断り状（贈呈品）の書式テンプレートです。受信者が納得できるように、断る理由を具体的に記載しましょう。
曖昧な返答は避け、はっきりとした断りの理由を示します。誤解を招くような表記に気をつけましょう。
書き方のポイント
- 丁寧な挨拶と感謝の言葉
- 冒頭で、時候の挨拶や日頃の取引に対する感謝を述べ、相手への誠意を示します。
- 例文：「拝啓 ○○候、御社におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。平素格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。」
- 贈呈品に対する感謝の表明
- 相手の贈呈品に対する感謝の意を述べ、受け取ったことを丁寧に伝えます。
- 例文：「この度は、大変結構な品をご恵贈頂き、社員一同心より感謝申し上げます。」
- 受け取りを断る理由の説明
- 自社のポリシーとして贈答品を受け取ることができない理由を明確に述べます。相手に配慮しつつ、規定によるものであることを強調します。
- 例文：「しかし、折角のご好意にも関わらず、誠に申し訳ございませんが、弊社では一切の贈答品の受け渡しを禁じております。」
- 返送の旨とお願い
- すでに受け取った品については、返送する旨を丁寧に伝え、相手に返却を受け入れてもらえるようにお願いをします。
- 例文：「ご恵贈頂きました品につきましては、誠に勝手ではございますが、○月○日付けで貴社宛にご返送させて頂きました。大変恐縮ではございますが、お受取り頂きますようお願い申し上げます。」
- 簡潔な締めの挨拶
- 最後に、略式であることを断りつつ、書面によるお詫びであることを説明し、丁寧に文章を締めくくります。
- 例文：「略式にて大変失礼かとは存じますが、まずは、書面にてお詫び申し上げます。」
補足的なポイント
- 丁寧な言葉遣い： 相手の好意に対して最大限の感謝を示しながら、受け取れない理由をしっかりと説明することが重要です。
- 返送の手配を明確に： 返送したことやその日付を明確に示し、誤解が生じないようにします。
これらのポイントを押さえて、相手に対して丁寧で誠実な断り状を作成することができます。
テンプレート書式なので必要に応じて文章を変更してご利用ください。
ファイル形式はWord（ワード）です。下記からダウンロードしてご利用してください。
