上の注意事項
・停電中の建物への立ち入りは禁止します
・エレベーターは使用できません
・セキュリティシステムも停止します

■緊急時連絡先
総務部：080-xxxx-xxxx（携帯電話）
警備会社：0120-xxx-xxx（24時間対応）

■問い合わせ先
総務部 田中（内線123）
Email: soumu@company.co.jp

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
皆様のご協力をよろしくお願いいたします。

以上

【悪い例】とその問題点

停電します

来週の水曜日に停電します。
パソコンの電源を切ってください。

総務部

問題点：

緊急性が伝わらない
具体的な日時が不明確
理由や影響範囲が不明
安全上の注意が不足
準備期間が不明確

停電種別による文面調整

計画停電（法定点検）

「電気事業法に基づく年次点検のため、下記のとおり停電を実施いたします」

緊急停電（設備故障）

「電気設備の緊急点検のため、急遽停電を実施することとなりました」

工事による停電

「○○工事に伴い、安全確保のため下記のとおり停電いたします」

節電対応

「電力需給逼迫に対応するため、計画的な節電を実施いたします」

法的・実務的な留意点

電気事業法との関係

法定点検：電気事業法第42条に基づく定期点検
保安規程：経済産業大臣認可の保安規程に基づく実施
点検周期：一般的には年1回の実施が義務付け

労働基準法上の注意事項

休業手当：会社都合の休業の場合は手当支給義務
年次有給休暇：従業員が有給取得を希望する場合の対応
労働時間管理：停電による勤務時間の調整

安全衛生法上の配慮

職場の安全確保：停電中の安全対策
避難経路の確保：非常用照明の確認
応急処置体制：医療機器等の電源確保

消防法上の留意点

火災報知設備：停電中の火災警報システム
消火設備：電動消火設備の代替手段
避難誘導：停電時の避難体制確保

使用タイミングと注意事項

適切な通知タイミング

計画停電：実施日の2-4週間前
緊急停電：決定次第、可能な限り速やかに
リマインダー：実施日の1週間前と前日

通知方法の併用

メール：詳細情報の伝達
掲示板：社内での視覚的な告知
朝礼・会議：口頭での確認
社内放送：緊急時の一斉通知

季節・時期による配慮

夏季（冷房使用期）

熱中症対策：代替の涼しい場所の確保
冷蔵・冷凍食品：早めの消費・移動を促す
服装の配慮：軽装での出勤許可

冬季（暖房使用期）

防寒対策：代替暖房手段の案内
結露対策：窓開放等の湿度管理
安全確保：暗い時間帯の安全対策

よくあるトラブルと対策

トラブル例1：データの損失 → 対策：事前のバックアップ取得と保存場所の確認

トラブル例2：冷蔵庫の食品腐敗 → 対策：十分な事前通知と持ち帰り促進

トラブル例3：セキュリティシステムの停止 → 対策：警備会社との連携と代替警備体制

緊急度による表現調整

計画的実施

「電気設備の安全確保のため、下記のとおり停電を実施いたします」

緊急実施

「【緊急】設備の安全上の理由により、急遽停電を実施いたします」

法定義務

「電気事業法に基づく義務的点検のため、停電を実施いたします」

実践的なアドバイス

効率的な準備・管理方法

停電前チェックリスト

□ 全PC・サーバーの電源OFF確認
□ 冷蔵庫内の食品処理完了
□ 重要書類の保管確認
□ 個人貴重品の持ち帰り確認
□ 非常用電源の動作確認
□ 警備会社への連絡完了

部門別責任者の設定

総務部：全体統括・連絡調整
情報システム部：IT機器の管理
人事部：従業員の勤怠管理
経理部：金庫・重要書類の管理

デジタルツール活用方法

通知システム

一斉メール配信：緊急時の迅速な連絡
社内チャット：リアルタイムでの状況共有
デジタルサイネージ：視覚的な注意喚起

確認システム

Webアンケート：準備完了の確認
QRコード：チェックリストへの簡単アクセス
スマートフォンアプリ：個人での確認事項管理

停電後の復旧確認

システム復旧チェック

電源供給：各設備への電力供給確認
IT機器：サーバー・PC等の正常起動確認
通信設備：電話・インターネット接続確認
安全装置：火災報知器・防犯システム確認

業務再開手順

安全確認：建物・設備の安全性確認
システム確認：業務システムの正常動作確認
従業員確認：出勤可能状況の確認
顧客対応：営業再開の案内

緊急時対応マニュアル

停電中の緊急事態対応

火災発生時

119番通報：携帯電話で消防署へ通報
避難誘導：階段での避難（エレベーター使用禁止）
警備会社連絡：契約警備会社への連絡

急病・けが人発生時

119番通報：救急車の要請
応急処置：可能な範囲での応急処置
家族・会社への連絡：関係者への状況報告

設備異常発生時

電気工事業者連絡：契約業者への緊急連絡
電力会社連絡：地域電力会社への連絡
避難判断：必要に応じた建物からの避難

テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。

お知らせ（停電）のダウンロード

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