お知らせ(停電)の書式テンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにテンプレートをダウンロードしてご利用できます。
書き方の基本ポイント
文書の目的と相手に応じた適切な表現
停電通知は業務継続に直接影響する重要な社内通知です。緊急性と重要性を適切に伝えるため、以下の点を重視しましょう:
- 緊急性の明確化:件名や冒頭で緊急性を明確に示す
- 具体的な指示:従業員が取るべき行動を明確に記載
- 安全最優先:人的安全を最優先にした内容構成
- 分かりやすさ:専門用語を避け、誰にでも理解できる表現
必須記載事項チェックリスト
- 文書作成日(通知日)
- 宛先(「社員各位」「全社員」等)
- 件名(「【重要】停電のお知らせ」等)
- 停電実施日時(開始・終了時間)
- 停電理由・目的
- 影響範囲(建物、フロア、設備等)
- 事前準備事項
- 業務への影響と対応方法
- 安全上の注意事項
- 緊急時連絡先
- 問い合わせ先
- 責任者・担当部署名
敬語・丁寧語の適切な使い方
停電通知に適した表現例:
- 「停電を実施いたします」(丁寧語)
- 「ご協力をお願いいたします」(謙譲語)
- 「ご不便をおかけいたします」(謙譲語)
緊急時に適した直接的表現:
- 「必ず電源を切ってください」(明確な指示)
- 「安全のため立ち入り禁止です」(安全優先)
具体的な記入例
【良い例】計画停電の社内通知
令和6年12月20日
全社員各位
総務部
【重要】停電実施のお知らせ
お疲れさまです。
下記のとおり電気設備点検のため停電を実施いたします。
業務に大きな影響を与えることとなり、ご迷惑をおかけいたしますが、
安全な職場環境の維持のため、ご理解とご協力をお願いいたします。
記
■停電日時
令和7年1月15日(水)9:00~17:00(予定)
※作業の進捗により、終了時間が前後する可能性があります
■停電理由
年次電気設備点検(法定点検)のため
■影響範囲
本社ビル全館(1F~6F)
※非常用電源による最小限の照明は確保されます
■事前準備のお願い(1月14日17:00まで)
【必須事項】
・パソコン・サーバー等の電源を完全に切る
・冷蔵庫内の食品・飲料を持ち帰る
・重要書類は金庫に保管する
・充電が必要な機器は事前に充電完了させる
【推奨事項】
・デスクライトや小型扇風機等の電源を切る
・個人の貴重品は持ち帰る
■業務への影響と対応
・1月15日は全社休業とします
・在宅勤務も原則として行わないでください
・緊急業務がある場合は事前に上司に相談してください
・顧客対応は前日までに完了させてください
■安全上の注意事項
・停電中の建物への立ち入りは禁止します
・エレベーターは使用できません
・セキュリティシステムも停止します
■緊急時連絡先
総務部:080-xxxx-xxxx(携帯電話)
警備会社:0120-xxx-xxx(24時間対応)
■問い合わせ先
総務部 田中(内線123)
Email: soumu@company.co.jp
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
皆様のご協力をよろしくお願いいたします。
以上
【悪い例】とその問題点
停電します
来週の水曜日に停電します。
パソコンの電源を切ってください。
総務部
問題点:
- 緊急性が伝わらない
- 具体的な日時が不明確
- 理由や影響範囲が不明
- 安全上の注意が不足
- 準備期間が不明確
停電種別による文面調整
計画停電(法定点検)
「電気事業法に基づく年次点検のため、下記のとおり停電を実施いたします」
緊急停電(設備故障)
「電気設備の緊急点検のため、急遽停電を実施することとなりました」
工事による停電
「○○工事に伴い、安全確保のため下記のとおり停電いたします」
節電対応
「電力需給逼迫に対応するため、計画的な節電を実施いたします」
法的・実務的な留意点
電気事業法との関係
- 法定点検:電気事業法第42条に基づく定期点検
- 保安規程:経済産業大臣認可の保安規程に基づく実施
- 点検周期:一般的には年1回の実施が義務付け
労働基準法上の注意事項
- 休業手当:会社都合の休業の場合は手当支給義務
- 年次有給休暇:従業員が有給取得を希望する場合の対応
- 労働時間管理:停電による勤務時間の調整
安全衛生法上の配慮
- 職場の安全確保:停電中の安全対策
- 避難経路の確保:非常用照明の確認
- 応急処置体制:医療機器等の電源確保
