案内状（会議実施）の書式テンプレート（Word・ワード）

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基本的な書き方のポイント

1. 日時の明記

開催日（年月日・曜日）を正確に記載
開始時刻と終了予定時刻を明確に表示
タイムゾーン（オンライン会議の場合）
所要時間の目安を記載
例：「令和6年5月15日（水）午後2時00分～午後4時00分（約2時間）」

2. 場所の記載

会議室名とフロア・場所の詳細
住所（外部会場の場合）
アクセス方法（最寄駅・駐車場情報）
オンライン会議の場合のURL・ID・パスワード
ハイブリッド開催の場合は両方を記載
例：「本社3階第1会議室（Zoom併用：ミーティングID 123-456-789）」

3. 議題の提示

議題を番号付きで明確に列挙
各議題の担当者と予定時間
議論のポイントや決定事項の明記
資料番号との対応関係
優先順位の明確化

4. 添付資料の案内

資料名とページ数の明記
事前配布資料の受領確認依頼
機密資料の取扱い注意事項
印刷の要否（ペーパーレス会議の場合）

5. 事前準備の指示

資料の事前精読依頼
意見・質問の事前準備要請
データ・報告書の持参依頼
決裁権限者の出席確認

6. 出席確認・連絡事項

出欠確認の締切と連絡方法
代理出席の可否と手続き
急用時の連絡先
会議録作成の担当者指定

7. その他の重要事項

持参物（PC、資料、印鑑等）
服装（重要な会議の場合）
感染症対策（マスク着用等）
録画・録音の可否

具体的な記入例

【良い例】定例取締役会議

取締役会議開催のご案内

拝啓　新緑の候、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

下記の通り取締役会議を開催いたしますので、
ご多用のところ恐縮ですが、ご出席くださるようお願いいたします。

記

■ 開催概要

日　時：令和6年5月20日（月）午後2時00分～午後4時00分
会　場：本社3階　第1会議室
　　　　（オンライン併用：Zoom ID 123-456-789）
司　会：代表取締役社長　田中太郎
書　記：総務部長　佐藤次郎

■ 議題

1. 前回議事録の承認（10分）　　　　　　　　　　 【資料1】
2. 第1四半期業績報告（30分）　　営業担当取締役　【資料2-1～2-3】
3. 新規事業投資案件について（40分）　企画担当取締役　【資料3】
   ・投資金額：5億円
   ・投資回収期間：3年
   ・リスク分析結果
4. 人事制度改定について（30分）　　　人事担当取締役　【資料4】
5. 来期予算編成方針（20分）　　　　　経理担当取締役　【資料5】
6. その他報告事項（10分）

■ 事前準備のお願い

・添付資料（資料1～5）を事前にご精読ください
・新規事業投資案件については、リスク要因と対策について
　ご意見をご準備ください
・人事制度改定案に対するご質問・ご意見をまとめてください

■ 添付資料

資料1：前回（4/20）議事録　　　　　　　　　　　3ページ
資料2-1：第1四半期売上実績　　　　　　　　　　 5ページ
資料2-2：部門別損益分析　　　　　　　　　　　　8ページ
資料2-3：前年同期比較表　　　　　　　　　　　　2ページ
資料3：新規事業投資提案書　　　　　　　　　　　15ページ
資料4：人事制度改定案　　　　　　　　　　　　　12ページ
資料5：来期予算編成基本方針　　　　　　　　　　 6ページ

■ 出欠確認

5月17日（金）午後5時までに総務部　山田（内線1234）まで
ご出欠をお知らせください。

■ 注意事項

・資料は機密扱いとし、会議終了後は回収いたします
・PC持参の上、電子資料もご確認ください
・録画いたします（議事録作成のため）
・急用の際は、総務部山田（携帯：090-0000-0000）まで

以上

令和6年5月10日
株式会社○○
代表取締役社長　田中太郎

【避けるべき悪い例】

会議やります。
来週火曜日、3時から。
議題は売上の件。
資料は当日渡します。
出席してください。

会議種別・規模別のバリエーション

役員会議・取締役会

高度な意思決定会議

法的要件（定足数等）の明記
機密保持の徹底
議事録の法的効力への配慮
決裁事項の明確な区分

株主総会準備会議

株主総会資料の事前確認
想定質問への対応準備
法的リスクの事前検討

部門会議・チーム会議

定例部門会議

業績報告・進捗確認が中心
課題解決に向けた議論
次回までのアクションアイテム

プロジェクト会議

プロジェクト進捗の詳細報告
スケジュール調整
リスク管理・課題解決

委員会・検討会

安全委員会

法定開催要件の確認
労働者代表の出席確認
安全衛生に関する専門議題

コンプライアンス委員会

法令遵守状況の確認
内部監査結果の報告
リスク評価・対策検討

外部関係者を含む会議

取引先との会議

秘密保持契約の確認
技術情報の取扱い注意
通訳・翻訳の必要性

顧客・ユーザー会議

製品・サービス改善提案
市場ニーズの聴取
満足度調査結果の共有

使用タイミングと注意事項

適切な通知時期

定例会議

1週間前：通常の部門会議
2週間前：役員会議・重要な意思決定会議
1ヶ月前：株主総会・年次総会

緊急会議

前日：緊急事態対応会議
当日：クライシス対応会議（電話・メール併用）

よくある失敗例と対策

失敗例1：議題が曖昧で議論が散漫

対策：具体的で議論しやすい議題設定
各議題の目的（報告・討議・決議）を明確化

失敗例2：資料配布が直前で準備不足

対策：遅くとも2-3日前には資料配布
重要な資料は1週間前の事前配布

失敗例3：時間管理が不適切で長時間化

対策：各議題に時間配分を明記
タイムキーパーの設置

失敗例4：決定事項・次回アクションが不明確

対策：議題ごとに期待される成果物を明記
責任者と期限の明確化

参加者の特性による配慮

多忙な役員・管理職

簡潔で要点を絞った議題設定
エグゼクティブサマリーの提供
効率的な時間配分

専門知識が必要な会議

技術用語の解説資料
背景情報の詳細説明
外部専門家の参加検討

外国人参加者がいる場合

英語併記の検討
通訳手配の必要性
文化的配慮事項

実践的なアドバイス

効果的な会議運営のコツ

明確な目的設定：何を決めるのか、何を共有するのか
適切な参加者選定：必要な人だけを招集
事前準備の徹底：資料の質と配布タイミング
時間管理の厳格化：開始・終了時刻の遵守

参加者の準備を促す工夫

予習ポイントの明記：重要な確認事項の指摘
事前質問の収集：効率的な議論のための準備
関連情報の提供：背景知識・参考資料の案内
期待役割の明確化：各参加者に求められる貢献

デジタル化への対応

ハイブリッド会議：対面・オンライン参加者への配慮
電子資料の活用：ペーパーレス化・検索機能
録画・録音システム：議事録作成の効率化
リアルタイム共有：画面共有・共同編集機能