お知らせ（休業）の書式テンプレート（Word・ワード）

緊急時や特別な事情による休業のお知らせ作成に最適なテンプレートです。会員登録不要・無料ですぐにダウンロードしてご利用できます。

文書の目的と重要性

休業のお知らせは、予期しない事情や緊急事態における事業継続性と信頼関係維持の要です。適切な情報開示と誠実な対応により、取引先や顧客との信頼関係を保持し、事業再開時の円滑な業務復旧を図ることができます。

他の休業通知との使い分け

お知らせ（休業）: 緊急事態・突発的事情による休業
お知らせ（夏季休業）: 計画的な定期休暇
お知らせ（臨時休業）: 短期間の計画的休業

書き方のポイント

必須記載事項と文書構成

日付と宛先の記載: 文書の日付と宛先（会社名や担当者名）を正確に記載し、正式な案内文としての体裁を整えます。
冒頭の感謝と挨拶: 季節の挨拶や日頃の感謝の言葉を述べることで、丁寧で誠実な印象を与えます。相手に敬意を示し、案内文のトーンを整えます。
休業の理由と期間: 休業の理由や具体的な期間を明記し、利用者に対して理解を求めます。休業期間が不明の場合は、再開日を追って通知する旨を伝え、状況を分かりやすく説明します。
緊急連絡先の案内: 休業期間中の問い合わせ先や緊急連絡先を明記し、利用者が必要な際にスムーズに連絡できるよう配慮します。連絡先の詳細を記載することで、利用者の安心感を高めます。
相手への配慮とお願い: 突然の休業について相手に理解と協力をお願いし、丁寧な言葉遣いで相手の立場に配慮していることを強調します。これにより、相手の理解を得やすくなります。
結びの謝辞とお願い: 最後に再度お詫びの言葉を述べ、相手に理解と協力をお願いする一文で締めくくります。誠実な態度で、相手の信頼を維持する意図を示します。

緊急時特有の表現方法

状況	適切な表現	避けるべき表現
突発的事情	「急遽」「やむを得ない事情により」	「突然ですが」「いきなりですが」
お詫びの表現	「深くお詫び申し上げます」「ご迷惑をおかけし」	「すみません」「申し訳ありません」
理解要請	「ご理解とご協力のほど」「何卒ご容赦ください」	「よろしくお願いします」

情報開示レベルの判断基準

公開すべき情報: 休業期間、再開予定、緊急連絡先
詳細説明が必要: 業務への具体的影響、代替手段
慎重に判断: 休業理由の詳細（プライバシー・企業機密に配慮）

休業理由別の記入例とポイント

【自然災害による休業】

件名：【緊急】自然災害による休業のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、○月○日に発生いたしました地震による設備損傷のため、
やむを得ず下記期間の休業をさせていただくこととなりました。

記
休業期間：令和6年○月○日（○）～ 復旧次第
※営業再開日は、安全確認完了後に改めてご連絡いたします

■ 被害状況
・建物：軽微な損傷（営業に支障なし）
・設備：製造ライン一部に損傷
・人的被害：なし

■ 緊急連絡先
災害対策本部：090-XXXX-XXXX（24時間対応）
メール：emergency@company.co.jp

お客様には多大なご迷惑をおかけいたしますが、
何卒ご理解とご協力のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

ポイント: 安全確認の優先、被害状況の透明性、24時間連絡体制

【感染症対応による休業】

件名：感染症対応による休業のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、弊社従業員の感染症罹患が判明したため、
感染拡大防止の観点から下記期間の休業をいたします。

記
休業期間：令和6年○月○日（○）～○月○日（○）
営業再開：令和6年○月○日（○）午前9時より予定

■ 対応状況
・保健所の指導に基づく消毒作業実施
・全従業員の健康状態確認
・テレワーク可能業務は継続

■ 休業期間中の対応
メール：info@company.co.jp（毎日確認）
緊急時：090-YYYY-YYYY（担当：田中）

ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほど
よろしくお願い申し上げます。

敬具

ポイント: 公衆衛生への配慮、継続可能業務の明記、段階的再開計画

【設備故障による休業】

件名：設備故障による休業のお知らせ

拝啓　平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

この度、基幹設備の故障により、やむを得ず
下記期間の休業をさせていただきます。

記
休業期間：令和6年○月○日（○）～○月○日（○）
営業再開：令和6年○月○日（○）予定

■ 故障状況と対応
・主要生産設備の電気系統故障
・メーカー技術者による復旧作業中
・代替設備での部分対応を検討中

■ お客様への影響
・既存受注分：○月○日以降順次対応
・新規受注：営業再開後に承ります

連絡先：営業部（090-ZZZZ-ZZZZ）

深くお詫び申し上げますとともに、一日も早い
復旧に努めてまいります。

敬具

ポイント: 技術的説明の適度な開示、影響範囲の明確化、復旧努力の表明

【人的事情による休業】

件名：休業のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、やむを得ない事情により、下記期間の
休業をさせていただくこととなりました。

記
休業期間：令和6年○月○日（○）～当面の間
※営業再開日は、決定次第ご連絡いたします

■ 休業期間中の連絡先
代表者携帯：090-AAAA-AAAA
※緊急時のみご利用ください

急なお知らせとなり、ご迷惑をおかけいたしますが、
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

ポイント: プライバシーに配慮した簡潔な表現、最小限の情報開示

業界別・事業形態別の特別配慮

製造業

サプライチェーン: 納期への影響と代替調達先の提案
品質保証: 休業中の製品保証・アフターサービス体制
在庫管理: 製品・部品の保管状況

小売業・サービス業

顧客対応: 予約・注文済み商品の取扱い
返品・交換: 休業期間中の対応方法
ポイント・会員: 有効期限の延長等の配慮

医療・福祉関連

患者紹介: 他院・施設への紹介体制
緊急対応: 24時間対応体制の確保
法的届出: 所管官庁への届出義務

IT・システム関連

システム運用: クリティカルシステムの継続運用
データ保護: 顧客データの安全性確保
復旧計画: BCP（事業継続計画）の発動

法的・実務的な重要事項

法的義務と届出要件

業界	必要な届出・手続き	提出先	期限
飲食業	営業停止届	保健所	即時
建設業	工事停止届	発注者・監督官庁	速やかに
医療機関	休診届	医師会・保健所	事前または即時
運輸業	運行停止届	運輸局	事前