消防法上の留意点
- 火災報知設備:停電中の火災警報システム
- 消火設備:電動消火設備の代替手段
- 避難誘導:停電時の避難体制確保
使用タイミングと注意事項
適切な通知タイミング
- 計画停電:実施日の2-4週間前
- 緊急停電:決定次第、可能な限り速やかに
- リマインダー:実施日の1週間前と前日
通知方法の併用
- メール:詳細情報の伝達
- 掲示板:社内での視覚的な告知
- 朝礼・会議:口頭での確認
- 社内放送:緊急時の一斉通知
季節・時期による配慮
夏季(冷房使用期)
- 熱中症対策:代替の涼しい場所の確保
- 冷蔵・冷凍食品:早めの消費・移動を促す
- 服装の配慮:軽装での出勤許可
冬季(暖房使用期)
- 防寒対策:代替暖房手段の案内
- 結露対策:窓開放等の湿度管理
- 安全確保:暗い時間帯の安全対策
よくあるトラブルと対策
トラブル例1:データの損失 → 対策:事前のバックアップ取得と保存場所の確認
トラブル例2:冷蔵庫の食品腐敗 → 対策:十分な事前通知と持ち帰り促進
トラブル例3:セキュリティシステムの停止 → 対策:警備会社との連携と代替警備体制
緊急度による表現調整
計画的実施
「電気設備の安全確保のため、下記のとおり停電を実施いたします」
緊急実施
「【緊急】設備の安全上の理由により、急遽停電を実施いたします」
法定義務
「電気事業法に基づく義務的点検のため、停電を実施いたします」
関連文書との整合性
前後に必要な関連書類
事前準備書類
- 停電実施計画書
- 安全管理計画書
- 緊急時対応マニュアル
- 設備点検チェックリスト
同時配布書類
- 緊急時連絡先一覧
- 避難経路図
- 代替業務場所案内
- 個人チェックリスト
事後処理書類
- 点検結果報告書
- 業務復旧確認書
- トラブル対応報告書
他の社内文書との整合性
- 就業規則:休業に関する規定との整合
- 安全マニュアル:緊急時対応との整合
- BCP(事業継続計画):災害時対応との整合
実践的なアドバイス
効率的な準備・管理方法
停電前チェックリスト
□ 全PC・サーバーの電源OFF確認
□ 冷蔵庫内の食品処理完了
□ 重要書類の保管確認
□ 個人貴重品の持ち帰り確認
□ 非常用電源の動作確認
□ 警備会社への連絡完了
部門別責任者の設定
- 総務部:全体統括・連絡調整
- 情報システム部:IT機器の管理
- 人事部:従業員の勤怠管理
- 経理部:金庫・重要書類の管理
デジタルツール活用方法
通知システム
- 一斉メール配信:緊急時の迅速な連絡
- 社内チャット:リアルタイムでの状況共有
- デジタルサイネージ:視覚的な注意喚起
確認システム
- Webアンケート:準備完了の確認
- QRコード:チェックリストへの簡単アクセス
- スマートフォンアプリ:個人での確認事項管理
停電後の復旧確認
システム復旧チェック
- 電源供給:各設備への電力供給確認
- IT機器:サーバー・PC等の正常起動確認
- 通信設備:電話・インターネット接続確認
- 安全装置:火災報知器・防犯システム確認
業務再開手順
- 安全確認:建物・設備の安全性確認
- システム確認:業務システムの正常動作確認
- 従業員確認:出勤可能状況の確認
- 顧客対応:営業再開の案内
最新のビジネス慣習への対応
デジタル化時代の停電対応
- クラウドサービス:外部サービスへの影響確認
- テレワーク:在宅勤務への一時的切り替え
- モバイルデバイス:スマートフォン・タブレットの活用
BCP(事業継続計画)との連携
- 代替オフィス:他拠点での業務継続
- 重要業務の継続:最低限必要な業務の特定
- 顧客対応:サービス継続のための体制
省エネ・環境配慮
- LED照明:省エネ設備への更新情報
- 太陽光発電:再生可能エネルギーの活用
- 節電意識:日常的な省エネ活動の推進
緊急時対応マニュアル
停電中の緊急事態対応
火災発生時
- 119番通報:携帯電話で消防署へ通報
- 避難誘導:階段での避難(エレベーター使用禁止)
- 警備会社連絡:契約警備会社への連絡
急病・けが人発生時
- 119番通報:救急車の要請
- 応急処置:可能な範囲での応急処置
- 家族・会社への連絡:関係者への状況報告
設備異常発生時
- 電気工事業者連絡:契約業者への緊急連絡
- 電力会社連絡:地域電力会社への連絡
- 避難判断:必要に応じた建物からの避難
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord(ワード)です。